Расстановка приоритетов – ключевой навык личной эффективности

Модель Поузена проста в использовании и крайне эффективна для успешной реализации как текущих, так и стратегических планов (компании и ваших лично). На каждом из ее шести этапов вас ждут интересные откровения относительно ваших целей и задач.

Этап 1. Вспомните и запишите все ваши цели и задачи

Просто запишите все цели и задачи, которые перед вами стоят на данный момент: большие, маленькие, единовременные, повторяющиеся, поставленные вами или руководством. От еженедельной отчетности до цели стать президентом крупной корпорации. Чем больше вы вспомните, тем лучше. Вот пример списка целей и задач менеджера среднего звена Майка, составленный Поузеном:

Список Майка

— Нанять больше сотрудников.

— Увеличить прибыль на 15%.

— Принять участие в корпоративном мероприятии.

— Стать руководителем высшего звена в торговой сети.

— Посетить техническую выставку.

— Обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.

— Составить еженедельный отчет по продажам для руководства.

— Принять на работу дизайнера интерьера.

— Наладить связи с параллельными менеджерами.

— Улучшить состояние офиса.

— Разработать локальную стратегию маркетинга.

— Усовершенствовать стандарты деятельности торгового персо-

нала.

Этап 2. Распределите все цели и задачи на три группы:

• краткосрочные (от недели до 3 месяцев),
• среднесрочные (от 3 месяцев до 2 лет),
• долгосрочные (от 2 лет до пяти лет и дальше).

Вот как Поузен распределил цели Майка, своего гипотетического руководителя сетевой розничной точки.

Смотрите, такая простая операция может дать вам ответ на важный вопрос:

• Как соотносятся между собой ваши долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели?

У Майка все гармонично. Долгосрочная цель стать большим боссом поддерживается среднесрочным стремлением к увеличению прибыли и качества обслуживания клиентов. Но не только. Он не забывает о нетворкинге, важном аспекте карьерного роста. На его долгосрочную цель работает и ряд краткосрочных задач. Например, посещение технической выставки.

При этом каждая среднесрочная цель также поддерживается краткосрочной задачей. Например, поставленная перед ним начальником задача улучшить состояние офиса поддерживается краткосрочной задачей нанять дизайнера.

Посмотрите на свои цели и задачи. Вы хотите стать президентом крупной корпорации? А какие среднесрочные и краткосрочные задачи работают на эту вашу цель? Вы хотите увеличить объем продаж в этом году? Какие краткосрочные задачи, которые вам надо выполнить на этой неделе, работают на эту цель?

Этап 3. Расставьте среднесрочные цели в порядке приоритетности

Если бы мы не поделили цели по срокам реализации, мы могли бы взорвать себе мозг, решая, что для нас важнее: стать большим боссом или увеличить прибыль на 15%. Но теперь мы понимаем, что вторая цель является этапом достижения первой. То есть, они не конкурируют между собой, а дополняют друг друга! Каждая из них может стать приоритетом №1 в своей группе.

Поэтому и приоритеты мы будем расставлять раздельно по группам. Так как у Майка всего одна долгосрочная цель, она автоматически становится главной долгосрочной целью.

Теперь давайте расставим приоритеты среднесрочных целей. Легко сказать – сложно сделать. Однако Поузен дает нам простую и практичную подсказку.

Для начала процесса расстановки приоритетов Поузен предлагает разделить все цели на три группы:

• хотите вы,
• хочет ваша компания,
• хочет начальник.

Вот как выглядит список среднесрочных целей Майка:

Хотите вы:

• Наладить связи с параллельными менеджерами.
• Обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.
• Увеличить прибыль на 15%.

Хочет компания:

• Обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.
• Увеличить прибыль на 15%.

Хочет начальник:

• Увеличить прибыль на 15%.
• Улучшить состояние офиса.

Смотрите, такое простое упражнение значительно упростило расстановку приоритетов. Естественно, главным приоритетом является то, что нужно и мне, и компании, и начальнику: увеличение прибыли на 15%.

Вот как Майк расставил приоритеты по шкале от 1 до 10:

Важность:

10 баллов. Увеличить прибыль на 15%:

— хочет ваша компания;

— хочет руководитель;

— хотите вы.

8 баллов. Обеспечить высокое качество

обслуживания клиентов:

— хочет ваша компания;

— хотите вы.

5 баллов. Наладить связи с представите-

лями розничной торговли:

— хотите вы.

1 балл. Улучшить состояние офиса:

— хочет руководитель

Этап 4. Расставьте краткосрочные задачи в порядке приоритетности.

И здесь Поузен дает нам подсказку: «Как правило, ваши задачи попадают в одну из следующих категорий: те, что открывают возможности и ведут к достижению важнейших для вас целей, и предписанные задачи, которые ставят перед вами другие. Поэтому в первую очередь вам предстоит распределить задачи по этим двум категориям, а затем расставить их в порядке приоритетности».

Вот как распределились цели Майка:

Этап 5. Оцените как вы распределяете свое время

Первое, что Поузен советует сделать на этом этапе, — выяснить, как вы действительно распределяете время в данный момент. Большинство людей имеют весьма приблизительные и искаженные представления об этом.

Вот пример Поузена: «Однажды мне довелось выступать в Кливленде, где я познакомился с менеджером по продажам, который работал в компании по управлению активами. Он сказал мне, что все торговые представители думали, будто тратят более 2/3 своего рабочего времени на посещение клиентов. Но когда он внимательно изучил их графики, телефонные разговоры и расписания командировок, то осознал, что важнейшая задача — посещение клиентов — занимала лишь 1/3 их рабочего времени».

Хорошим подспорьем для мониторинга вашего рабочего времени может быть ежедневник на базе матрицы Эйзенхауэра. Его можно бесплатно скачать на сайте.

Когда вы будете иметь точное представление о том, куда сейчас у вас уходит время, можете переходить ко второй части этого этапа. «Теперь сравните распределение вашего времени со списком целей и задач, ранжированных по приоритетности. Какой процент вашего времени вы тратите на деятельность, которая способствует реализации важнейших целей и задач? Сколько времени уходит на менее важные задания? Тратите ли вы время на то, что вообще не значится в вашем списке?»

Этап 6. Постарайтесь устранить несоответствие между приоритетами и фактическим распределением рабочего времени!

Для этого вы опять же можете использовать ежедневник. Если вы будете добросовестно заполнять его каждый вечер, он автоматически суммирует и проанализирует эффективность распределения ваших рабочих усилий.

Почему расстановка приоритетов является ключевым навыком личной эффективности? Вспомните эпизод из книги «Кто забрал мой сыр?», в котором наглядно демонстрируется разница между бурной деятельностью и результативной деятельностью. Чтобы ваши усилия приносили нужные вам результаты, они должны соотноситься с вашими приоритетами.

А для расстановки приоритетов легко и удобно использовать матрицу Поузена:

1. Вспомните и запишите все ваши цели и задачи
2. Распределите все цели и задачи на три группы по времени реализации
3. Расставьте среднесрочные цели в порядке приоритетности
4. Расставьте краткосрочные задачи в порядке приоритетности
5. Оцените, как вы распределяете свое время
6. Постарайтесь устранить несоответствие между приоритетами и фактическим распределением рабочего времени!

Удачи!

Ирина Толмачёва — "Успех"