Скопировать ссылку
Этапы организации мероприятия. Изображение — Shake Up Event Group
Основные риски и способы их минимизации
Крупные event-агентства обычно разделяют функции: отдельные команды занимаются креативом и юридическим сопровождением. Такой подход оправдан — цена ошибки может превышать стоимость всего мероприятия. Молодые и небольшие компании часто недооценивают важность юридической подготовки, что нередко приводит к их уходу с рынка.
Работа с договорами
Главное правило — внимательно изучать все условия договора перед подписанием. На практике часто встречаются ситуации, когда заказчик предлагает свою, неизменяемую форму договора с завышенными штрафными санкциями. В таком случае поможет протокол разногласий, который должен учитывать интересы обеих сторон.
Важно помнить: ответственность агентства не должна превышать его вознаграждение (обычно 5–15% от бюджета мероприятия). В противном случае можно не только не заработать, но и понести существенные убытки.
Проверка контрагентов
Перед заключением договора необходимо проверить потенциального партнера. Полезными могут быть:
- отзывы в профессиональных сообществах. Например, Shake Up Event Group состоит в Национальной Ассоциации Организаторов Мероприятий и изучает рейтинги «звезд» при подготовки предложения заказчику. Если ранее артисты позволили себе лишнего, нарушили ход мероприятия или сорвали его, то рейтинг будет крайне низкий;
- данные об арбитражных делах (доступны по ИНН);
- репутация среди коллег: отраслевые B2B чаты.
Репутационные риски
В event-индустрии России, где крупные игроки знают друг друга, репутация особенно важна. Потерять доверие можно быстро, а восстанавливать придется годами. Поэтому необходимо выполнять взятые обязательства в полном объеме и тщательно подходить к выбору партнеров.
Отмена мероприятий
Чаще мероприятия переносят или отменяют по двум причинам:
- Погодные условия: актуально для открытых мероприятий. Тут ни размер, ни репутация агентства не сыграют роли. В нашем портфеле такой кейс — авиашоу в Мочище. На выступление элитных российских пилотажных групп приезжают посмотреть больше 110 тысяч зрителей. Только часть техники всепогодная — тяжелые Су-27. Остальные выступления зависят от изменений ветра, облачности и осадков.
Показательное выступление вертолетов, компания «Геликоптер». Авиашоу в Мочище. Фото — Shake Up Event Group
- Изменение позиции местных властей: разрешение могут дать за 1–2 недели до события и внезапно отозвать, если в стране произошли трагические события.
Опытные организаторы не допускают отмены из-за нарушений безопасности: если соблюсти требования невозможно, от проекта отказываются еще на этапе планирования.
Особенности разных типов мероприятий
Перечислю ключевые правовые аспекты, на которые стоит обратить внимание при организации разных типов мероприятий.
Культурные события: концерты, фестивали, ярмарки, гулянья
На что обратить внимание.
Авторские права — необходимо согласовывать использование музыки, текстов, видеоконтента (ст. 1270 ГК РФ).
Сталкиваемся с этим запросом даже в рамках корпоративных мероприятий. Например, частный заказчик проводит праздник на набережной. Это общественное место, поэтому на звучащие композиции должны быть соблюдены авторские права и отчислен сбор за использование. По договоренности сторон это может быть заказчик, организатор или исполнитель.
Зарядка под музыку в общественном месте. Композиции должны быть подобраны с учетом авторских прав
Если заказчик не согласен нести такие расходы, то организатор может рекомендовать нейтральные песни, у которых нет автора или истек срок действия авторского права: исключительное право на произведение действует в течение всей жизни автора и семидесяти лет, считая с 1 января года, следующего за годом смерти автора.
Договоры с артистами — четкое прописывание условий выступлений, гонораров, технических требований и бытового райдера. Пример из практики: в договоре с известным исполнителем было условие о юридической значимости устных договоренностей. Это не имеет законной силы. А вот переписка в мессенджерах и даже эмодзи могут быть использованы в суде — будьте внимательны.
Безопасность — массовость требует усиленных мер (охрана, медицинское сопровождение, контроль за алкоголем). Привлекайте службы, заручайтесь поддержкой региональных властей, размещайте на входе и на digital-платформах правила посещения мероприятия.
Такие номера программы требуют соблюдения мер пожарной безопасности
Шумовые ограничения — согласование с местными властями, особенно при проведении на открытых площадках, чтобы не получить жалобы жителей на шум.
Деловые мероприятия: конференции, выставки, круглые столы, деловые завтраки, стратегические бизнес-сессии, управленческие поединки
На что обратить внимание.
Защита интеллектуальной собственности — все спикеры, особенно выступающие с авторской программой, настаивают на неразглашении, запрете на воспроизведение и копирование информации, полученной на мероприятии. Это касается и онлайн-трансляций. В таких случаях материалы презентации маркируют данными об авторстве.
Визовая поддержка иностранных участников — по договоренности с заказчиком организатор может пригласить зарубежного эксперта для выступления на мероприятии. В этом случае ивент-агентству важно указать в договоре ограничение ответственности за выдачу визы, так как политика консульства по предоставлению виз вне зоны влияния организатора.
Спортивные события: марафоны, спартакиады, велозаезды, регаты
На что обратить внимание.
Медицинское сопровождение — для мероприятий от 100 и более участников организатор должен обеспечить дежурную машину скорой помощи.
