Скопировать ссылкуВести кассовые операции в 2015 году вы должны в соответствии с порядком, утвержденным указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Ниже мы рассмотрели основные правила, которые помогут вам наладить работу кассы и ведение кассовых операций.
Из этой статьи вы узнаете:
- Какие категории плательщиков могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе
- Какие требования предъявляются к оформлению кассовых документов
- Можно ли выдавать деньги под отчет лицам, работающим у вас по гражданско-правовому договору
Общие положения
Кассовые операции ведет кассовый или иной работник, определенный руководителем фирмы, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа наемных сотрудников. Кассиру устанавливаются соответствующие должностные права и обязанности, с которыми он должен ознакомиться под роспись.
При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.
Заметьте: кассовые операции могут проводиться самим руководителем.
Что касается технической стороны, то кассовые операции могут вестись с применением программно-технических средств.
Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. О последних мы подробнее поговорим чуть ниже.
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении и транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются руководителем юрлица (предпринимателем).
Лимит остатка в кассе
По общему правилу каждая фирма должна установить приказом по организации лимит остатка денежных средств в кассе. То есть максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.
Денежные средства сверх установленного лимита нужно хранить на банковских счетах.
Накопление наличных в кассе сверх установленного лимита допускается лишь в дни выдачи заработной платы, стипендий и прочих выплат, включенных в фонд заработной платы или имеющих социальный характер. Сюда, в том числе, относятся день получения наличных денег из банка на указанные выплаты, а также выходные и нерабочие праздники, если в эти дни вы ведете кассовые операции.
Внимание: предприниматели и субъекты малого бизнеса лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Определение кассового лимита
Определять лимит остатка наличных денег, если кассовый лимит иметь вам необходимо либо вы устанавливаете его по собственной инициативе, можно одним из двух способов на ваш выбор.
Вариант 1. Учитывать объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Причем вновь созданное юрлицо берет во внимание ожидаемый объем подобных поступлений.
Лимит остатка наличных денег в этом случае рассчитывается по формуле:
L = V / P x Nc,
где:
L — лимит остатка наличных денег в рублях;
V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, обособленными подразделениями, за исключением случая, когда подразделение само сдает деньги непосредственно в банк);
P — расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
Nc — период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юрлица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня данный показатель равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
Вариант 2. Учитывать объем выдач наличных денег. Причем вновь созданное юридическое лицо берет во внимание ожидаемый объем выдач. В обоих случаях исключением будут суммы наличных, предназначенные для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег при таком варианте рассчитывается по формуле:
L = R / P x Nn,
где:
- L — лимит остатка наличных денег в рублях;
- R — объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных, предназначенных для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, когда подразделение само сдает деньги непосредственно в банк);
- P — расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
- Nn — период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных, предназначенных для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юрлица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.
Кассовые документы
Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Именно эти два вида документа именуются кассовыми. Оформляются они:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом компании, физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Подписываются кассовые документы главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. В ситуации, когда кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет сам руководитель, то и кассовые документы подписывает он же. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, в таком случае не оформляются.
Внимание: индивидуальные предприниматели ПКО и РКО могут не составлять.
Теперь подробнее поговорим о каждом виде кассового ордера.
Приходный кассовый ордер. Прием наличных денег, в том числе от лица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор, проводится по приходным кассовым ордерам.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
- наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. И таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии сумм кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к ПКО, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию. При несоответствии сумм кассир предлагает вносителю денег довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для переоформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.
Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании:
- контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники;
- бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку;
- иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
ПКО во всех этих случаях составляется на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых в рамках деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента). На такую сумму оформляется отдельный приходный кассовый ордер.
Прием в кассу головного офиса наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном руководством компании, также по приходному кассовому ордеру.
Расходный кассовый ордер. Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной или платежной ведомости) кассир проверяет:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
При выдаче наличных денег кассир также проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.
Кассир выдает наличные деньги после того, как проведет идентификацию получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-платежной или платежной ведомости) либо в доверенности.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:
- соответствие ФИО получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере ФИО доверенного лица и данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной (платежной) ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной (платежной) ведомости).
В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юрлиц и предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном плательщиком.
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег для проставления подписи.
Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.
Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
Выдача из кассы головного офиса обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном руководством компании, по расходному кассовому ордеру.
Движение наличных
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в такую книгу вносятся в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных, принятых в рамках деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги компания учитывает в кассовой книге.
Предприниматели кассовую книгу могут не вести.
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых в рамках деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные наличные деньги.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.
Обособленные подразделения передают в головной офис компании копию листа кассовой книги в порядке, установленном руководством компании с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии — руководитель).
Оформление документов
Документы по учету кассовых операций могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.
Документы на бумажном носителе составляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями. В электронные документы после их подписания внесение исправлений не допускается.
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.
Выдача денег под отчет
Под отчет выдаются деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением вашей деятельности. Для выдачи наличных денег под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Заметьте: согласно действующему порядку деньги под отчет можно выдавать не только работникам, то есть лицам, устроенным у вас по трудовому договору. Но и тем, с кем вы сотрудничаете на основании гражданско-правового соглашения (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Выдача денег на выплаты работникам
Предназначенная для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных устанавливается согласно расчетно-платежной (платежной) ведомости. В этом же документе указывается срок выдачи наличных денег на эти выплаты. Определяется он руководителем. Продолжительность срока не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения денег с банковского счета на указанные выплаты).
Выдача денег работнику проводится с проставлением работником подписи в расчетно-платежной (платежной) ведомости.
В последний установленный день выдачи сумм кассир:
- проставляет в расчетно-платежной (платежной) ведомости оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не были выданы наличные деньги;
- подсчитывает и записывает в итоговой строке ведомости сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости;
- проставляет свою подпись в ведомости и передает документ для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (руководителю).
На суммы, фактически выданные по расчетно-платежной (платежной) ведомости, оформляется расходный кассовый ордер.
Редакция журнала «Упращенка»
