Скопировать ссылку
Электронный документооборот, безусловно, ускоряет работу с документами, но облегчить работу с ним помогает именно искусственный интеллект. Он может взять на себя любые рутинные операции, выполняемые сегодня человеком.
Шесть задач для искусственного разума
Классификация
Сейчас ЭДО представляет собой фактически передачу документов от одной организации к другой, а вся их обработка ведется вручную. Например, крупная компания с тысячами контрагентов ежедневно получает сотни, а то и тысячи разнообразных документов — договоров, актов, счетов-фактур, писем. И вся эта корреспонденция приходит не конкретным адресатам, а организации. Документы необходимо разобрать в ручном режиме, определить по теме и типу, кому передать для дальнейшей работы.
ИИ-технологии позволяют автоматически проанализировать содержимое файлов, тип и тему писем, а затем распределить их между сотрудниками отделов.
Извлечение и внесение информации в системы
ИИ выделяет ключевые атрибуты и объекты (например, номер договора, название контрагента, условия, сумму и другое), извлекает и вносит данные в карточку документа в СЭД, направляет документы в ERP и другие корпоративные системы с помощью встроенных инструментов интеграции.
Интеллектуальный поиск
Еще один пример успешного использования ИИ в ЭДО — поиск документов. По разным оценкам офисные сотрудники тратят на него до 30% своего времени, так как зачастую недостаточно просто вбить одно слово в поисковую строку — результаты могут быть неверными или отсутствовать вовсе из-за разных формулировок, ошибок, использования синонимов и так далее. Интеллектуальный поиск позволяет игнорировать такие нюансы и находить релевантные документы быстрее и точнее, в том числе по минимально сформулированному запросу.
Контроль выполнения
Сейчас набирают популярность цифровые помощники — они используются в банковских чат-ботах, «Алисе» от «Яндекса» и других решениях. В электронном документообороте такие ассистенты могут выполнять команды в стиле «Покажи мне все документы, которые надо подписать», «Отбери и пометь документы, подлежащие уничтожению в ближайший месяц» или «Разошли напоминание всем, кто еще не исполнил поручения по документу» и другие подобные.
Распознавание текстов
Используя технологии OCR, система автоматически распознает тексты в отсканированных бумажных документах, что дает возможность перевести их в «цифру» и далее работать как с любым электронным документом. В этом случае ИИ экономит время сотрудников и снижает количество ошибок на этапе обработки данных.
Готовые шаблоны и автоматическая проверка
Искусственный интеллект может подобрать шаблон ответа на письмо или даже отправить автоответ. Система подскажет необходимые формулировки и оповестит, если допущена ошибка.
Помимо этого, технологии ИИ позволяют вести автоматическую проверку контрагентов по реестрам, проверку корректности данных в договоре на соответствие информации о сделке в учетной системе и нормативным документам компании, а также формировать проект визы на согласование (например, с указанием неточностей или необходимых правок). Система может автоматически проставлять типовые резолюции на схожих документах, назначать исполнителей, а руководителю оставлять проверку шаблона и нестандартные случаи.
Что это даст бизнесу
Электронный документооборот в связке с технологиями ИИ актуален для всех отраслей, но наибольшую пользу он может принести компаниям, которые обрабатывают несколько тысяч документов в месяц либо владеют большим электронным архивом.
Искусственный интеллект поможет решать задачи хранения и управления клиентскими данными, финансового документооборота, организации систем хранения контента, управления кадровым документооборотом и другие.
Использование ИИ позволит снизить количество ошибок, в разы сократить время на обработку документов и, в конечном счете, выполнять больше важных задач. Компании получают многофункциональное решение, позволяющее уменьшить нагрузку на сотрудников, избавив их от рутины, и повысить эффективность бизнеса в целом.
Пока нельзя сказать, что внедрение систем ЭДО с технологиями ИИ носит массовый характер, но тем не менее, вендорам и интеграторам уже поступают такие запросы от заказчиков, в том числе — с индивидуальными сценариями использования ИИ.
Какие трудности могут возникнуть при внедрении и использовании
Обучение ИИ, чтобы он хорошо выполнял свою задачу
Для этого нужен размеченный датасет. Чем больше будет его размер, тем лучше будут результаты работы ИИ. Сделать такой датасет достаточно трудоемкая задача. Ее облегчает наличие в организации электронного архива документов с качественными «сырыми» данными, специалистов, детально разбирающихся в предметной области, а также проведение контроля качества массивов данных.
Недоверие людей к результатам работы ИИ
В первую очередь, оно связано с непониманием, как алгоритм пришел к определенному выводу. Кроме того, все мы наслышаны об ошибках ИИ в управлении беспилотными такси, найме персонала, о сложном продвижении технологии в медицинской отрасли. Поэтому, большинство специалистов и руководителей по-прежнему предпочитают опираться на собственный опыт или экспертное мнение другого человека.
Расширив взаимодействие пользователей с ИИ и изменив его с привычного формата «вопрос-ответ», можно повысить доверие к искусственному разуму. Также необходимо вести просветительскую работу с персоналом и заказчиками, рассказывать об устройстве нейросетей и возможностях узнать, на что ИИ опирается в своих решениях, при необходимости адаптировать технологию под запросы аудитории (здесь важно получать фидбек от пользователей).
В заключение
Если работа даже с электронными документами становится трудоемкой и рутинной, то возможно компании стоит обратить внимание на технологии ИИ, которые позволят перестроить процессы и вывести их на качественно новый уровень.
Системы ЭДО с искусственным интеллектом постепенно завоевывают свои позиции, помогая бизнесу анализировать и обрабатывать большое количество информации. При этом ИИ не заменяет специалистов, а дополняет их. Он становится инструментом для работы с данными, помогает принимать решения, освобождает от рутины и минимизирует ошибки. В итоге в выигрыше остаются все — и бизнес, и сотрудники.
