Прислать статью

Проверки Роструда: как подготовиться

Поделиться
0
Проверки Роструда: как подготовиться
Иллюстрация: Everett Collection/Shutterstock
Руководитель практики трудового права GRATA International St. Petersburg

В ходе выездных проверок Роструда почти у любого работодателя могут быть обнаружены недочеты, ошибки и нарушения. Обычно речь идет об общей организации кадровой работы, вопросах соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и прав работников. Руководитель практики трудового права GRATA International St. Petersburg Михаил Герман рассказал, как подготовиться к проверке Роструда, на какие моменты следует обратить внимание в первую очередь, а также что следует проверить.

Все известно, любая предпринимательская деятельность так или иначе связана с привлечением кадров, а это, в свою очередь, влечет необходимость организации и ведения кадрового делопроизводства и принятие кадровых решений, прямо влияющих на стабильность бизнес-процесса.

Ведение же кадрового делопроизводства также подчинено своим требованиям и правилам, главное из которых — соответствие документооборота требованиям действующего трудового законодательства Российской Федерации.

Кроме кадрового делопроизводства сотрудники государственной инспекции труда, в обязанности которых и входит проведение таких проверок, проверяют общую организацию кадровой работы, а также вопросы соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и прав работников, которые, с «благословения» Верховного суда РФ и Конституционного суда РФ, являются экономически более слабой и зависимой от работодателя стороной трудовых отношений.

При этом следует оговориться, что вопросам соблюдения трудовых прав и трудового законодательства со стороны государства стало уделяться все больше внимания, о чем свидетельствуют попытки Минюста России воплотить в жизнь новую редакцию кодекса РФ об административных правонарушениях, где вопросам нарушений в сфере труда посвящена целая глава 8.

Вместе с тем, государство не преследует своей целью исключительно карательную функцию, для чего и был предусмотрен такой порядок действий, как опубликование Рострудом списка компаний, подлежащих проверке, ведь такое опубликование — это сигнал бизнесу, что у него есть немного времени для приведения своих кадровых вопросов в надлежащее состояние и самостоятельное устранение имеющихся недостатков.

Поэтому первое, что должен сделать любой грамотный руководитель, — это вменить в обязанность лицу, отвечающему за ведение кадрового делопроизводства, необходимость отслеживания появления компании в списках Роструда на проверку.

Следующий шаг, который необходимо сделать руководителю компании, которая оказалась в очереди на проверку, это издать приказ о проведении в обществе масштабной проверки правильности ведения кадрового делопроизводства и инвентаризации кадровых документов.

Для этого в обществе создается комиссия, в которую в обязательном порядке необходимо включить бухгалтера, юриста, кадровика. Возглавляет комиссию непосредственно генеральный директор, либо иное назначенное им лицо.

Безусловно, в данном случае можно возразить, что не все компании имеют в штате бухгалтера, юриста и кадровика, поскольку в маленьких компаниях эти функции либо вообще отданы третьим лицам, либо возложены на одно и то же лицо, вследствие чего создать комиссию становится настоящей проблемой. В данном случае комиссию следует создать исходя из реальных кадровых возможностей компании.

В рамках данного приказа необходимо определить задачи комиссии, в которые следует включить: проверку правильности и полноты ведения кадровых документов, наличие локальных нормативных актов, их актуальность, правильность ведения, хранения и заполнения трудовых книжек, правильность учета рабочего времени, наличие всех кадровых документов, определение перечня утраченных документов, а также подготовка предложений по устранению выявленных недостатков, а также по восстановлению утраченных документов. Также необходимо установить срок проведения таких мероприятий, который должен быть разумным.

С данным приказом следует ознакомить всех задействованных сотрудников под роспись.

После этого комиссия начинает работу по проверке кадровых документов общества, целью которых является самостоятельное выявление ошибок, недостатков в работе кадровой службы, их анализ и поиск путей решения.

