Скопировать ссылкуКонтроль издержек надо вести постоянно, на основе регулярного анализа основных статей расходов компании. Это даст четкое представление об отлаженности бизнеса и его рентабельности.
Контроль издержек и расходов – действенный механизм бизнеса
В любой бизнес-модели после становления наступает период, когда появляются свободные средства. Это не прибыль, но эти средства легко за нее принять – и начать тратить, после чего денег постоянно не будет хватать. Чтобы избежать такой ситуации, чтобы каждая статья расходов была оправдана с экономической точки зрения, и требуется контролировать издержки.Руководитель не может просто «собраться сокращать издержки». Программа контроля должна вестись постоянно, и в результате вы будете иметь представление о своих расходах, рентабельности бизнеса, отлаженности техпроцессов, будете уверены в наличии прибыли.
Особое внимание надо обратить на такие статьи расходов:
• закупка материалов, комплектующих и расходников для производства,
• техпроцесс производства (автоматизация или ручной труд, дублирующие или затратные операции),
• брак,
• хозяйственные нужды: аренда, свет, связь, Интернет, канцтовары, чай, кофе и т.д.,
• кадры и зарплата,
• налоги.
Что необходимо сделать. Для эффективной работы по сокращению издержек начать надо с главного:
1. Обозначить направления контроля;
2. Организовать учет издержек по всем выделенным направлениям;
3. Проводить постоянный анализ полученных данных за установленный период – он определяется опытным путем, но не более месяца, на начальном этапе необходимо брать предельно короткие периоды;
4. На основе анализа данных формировать предложения.
Категорически нельзя выдавать желаемое за действительное: проводить мероприятия по снижению издержек на основе неполных или непроверенных данных без учета возможных последствий. Вредно также затягивать данную работу, делать ее «для галочки».
Примеры из практики
Если снизить зарплатный фонд на 20%, то уже в следующем месяце можно получить конкретную экономию. Последствия данного шага: отток специалистов, в результате чего встанет проблема быстрого подбора необходимого количества работников на более низкую зарплату (а значит, с меньшим опытом или квалификацией). В результате нарушены установленные связи, затрачено время на обучение и адаптацию нового персонала, увеличен процент брака или время выполнения заказов. Возможно даже снижение оборотов.
В то же время, подобный шаг – сокращение фонда зарплаты – может быть совершенно оправданным, если во время анализа данных по кадрам и зарплатному фонду выявлено, что в штате без производственной необходимости существуют должности-«дублеры», отсутствует хотя бы частичная взаимозаменяемость персонала, сотрудники явно недозагружены. В таком случае надо срочно пересмотреть штат, должностные обязанности, сократить «дублеров» и т.д. И тогда появятся средства повысить зарплату ценным специалистам (не ожидая увеличения оборотов, продаж и прибыли), реализовать возможность карьерного роста персонала. Данные мероприятия избавят вас от балласта, принесут финансовую экономию, будут способствовать мотивации, заинтересованности сотрудников в результате своей работы и ответственности персонала и, что очень важно, повысят авторитет руководства.
Смена поставщика. Вы закупаете материалы для производства, имеете постоянного поставщика, договор об отсрочке платежей, бесплатную доставку и т.д.
Проводя работу по снижению издержек, вы находите другого поставщика, у которого материалы аналогичны, а цена ниже. Вы переходите к новому поставщику, и тут выясняется, что доставка у него платная, часть материалов вам не подходит по определенным свойствам, отсрочка платежа может быть предоставлена только спустя некоторое время (обычно от 6 месяцев до 1 года) и при условии определенного объема закупок ежемесячно.
Результат: ваши расходы и издержки не только не снизились, но и возросли. Вы оплачиваете счета у нового поставщика, счета по договору со старым поставщиком, доставку и тот материал, который вам не подошел.
Возможно, вы и сэкономите в конце концов, но компания может и не дожить до этого момента, ведь текущие расходы выросли практически вдвое и не были запланированы на данный период.
И все же наличие двух и более поставщиков – совершенно правильное и оправданное решение. Корректные действия:
• Продолжать дальнейший поиск возможных поставщиков материалов.
• Начинать сотрудничество с новым поставщиком с разовых и небольших закупок, особенно по тем позициям, цена на которые существенно отличается в меньшую сторону. Вначале нужно проанализировать эти материалы на возможность их применения в вашем производстве.
• Решить вопрос с доставкой или забирать самим.
• Добиться от старого поставщика дополнительной скидки, увеличения периода отсрочки.
• Планировать закупку материалов и оплату счетов с учетом второго поставщика, чтобы не произошло существенного увеличения выплат в месяц.
