50+ практических рекомендаций по эффективным совещаниям

Плохо подготовленные, неэффективные совещания, кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников, еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом.

Совещания – принципиально незаменимый институт управления организационными структурами и повышение эффективности совещаний - постоянная задача, стоящая перед менеджментом компаний.

Предлагаемые ниже 50+ рекомендаций составлены на основе авторской структуризации этапов совещаний и предназначены для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые, по роду своих обязанностей, регулярно проводят или участвуют в совещаниях.

1. Проведите четкое структурирование этапов совещаний по следующей (авторской) схеме.

Этап №1 – организация совещаний – определение участников, формирование план - графика совещаний, выбор тематики и разработка регламента совещаний;

Этап №2 - подготовка совещаний – рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение повестки дня и участников, проверка помещений и т.д.;

Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение повестки дня, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания;

Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола;

Этап №5 – контроль решений совещаний – мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания;

Этап №6 – анализ совещаний – анализ истории вопросов, получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний.

2. Уточните, какие из указанных видов совещаний (или рассматриваемых на них вопросов) в большей степени характерны для вашей организации и учитывайте их в своей работе:

Информационные (инструктивные) - доведение информации, выдача поручений “сверху вниз” до исполнителей, контроль исполнения поручений;

Оперативные (диспетчерские) - получение информации “снизу вверх”, рассмотрение отчетов, решение текущих вопросов, выдача и контроль поручений;

Проблемные (ситуационные) – коллективный анализ сложных ситуаций и проблем, стоящих перед компанией, выработка решений по этим проблемам.

3. Оцените исходную эффективность и устраните наиболее явные ошибки и потери, возникающие на различных этапах совещаний.

1. Определите цели совещаний, при отсутствии целей возникают трудности удержания совещания в нужном русле, без цели всякий ветер на совещании будет вам попутным.

2. Уточните место совещаний и их «вес», значимость в схеме управления компанией. Например, «проводить» ли через совещания планы, крупные контракты, проекты и т.д.

3. Задайте типовую тематику совещаний и круг рассматриваемых в рамках той или иной темы вопросов.

4. На основе целей и выбранной тематики, в привязке совещаний к планам компании, создайте план - график их проведения на период, например, на год, ознакомьте с ним сотрудников.

5. Определите постоянных участников и круг приглашаемых в зависимости от вопросов повестки дня совещания.

6. Установите форматы повестки дня и протокола совещания, используя для этого единый планово – отчетный документ.

7. Разработайте регламент совещаний, или более простой документ – памятку о совещаниях, которую следует вывесить в комнате совещаний, перед глазами участников.

1. Руководитель должен тщательно готовиться к совещанию, чтобы не быть посмешищем и не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН.

2. Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.

3. Проверьте состав участников и целесообразность приглашения тех или иных сотрудников в зависимости от вопросов повестки дня.

4. Заблаговременно разошлите приглашение, повестку дня и необходимые материалы участникам совещания.

5. Придерживайтесь разумного числа участников совещания, если их много, то совещание вырождается в беседы руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей.

6. Используйте чудодейственный способ повышения эффективности совещаний путем жесткого ограничения времени его проведения.

7. Создайте условия в совещательной комнате, она должна быть технически оснащена, с компьютером и экраном для вывода повестки дня, протоколов и т.д.

1. Не упускайте из виду основную цель совещаний – выработку решений по вопросам повестки дня и твердо ведите участников к этой цели.

2. Требуйте от участников качественного и своевременного исполнения решений совещания, концентрируйтесь на результатах, а не на объяснениях исполнителей, почему нет результатов.

3. Не «бросайте вожжи», уверенно ведите заседание, помните, что авторитет на совещании не обеспечивается автоматически должностью руководителя.

4. Не торопитесь с выражением своего мнения, дайте высказываться сотрудникам, задача руководителя – услышать других, а не самому выговориться.

5. Приспосабливайте свой стиль (от авторитарного до демократического), под различные виды совещаний (информационные, оперативные, проблемные).

6. Будьте на совещании коллегой среди равных участников, не стройте из себя великана, под ногами которого путаются участники совещания.

7. Закладывайте на текущем совещании успех следующего, не оставляйте принятые решения без исполнителей, в надежде на потом.

8. Рационально используйте время совещания и квоты по выступлениям, твердо останавливайте выступающих с превышением отведенного времени.

9. Умело, по ситуации, выбирайте персональный состав исполнителей поручений, сотрудников с авторитетом, организационными и контактными способностями.

