Скопировать ссылку
Значение и роль новогоднего корпоратива
Секрет популярности новогодних корпоративов в том, что это одновременно и развлечение, и эффективный инструмент укрепления мотивации и повышения лояльности команды. Это косвенно подтверждается тенденцией включать официальную, информационную, часть в сценарий праздника, которую наше агентство фиксирует последние 2 года.
Какие возможности дает новогодний корпоратив? Перечислю некоторые из них:
- отметить достижения компании за прошедший год;
- показать принадлежность каждого к чему-то большему;
- поблагодарить коллектив за упорную работу;
- поощрить отличившихся сотрудников;
- озвучить планы на будущий год;
- анонсировать готовящиеся проекты, их влияние на жизнь компании и общества;
- наладить неформальные связи между коллегами и укрепить отношения внутри коллектива.
Таким образом, новогодний корпоратив — это не просто праздник, а важный инструмент управления персоналом, который помогает улучшить внутренние коммуникации компании и повысить эффективность работы команды.
Чтобы мероприятие прошло успешно, важно продумать все до мелочей. Мы расскажем о ключевых этапах подготовки, опираясь на свой 18-летний опыт. Описанные аспекты могут брать на вооружение как компании, которые самостоятельно организуют праздник, так и те, кто эту работу делегирует.
Подготовка к корпоративу
Определение целей и задач
Прежде всего, нужно понять, зачем вы организовываете этот корпоратив. Цель — сплотить коллектив после сложного года? Познакомить сотрудников филиалов? Наградить лучших и поблагодарить за вклад в развитие компании? А может, просто дружно отдохнуть?
Цели могут быть разными, но они должны быть ясными и понятными всем участникам.
Перед началом мероприятия уточняем число гостей, состав участников, пожелания к площадке и бюджет. Не забываем учесть, какие темы уже использовали на празднике, что получило отклик, а что не понравилось.
Формирование рабочей группы
Для успешного проведения корпоратива необходимо назначить ответственных за все аспекты мероприятия. Кто-то отвечает за организационные вопросы, другой курирует развлечения, а третий — координирует внутренние коммуникации. Важно распределить роли и обязанности так, чтобы каждый знал свою зону ответственности.
Если организация корпоратива делегируется, то над мероприятием трудится креативный отдел, менеджер проекта, сценарист, команда дизайнеров и подрядчиков со стороны агентства, а HR, глава профсоюза или специалист, отвечающий за внутренние коммуникации — со стороны заказчика.
Выбор даты и времени
Традиционно корпоративы организуют в конце недели. Однако, часть компаний сдвигает праздник на середину недели, если на выходных желаемая площадка или артисты заняты.
Учитывайте график работы сотрудников и выбирайте день, когда большинство смогут присутствовать.
Обратите внимание, что дата проведения влияет на стоимость: чем ближе к 31 декабря, тем меньше выбор мест и выше стоимость услуг ведущего.
Определение формата мероприятия
Решите, каким будет ваш корпоратив: оффлайн, онлайн или гибридным. Если выбираете оффлайн-формат, подумайте над темой вечеринки.
Преимущества оффлайн корпоратива очевидны: живые взгляды и улыбки, общение в непринужденной обстановке, возможность нарядиться и сделать прическу, погружение в атмосферу праздника.
Современные онлайн-форматы эволюционировали. Это палочка-выручалочка для компаний с большой филиальной сетью. Например, для одного такого заказчика мы резервировали частоту, и в течение нескольких часов сотрудники из разных уголков страны поздравляли друг друга и передавали приветы по личному радио.
Гибридный формат, когда часть сотрудников присутствуют на празднике, а часть присоединяется онлайн, помогает компаниям показать, что удаленные работники — полноценные участники команды.
Главное, чтобы корпоратив приносил радость и пользу всем участникам, будь он в онлайн, оффлайн или гибридном формате.
Локация и оформление
Выбор места проведения
Место должно соответствовать количеству гостей и атмосфере, которую вы хотите создать. Помещения для новогодней рок-вечеринки или старинного бала будут значительно отличаться.
Обратите внимание на удобство расположения и наличие парковки. Не забудьте сообщить участникам адрес, схему проезда и где вход.
Оформление пространства
Декор зависит от тематики праздника, а также учитывает фирменный стиль компании. Например, искусственные ели в газодобывающей компании могут быть синего цвета. Другие используют в оформлении рисунки детей сотрудников, а кто-то полностью отказывается от традиционных символов Нового года в пользу современных инсталляций.
Атмосферу мероприятия создают костюмы, декорации, видеоконтент, мастер-классы, а музыка и выступления артистов (когда они есть) ее завершают.
Программа мероприятия
Мероприятие начинается с welcome-зоны, где участники могут расслабиться и подготовиться к празднику: снять теплую одежду, поправить прическу и макияж. Welcome-зона может включать горку шампанского, живую музыку (например, саксофониста), интерактивные элементы, демонстрацию корпоративного контента. В зависимости от числа участников время на сбор и приветствие гостей может быть разным. Обычно мы отводим 30 минут на сбор гостей для коллективов до 80–100 человек и час для команд от 100 до 150 сотрудников.
Как правило, новогодний корпоратив продолжается 6 часов. От 30 минут до часа отводится на welcome-зону, основная программа идет 4 часа, и последний час занимает дискотека.