Некоторые заказчики просят дополнительную медицинскую страховку для участников. Так, в конце мая в Shake Up Event Group при организации детского мероприятия клиент хотел включить в договор штрафы за возможные травмы. Нам удалось исключить этот пункт, учитывая специфику события.
Разрешения на использование городских пространств — согласование с администрацией, ГИБДД (если трасса перекрывается).
Планирование на случай непогоды — обсудите заранее с заказчиком возможность переноса мероприятия и резервные даты.
Проведение таких мероприятий как регата сильно зависит от погодных условий
Обязательно изучайте не только федеральные законы, но и локальные нормативные акты города, в котором планируется мероприятие. По нашему опыту, максимальное количество ограничений действует в Москве, потому что многие мероприятия проводятся на Арбате, в близости от Кремля. Поэтому в договорах список требований: по шуму, наличие кинологов, специальных служб, осмотры на входе, зафиксированы нормы пожарной безопасности.
Форс-мажорные обстоятельства
Стандартные договоры обычно содержат пункт о форс-мажоре, но важно его адаптировать. Особенно это актуально для агентств, работающих по постоплате, — необходимо предусмотреть компенсацию уже понесенных расходов.
При задокументированном признании обстоятельств форс-мажорными обе стороны освобождаются от ответственности. Опасность для ивент-агентства как исполнителя в том, что если мы работаем по постоплате и начали подготовку к мероприятию, оплатили площадку, хедлайнеров, чтобы забронировать их на определенную дату, закупили сувенирную продукцию и мерч, то в стандартной форме заказчик может сослаться на форс-мажор и ничего не компенсировать. Поэтому мы всегда стараемся этот пункт отредактировать и написать, что в случае наступления форс-мажорных обстоятельств заказчик несет все задокументированные расходы исполнителя.
Налоги и отчетность
Event-компании в большинстве используют УСН и освобождены от НДС, но при обороте:
- свыше 60 млн рублей в год платят 5%;
- свыше 250 млн рублей — 7%.
Учитывайте, что уплаченный НДС в данном случае «списать» заказчикам не получится. Придется заложить налоговую нагрузку в стоимость организации события.
Еще один подводный камень — работа с самозанятыми. Фотографы, видеографы, ведущие, артисты и так далее чаще всего являются плательщиками НПД. Здесь юридическая служба должна работать в связке с бухгалтерией. Чтобы не возникло вопросов, договоры должны содержать точную информацию, за какой вид работы или услуги в каком мероприятии производится оплата. Оптимально на каждое мероприятие заключать отдельный договор с самозанятыми.
Для облегчения юридической документальной нагрузки на ивент-менеджеров у нас в компании созданы шаблоны договоров с заказчиками, артистами, подрядчиками, исполнителями, спонсорами. Предлагайте свои формы — это снизит риски и сократит время согласования.
Фиксация нарушений во время мероприятий
Если мы говорим об общественных мероприятиях, то организатор не фиксирует нарушения. Для этого есть представители закона.
Если брать коммерческие мероприятия, частные корпоративы, тут организатор отмечает только, если нанесен ущерб площадке или имуществу организатора — выставляется счет клиенту.
Закрытие финансовых обязательств
В портфеле нашего агентства не так много госзаказчиков. От коллег знаю, что в госсекторе чуть ли не основная работа — это заполнение документации после проведения мероприятия. До 3 месяцев документы заполняют, и только потом им переводят оплату.
В иных случаях основной документ, закрывающий мероприятие, — это акт выполненных работ. В договоре у нас прописано также, что заказчик обязан подписать акт либо заполнить мотивированный отказ от заполнения акта. И также мы стараемся прописывать, чтобы акт считался юридически значимым, подписанный даже одной из сторон, если заказчик в течение 3–5 дней уклоняется от подписания акта или мотивированного отказа.
Соответственно, после подписания акта все зависит от условий изначального договора, либо там была предоплата 100%, и тогда подписание акта является закрытием проекта. Если постоплата, то она, как правило, считается именно с момента подписания акта. И достигает 90 рабочих дней, даже бывает не календарных, а 90 рабочих дней. То есть порядка 4 с половиной месяцев.
Отсрочка платежа бывает в некоторых компаниях. Мы рассчитываемся с субподрядчиками только после того, как с нами рассчитается заказчик.
Архивации документов на случай проверок у нас нет, используем электронный документооборот. Что касается бумажных копий документов, то по истечении пятилетнего срока документы в компании уничтожаются.
Минимизация рисков организатора
Мне неизвестны агентства, страхующие ответственность организатора напрямую в страховых компаниях. Как правило, компании формируют резервный фонд на непредвиденные расходы — финансовая модель бизнеса выстроена так, что без финансовой «подушки» трудно брать крупные заказы.
Дополнительно юристы Shake Up проводят обучение сотрудников, на что обращать внимание в договоре, готовят шаблоны договоров с подрядчиками и уведомляют об изменениях в законодательстве.
Заключение
Организация мероприятий — это сложный процесс, в котором юридическая подготовка играет ключевую роль. Каждый этап, от грамотного оформления договоров до соблюдения норм безопасности, требует внимания и профессионализма.
Использование шаблонов договоров и привлечение профессиональных юристов поможет избежать большинства проблем, позволяя сосредоточиться на создании качественных мероприятий.