10. Цените и учитывайте оригинальные мысли, свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников совещания.

11. Не переоценивайте роль руководителя на совещании, не все от вас зависит, действуйте в практических границах ваших возможностей.

12. Помните, что у вашей компании есть более важные, крупные и более далекие цели, к которым на совещании вы сделали только очередной шаг.

1. Не расслабляйтесь до момента утверждения протокола, не оставляйте подготовку протокола только на секретаря, надо участвовать в этом самому.

2. Не считайте окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, используйте этап завершения для уточнения формулировок.

3. Не распускайте участников до тех пор, пока они не согласуют протокол (в конце длительного совещания они будут делать это легко).

4. При согласовании протокола не обязательно подписи участников, достаточно, чтобы не возражали, кто не согласен – пусть пользуется правом на особое мнение, с записью в протокол.

5. Помните, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения протокола.

6. Регулярно оценивайте эффективность прошедшего совещания, учитывайте рекомендации по совершенствованию совещательного процесса.

7. Закрывая совещание, подведите итоги, напомните о следующем совещании, поблагодарите участников и попрощайтесь с ними.

1. Помните, что контроль - не разовая операция, а процесс, от утверждения протокола на текущем совещании и до «приемки» результатов на следующем заседании.

2. Полностью задействуйте секретаря для контроля исполнения, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей.

3. При формировании повестки дня очередного совещания, контролируйте исполнение и планируйте вопросы, оставшиеся от прошедшего мероприятия.

4. Жестко реагируйте на низкую исполнительскую дисциплину, не допускайте случаев повторного неисполнения, что разлагает участников и снижает авторитет совещания и его руководителя.

5. Избегайте прямой личной и особенно недокументированной критики за невыполненные поручения, используйте для этого протокол, в котором можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника.

6. Исключите случаи «внезапного» обнаружения неисполненных поручений, особенно, если это происходит непосредственно на совещании.

7. Контроль должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит управленческую машину совещаний.

8. Широко используйте средства автоматизации для контроля исполнения поручений совещаний и оценки исполнительской дисциплины.

1. Создайте и поддерживайте электронную базу совещаний (Участники, Повестка дня, Поручения, Прикрепленные материалы, Протоколы, и т.д.)

2. Превратите БД совещаний в востребованный корпоративный информационный ресурс, составную часть корпоративной базы знаний.

3. Используйте БД совещаний для анализа истории вопросов и поиска прецедентов в решении проблем, стоящих перед компанией.

4. Включайте в БД совещаний, как прецеденты (best practices) описание действий менеджмента в прошедших кризисных обстоятельствах при выборе путей выхода из сложных положений дня сегодняшнего.

5. Учитывайте статистику совещаний, (время совещания, число участников, количество вопросов в повестке дня и т.д.).

6. Рассчитывайте статистику трудозатрат на совещание, «цену совещаний» для компании, показатели исполнительской дисциплины сотрудников и т.д.

7. Проводите мониторинг качества совещаний и своевременно устраняйте накапливающиеся недостатки в организации и проведении совещаний.

Пользы от приведенных рекомендаций будет больше, если комплексно подходить к повышению эффективности совещаний, что включает системное решение указанных ниже задач:

а) диагностика и оценка исходной эффективности совещаний, выявление и устранение явных, поверхностных ошибок и потерь;

б) разработка схемы процессов совещаний на основе типовых этапов (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ);

в) разработка регламента совещаний с учетом принятой схемы процессов совещаний, разработка памятки по совещаниям, разработка шаблонов повестки дня и протокола совещаний;

г) автоматизация управления совещаниями с настройкой на регламент совещаний и форматы повестки дня и протокола совещаний;

д) тренинг участников совещаний с учетом принятой схемы, регламента, системы автоматизации совещаний и настройкой курса обучения на условия заказчика;

е) встраивание совещаний в контур управления компанией, в увязке с системой планирования и управления компании;

ж) постоянный мониторинг и совершенствование совещаний с использованием системы автоматизации совещаний.

В результате комплексного решения указанных задач в компании будет повышено качество управленческих решений, принимаемых на совещаниях, поддерживаться высокий уровень исполнительской дисциплины сотрудников, обеспечено оперативное доведение решений до исполнителей и контроль результатов, более рационально использоваться человеческие ресурсы и получена значительная экономия затрат времени участников совещаний, до 15% – 30%.

В итоге ваши совещания станут действительно эффективными и приведут к соответствующему повышению эффективности компании в целом.