7 советов начинающему организатору мероприятий

Весь ивент состоит из мелочей. Если упустить хотя бы одну деталь, все остальное может рассыпаться как карточный домик. Помню, как начинающий event-менеджер проектов забыл предупредить моделей, что нужно прийти в туфлях. Платья, которые им, конечно, предоставили, предполагали наличие светлой обуви на каблуке. И вот 20 девушек приходят в автосалон: кто в босоножках, кто в летних полусапожках, кто в кедах...

Итак, в ивенте важно все, поэтому в процесс организации мероприятия нужно погружаться целиком и полностью, уделяя внимание каждому нюансу.

Как говорится, хочешь сделать хорошо — сделай это сам. Если вы — начинающий организатор, то у вас, скорее всего, пока нет базы проверенных подрядчиков и команды с многолетним опытом работы, поэтому за всеми действиями нужно вести тщательный контроль. Вам печатают баннер ночью? Не поленитесь поехать на производство и увидеть цвет и качество изображения воочию. Заказываете кавер-группу — заранее посетите ее концерт во избежание печальных последствий и недовольства заказчика. Выбираете кейтеринг — обязательно проведите тест-фуд.

Научитесь держать себя в руках. Нет ни одного именитого организатора, который не совершал бы ошибок. Промахи бывают у всех, они будут и у вас. Главное — не впадать в панику и сохранять холодный ум, который всегда подскажет выход из сложной ситуации. Важно делать выводы и воспринимать ошибки как новый бесценный опыт.

Возьмите за правило: менеджер должен приезжать на проект раньше всех. Если вы позволяете себе опаздывать — это очень плохой знак. Так вы подаете дурной пример собственной команде и демонстрируете свой непрофессионализм. Как правило, если организатор халатно относится к такому серьезному понятию, как время, то опоздания становятся нормой для остальных: ведущих, фотографов и приглашенных звезд.

Время — крайне непростой ресурс. Все организаторы знают, с какой скоростью мгновения пролетают в последний час перед мероприятием, поэтому считайте, что у вас этих 60 минут нет. Все должно быть в состоянии полной готовности как минимум за два часа до проекта, еще лучше — за три. Event-менеджер не может позволить себе медлительность и долгую реакцию на происходящие вокруг него события: во время проекта он должен не бегать, а летать со скоростью света. Ускоряйтесь!

Будущий профессионал должен учиться всегда и у всех. Вы обязаны быть в курсе последних событий мира, а также вашей страны и города. Вам необходимо знать все модные тенденции, изучать и анализировать самых продвинутых подрядчиков, необычных и ярких артистов, костюмеров, стилистов, в общем, мотать на ус все! Заносите ценную информацию в свой гениальный мозг и интересуйтесь всем на свете. Быть на волне event-индустрии, значит учиться у лучших. Это могут быть выставки, показы, кино, биеннале, воркшопы — все, что касается событийного бизнеса.

Не представляю толстого диетолога или беззубого стоматолога. Так же и в ивенте: личный стиль, аккуратность в одежде, харизма и позитив, — вот что составит о вас впечатление. Как вы можете советовать клиенту стилиста, если ваша манера одеваться застряла где-то в 90-х? Следите за собой и становитесь лучше как в своем внешнем образе, так и в манере речи. Каждая деталь что-то сообщает о человеке, начиная с прически и заканчивая чистотой обуви. Как писал Пушкин: «Быть можно дельным человеком и думать о красе ногтей».

Учитесь определять цели клиента и конечный итог, который он хочет получить. Думайте на шаг вперед, ищите вдохновение и создавайте уникальные проекты, чтобы не штамповать банальные идеи и не стать «одним из». Уделяйте должное внимание каждой детали, каждой мелочи. Найдите помощников, которые в дальнейшем станут вашей верной командой, «вырастут» вместе с вами и будут выполнять свою работу качественно, быстро и добросовестно.

И не забывайте про принцип «доверять, но проверять». Закаляйте характер, чтобы стать настоящим профессионалом в области ивента. Делайте то, что любите, и любите то, что делаете.