Организация хранения документов в нотариальных конторах и юридических бюро

Законодательство не предъявляет требований к организации хранения документов в юридических бюро. Однако это не значит, что можно пренебречь этим вопросом. На кону — работа и деловая репутация компании.

Что касается нотариусов, их закон обязывает создать надлежащие условия хранения документов, чтобы не допустить их потерю и обеспечить своевременный и главное — санкционированный доступ. Если нотариус по своей вине потеряет бланки, реестры, какие-либо служебные документы, то его ждет дисциплинарное взыскание. А в случае неоднократного нарушения у него будет отозвана лицензия на право заниматься нотариальной деятельностью.

Юридические документы не утрачивают своей ценности с «возрастом». Поэтому и в юридических бюро, и в нотариальных конторах создают архивы, которые также необходимо обеспечить надежной защитой.

Есть и еще один враг всех документов — огонь. Разумеется, должна быть установлена противопожарная сигнализация. Однако, пожарные появятся спустя какое-то время после возгорания, а значит, необходимо позаботиться о дополнительных мерах защиты.

Лучше всего с задачами безопасного и комфортного хранения документов, защитой их от несанкционированного доступа справляются сейфы и металлические шкафы.

Количество сейфов и металлических шкафов никто не нормирует. Юридические бюро и нотариальные конторы определяют его самостоятельно, исходя из своих потребностей и масштабов деятельности. Есть только одно требование — их должно быть достаточно для размещения всех документов.

В сейфах размещают не только документы, но и другие ценности. Класс защиты от взлома или пожара следует выбирать с учетом финансовых возможностей организации. В нотариальных конторах устанавливают сейфы со взломостойкостью не ниже первого класса. Минимальный уровень огнестойкости составляет 30 минут, максимальный — два часа. Чем дольше сейф сможет противостоять огню до приезда пожарных, тем лучше.

Металлические шкафы помогут организовать архивное и систематизированное хранение больших объемов документации. Производители заботятся не только о надежности конструкции, но и об удобстве пользования. Поэтому предусматривают такие возможности как перемещение полок, установку дополнительных ящиков и лотков. Вся офисная металлическая мебель, как правило, рассчитана на хранение документов формата А4 в толстых папках-регистраторах. Вместимость, конечно, разная и зависит от модели.

Еще один немаловажный момент — презентабельный внешний вид сейфов и шкафов. Офисная мебель в юридических бюро и нотариальных конторах просто обязана быть представительной и солидной, а значит, верный выбор — модели премиум-класса. Максимально надежные и элегантные.

Организация надежного хранения документов в юридических бюро и нотариальных конторах предусматривает не только установку достаточного количества сейфов и металлических шкафов. Не менее важно защитить окна, двери и установить сигнализацию. Только комплексная система безопасности предотвратит потерю документов.