Отправить статью или инфоповод

5 способов для компании сэкономить на командировках

5 способов для компании сэкономить на командировках
Иллюстрация: mediaphotos/Gettyimages

Безусловно, чтобы достичь ощутимой выгоды, недостаточно однократно купить более дешевый билет. Тем более не стоит ждать результата, если сотрудники одного отдела принимают во внимание все пункты тревел-политики компании, а другие отделы воспринимают командировку как роскошное путешествие за счет компании. Экономия на командировках — масштабная цель, и она однозначно требует комплексного подхода. Елена Кабанова, финансовый директор Bronevik.com, в статье приводит примеры первых пяти шагов на пути к ее достижению.


Финансовый директор Bronevik.com

1. Выбирайте «маневренные» даты

Подобрать выгодную дату — означает сэкономить до половины стоимости билетов и размещения. Планируйте день отъезда и прибытия с запасом. Это позволит выбрать более дешевые билеты и варианты проживания при динамичном ценообразовании. Например, уехать в пятницу или понедельник бывает дешевле, нежели на выходных. А купить билеты на самолет раньше, чем за три дня до вылета может быть на 10–15% выгоднее.

Кроме того, не забывайте уточнять стоимость проезда с учетом кешбэка. Анализируйте варианты, которые предлагают различные сервисы корпоративного бронирования.

2. Предоставьте корпоративный инструмент бронирования сотрудникам

Они смогут искать билеты и размещение сами, но все действия при этом останутся максимально прозрачны. Сотрудники будут максимально вовлечены в процесс и смогут накопить или потратить бонусы различных программ лояльности. Корпоративный инструмент бронирования снимет нагрузку с множества отделов, вовлеченных в процесс, и повысит уровень ответственности сотрудников. Кроме того, такой вариант позволит избежать проблем с документооборотом и оплатой. Подобное решение позволит компании выглядеть современно и технологично.

3. Не зацикливайтесь на партнерских соглашениях

Даже если у вас есть контрактные авиакомпании, не исключайте покупку билетов у лоукостеров. Безусловно, партнерские предложения могут быть выгодными, но перелет «Победой», вероятнее всего, окажется дешевле. Даже если разница небольшая, обратите внимание на общую выгоду в случае оформления перелета для нескольких сотрудников.

4. Разработайте простое и понятное положение о командировке

Его должно быть легко не только читать, но и соблюдать. Сотрудники часто игнорируют длинные указания, так что сократите, упростите и проранжируйте требования по важности. Поставьте себе четкую цель: именно от нее будет зависеть тип тревел-политики компании. Обсудите пункты-положения с финансовым специалистом и HR, а затем привлеките к участию в разработке и самих сотрудников, которые часто путешествуют по работе: они помогут выявить слабые места и расскажут об особенностях деловой поездки изнутри.

При заведении тревел-политики в корпоративный инструмент бронирования, вам не нужно будет следить за бронированиями и их стоимостью. Все будет автоматически настроено в корпоративном инструменте. При форс-мажорных обстоятельствах (например, когда нет билета на самолет за нужную стоимость, или номера в отеле соответствующей звездности) сотрудник может запросить согласование такого бронирования у руководителя.

5. Соблюдайте системность и простоту в отчетах

Они должны быть максимально прозрачны, чтобы вы могли отследить возврат и обмен билетов, повышение класса перелета и размещения. Разработайте форму для заполнения отчета и внесите этот пункт в тревел-политику компании. Видя частные случаи и общие тенденции, вы легко сможете корректировать требования и увеличивать экономию.

Эти простые шаги помогут вам начать путь к достижению весомой экономии. Сокращая командировочные затраты, вы не только заметите финансовый прирост, но и сумеете сплотить команду, поставив перед ней общую цель. Сотрудники, следующие правилам разумного потребления, превратят любое предприятие в компанию будущего.

Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно