Подготовка и проведение деловых совещаний

Как точно сформулировать вопрос, кому и в каком контексте его задать –знание основных приемов и правил поможет провести совещание наиболее результативно.

Типы вопросов. Во время опросов присутствующих на совещании важно не только каждый раз выбирать верный тип вопросов, но и продумать «рамку» каждого из них и постараться говорить естественно и непринужденно.
Формулировать вопросы удобно, руководствуясь следующей табличкой, созданной американским психологом Дэвидом Киппером (См. табл.).
Во время совещания вопросы следует задавать кратко. Спрашивать нужно только о том, что связано с предметом обсуждения. Лучше всего спрашивать о конкретном пункте дискуссии.

"Направление вопроса" – кто, кому и с каким подтекстом его задает – очень важный аспект успешного обсуждения. Рассмотрим несколько случаев.

Вопрос руководителя к группе (сверху вниз). Как правило, такие вопросы открывают совещание, а затем последовательно обозначают новые фазы дискуссии. К тому же руководитель должен дать каждому участнику включиться в обсуждение.

ПРИМЕРЫ. Как нам лучше начать? Что стоит рассмотреть дальше? Что еще здесь важно?

Вопрос конкретному лицу (прямой). Во время совещания нередко приходится просить участников дать ту или иную информацию. Обращаясь напрямую, можно также привлечь к обсуждению неактивных ее участников.

ПРИМЕРЫ. Марина, а какие у Вас есть предложения? Борис, Вы раньше встречались с похожей ситуацией?

Вопрос-«перекладывание». Иногда руководителю выгоднее обратиться с вопросом к группе или одному из ее членов, чем самому высказывать свое мнение о предмете дискуссии. Кроме того, такой подход дает другим возможность активно включиться в обсуждение. Наконец, можно напрямую задать вопрос тому, кто гарантированно знает ответ.

ПРИМЕРЫ. Хотел бы кто-нибудь прокомментировать вопрос Михаила? Александр, а как бы Вы ответили на вопрос Ирины?

Вопрос-«бумеранг». Можно настроить сотрудника на самостоятельный поиск ответа на «заковыристый» вопрос, если обратиться к самому спрашивающему. Этот способ поможет руководителю не высказывать свое мнение во время дискуссии.

ПРИМЕРЫ. Хорошо, Николай, может быть, мы сначала выслушаем Ваше мнение по данной теме? Алиса, не расскажете нам вначале о своих собственных наблюдениях по поводу этой проблемы?

ВОПРОСЫ «НА ВСЕ СЛУЧАИ ЖИЗНИ»

Если собеседник уклоняется от темы: Что мы собираемся решить сейчас? Что именно мы обсуждаем?

Если руководитель не знает, что сказать: Как бы вы ответили на моем месте?

Если на руководителя давят: Почему я не прав? Какие факты говорят вам, что это не так?

Если дело идет к конфликту: Что вы предлагаете? Что мы можем сделать, чтобы решить проблему?

Если подчиненные жалуются: Как исправить положение?

Если руководитель хочет наладить отношения с подчиненными: А как бы вы решали эту проблему?

Если нужно, чтобы подчиненный всерьез задумался о качестве своей работы: Как это сделать еще лучше? Для чего нужна ваша работа?

Источник: nastol.ru