Документы мероприятия
Если работу по организации корпоратива делегируют, то исполнитель предоставляет документацию. Программа мероприятия отражается в 5 документах: дорожной карте, тайминге, сценарном плане, сценарии и монтажном листе.
Дорожная карта — это последовательность исполнения задач по смете с указанием сроков.
Тайминг — перечень блоков программы с указанием времени. Используется ведущим, DJ’ем, чтобы вовремя включать музыку, техническими специалистами, отвечающими за монтаж оборудования (сцены, подиума, микрофона, фотозоны, осветительных приборов, дымового оборудования и так далее), смену декораций и так далее.
Сценарный план отражает подробно, что будет в блоке, кто задействован.
В сценарии описаны активности, включая слова ведущего, спикеров, приглашенных артистов. На мероприятии сценарием пользуется руководитель проекта и режиссер.
Монтажный лист описывает последовательность действий и элементов, необходимых для успешного проведения события. Включает детали расположения оборудования, начало и окончания элементов программы, а также другие технические аспекты мероприятия. Помогает координаторам и участникам понимать обязанности, обеспечивает плавное течение события. Также в нем указывается, к какому сроку надо предоставить исходный материал: фото сотрудников, логотип компании, ролики для заставки и так далее.
Основная программа делится на блоки. Например, первый блок — это речь руководителя и награждение отличившихся сотрудников.
Во втором блоке начинаются развлекательные номера.
Развлекательная часть
Подумайте, какие активности интересны сотрудникам. Конкурсы, викторины, мастер-классы, караоке – все это развлечет гостей. А может, они с удовольствием послушают чье-то выступление или посмотрят на танцы, если бюджет праздника позволяет.
По нашему опыту, мастер-классы на мероприятиях очень востребованы: участники готовы выстоять в очереди к столу, чтобы оформить новогодний венок, сделать поделку из живой ели или свечку в бокале, зимнюю маску или праздничный шар.
Музыкальное сопровождение
Между блоками необходимо делать музыкальные паузы. Они дают возможность расслабиться, выйти подышать свежим воздухом, проверить уведомления в смартфоне и так далее. Среднее время музыкальной паузы — 20 минут. Их может проводить DJ или играть кавер-группа.
Питание и напитки
Меню должно учитывать предпочтения сотрудников. Предложите разнообразные блюда, включая вегетарианские опции и безглютеновую пищу.
Отличное решение — организация «станций» на банкете. Например, станция «Плов», где его готовят в большом казане и стоит указатель с ингредиентами, историей происхождения или секретами блюда.
Вегетарианская станция — для тех, кто придерживается этой системы питания.
Не каждое заведение готово менять состав блюд, убрав из них аллергены. Уточняйте возможности изменения меню у ресторанов и кейтеринга заблаговременно.
Позаботьтесь о напитках — алкогольных и безалкогольных. Обратите внимание, допускает ли корпоративная политика употребление спиртного на мероприятии или стоит предложить безалкогольные альтернативы.
Коммуникация и вовлечение сотрудников
Анонсирование мероприятия
Важно вовремя проинформировать сотрудников о предстоящем событии. Так называемая «тизерная кампания» — значимый элемент подготовки, который формирует позитивные ожидания от праздника. Используйте рассылку, корпоративный чат, отдельный телеграм-канал, мини-сайт или личные встречи. На таком специализированном ресурсе можно поместить форму голосования, ответы на возникающие вопросы, разместить тайминг, схему проезда, обозначить вход в здание, контакты площадки, напомнить о дате и времени, дресс-коде и так далее.
Кроме того, можно совместить подготовку и само мероприятие, например, провести лотерею среди участников чата. Или сделать в канале адвент-календарь, в котором каждый день подписчики будут «открывать окошки», читать что-то смешное и доброе, что настроит их на празднование. Большой плюс такого общения — возможность добавить к тексту запоминающиеся изображения, карточки, мемы, звуковые дорожки.
Обсуждение на таком ресурсе лучше исключить, чтобы не искажать информацию.
Вовлечение сотрудников в процесс
Позвольте сотрудникам участвовать в подготовке корпоратива. Проведите голосование за тему вечеринки или предложите конкурс на лучшее поздравление/костюм. Так сотрудники почувствуют себя частью общего дела. Например, в Shake Up на новогодний корпоратив собирали «облако слов» — ассоциации с работой в агентстве. Участники отправляли слово, ассоциирующееся с компанией, и самые частотные демонстрировались на экране. Было приятно почувствовать общность взглядов.
Завершение и обратная связь
После корпоратива важно подвести итоги и собрать отзывы. Какое впечатление от мероприятия? Довольны ли руководитель и сотрудники? Хотелось бы что-то изменить?
В Shake Up на 3–4 день после мероприятия мы направляем анкету с оценкой уровня удовлетворенности заказчика по таким критериям, как соответствие площадки, соблюдение тайминга, вежливость исполнителей. Результаты обсуждаем и фиксируем выводы.
Резюме
Коллективы, которые отмечают важные события вместе, демонстрируют большую сплоченность и лояльность. Когда сотрудники проводят время вне работы, они начинают видеть друг в друге не только коллег, но и людей с их интересами, мечтами и слабостями. Это порождает доверие и взаимопонимание, которые переносятся в рабочие процессы.
Дарите праздник с пользой. Веселого корпоратива!