На какие моменты следует обратить внимание в первую очередь:

  • проверить актуальность штатного расписания общества, реальной кадровой расстановке;
  • проверить наличие всех трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, а также наличие подписей работника и работодателя на них;
  • наличие всех заявлений работников, которые когда-либо подавались и наличие соответствующих виз на них;
  • наличие всех кадровых приказов по обществу, а также наличие подписей работников об ознакомлении с ними. При этом в обществе должен существовать журнал регистрации кадровых приказов, а сами приказы должны формироваться в отдельных папках;
  • наличие локальных нормативных актов, их актуальность (соответствие требованиям действующего законодательства), а также наличие листов ознакомления с актами и наличие подписей всех сотрудников об ознакомлении с ними;
  • наличие личных дел сотрудников. Почему-то многие пренебрегают данной обязанностью, хотя формирование и ведение личных дел, в которых хранятся все кадровые документы, относящиеся к конкретному работнику, существенно упрощают работу кадровых и юридических подразделений, а также прохождение проверок, в том числе со стороны Роструда;
  • наличие и правильность заполнения трудовых книжек. Наличие и правильность заполнения книги учета движения трудовых книжек;
  • правильность заполнения и актуальность информации, содержащейся в личных карточках работников. Следует помнить, что данные карты могут заполняться в электронном виде, но должны храниться и вестись в последующем на бумажном носителе и должны содержать подписи работника, удостоверяющие правильность и достоверность информации;
  • наличие графиков отпусков, утвержденных директором с которыми ознакомлены все сотрудники;
  • наличие и правильность ведения табелей учета рабочего времени;
  • правильность учета и заполнения листов нетрудоспособности;
  • правильность и полнота учета командировок;
  • своевременность и полнота выплаты заработной платы.

Это только основные моменты, которые необходимо проверить.

Помимо перечисленных вопросов следует проверить наличие всех уведомлений относительно ведения электронных трудовых книжек, своевременность предоставления кадровых документов по запросам сотрудников, правильность оформления проведения служебных проверок, а также привлечения сотрудников к дисциплинарной ответственности, правильность и своевременность начисления и уплаты пособий по временной нетрудоспособности, отпускных и других платежей и многие другие.

В случае, если в ходе проверки и инвентаризации будет установлено, что отсутствуют подписи работников, то в случае, если работник еще работает на предприятии, можно вызвать его в кадровую службу и устранить недостаток на месте.

Однако что делать, если нет подписи и работник уже не работает?

В случае, если работник живет в том же городе и с ним можно связаться, а также в случае, если работник ушел без конфликта, то лучше связаться с работником, объяснить ситуацию и попросить либо его подъехать в общество и проставить подписи, либо направить курьера с документами для подписания.

Если же работник уехал из города, целесообразно зафиксировать выявленный недостаток, связаться с работником и попросить его оказать содействие в устранении недостатка путем направления ему оригиналов документов для подписания и последующего возврата обратно. В этом случае целесообразно подготовить еще один комплект документов и направить его бывшему сотруднику, с приложением к комплекту документов работодателя всей переписки и акта с выявленным недостатком. Это покажет, что со стороны работодателя нарушение было выявлено самостоятельно и предприняты меры по его устранению.

В случае, если работник ушел через конфликт и навстречу работодателю не пойдет, то мы фиксируем нарушение в акте, истребуем объяснения от ответственного за кадры сотрудника и принимаем решение о привлечении виновного к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном статьями 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подделывать подписи работника ни в коем случае нельзя, поскольку если сотрудники Роструда располагают жалобами именно этого сотрудника и именно на факты отсутствия его подписей на кадровых документах, то такая проверка может закончиться в том числе решением вопроса о возбуждении уголовного дела.

В заключении хочется обратить внимание Работодателей на то, что стремление выставить свою компанию идеальной в вопросах организации и ведения кадрового учета изначально ведет к печальным последствиям, поскольку даже при проведении проверок работает принцип «Не ошибается тот, кто не работает».

Недостатки в кадровой работе бывают у всех, но при проведении проверок немаловажным является то, насколько общество самокритично отнеслось к самостоятельной проверке и какие меры оно приняло для устранения недостатков.

И, конечно же, в любом случае не стоит пренебрегать обращениями в специализированные организации, оказывающие услуги по кадровому аудиту, которые специализируются на вопросах приведения кадрового документооборота в надлежащее состояние, в том числе в целях прохождения проверок со стороны Роструда.

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Руководитель практики трудового права GRATA International St. Petersburg
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.