DEA: инновационная система учета оборудования, которая меняет правила игры в прокате

Владлена Михайлова

Технический директор концертов

Прибыль прокатного бизнеса формируется из стоимости комплекса услуг за вычетом расходной части, в которую входят стоимость персонала, транспорта, расходных материалов, сопутствующей расходной части на трансфер персонала, парковки, ГСМ, ДГУ. Тем не менее львиную долю упущенной прибыли при неграмотном планировании может «съесть» добор оборудования — в не партнерских компаниях с отличающимся ценником и уровнем скидок.

После новогодней страды 2015 года сотрудники RealTime Production подсчитали результат в денежном эквиваленте, сопоставили с количеством затраченных нервов и количеством поступивших заявок. Они сделали вывод, что на таких условиях следующий новогодний сезон будет на грани рентабельности. Нужна единая база оборудования с динамическим учетом, а не разрозненные таблицы с формой сметы у менеджеров.

Так начался длительный путь по поиску оптимального решения. Очевидные решения на базе облачных хранилищ таблиц, Rentman, EasyJob и 1С имели свои pro vs. contra.

Ни одна из систем не удовлетворяла запросам:

1. Универсальность доступа с любого устройства через различные браузеры. Сотрудники через личный аккаунт могут заходить в базу через любой браузер и операционную систему. Важен лишь доступ в Интернет. Достаточно даже полевого EDGE, чтобы получить доступ к необходимым данным.
2. Различные уровни доступа для различных категорий персонала: техник / инженер / работник склада / менеджер проекта / сотрудник бухгалтерии / учредители. Каждый из сотрудников наделяется некоторыми ролями и полномочиями. Они оперативно настраиваются уполномоченным сотрудником простой перестановкой галочек в доступном ему меню. В случае найма или увольнения сотрудника мгновенно создается или удаляется аккаунт. Обучение нового сотрудника занимает не более 15 минут для младшего персонала и пары часов для руководящего.
3. Область видимости проектов по цехам: осветительному цеху не обязательно видеть чисто звуковые проекты и наоборот.
4. Создание «шапки» проекта с основными данными по нему такие, как адрес проведения мероприятия, время отгрузки и возвращения оборудования на склад, начал монтажа, мероприятия, начала и окончания демонтажа, что помогает в расчете рабочих смен персонала и дальнейшего его распределения на следующие мероприятия.
5. Почасовой учет отгрузок / возвратов оборудования на склад. Для менеджера важно учитывать, когда и в каком районе освобождается конкретная позиция, чтобы при необходимости перехватить ее без заезда на склад.
6. Грамотная и оперативная выгрузка смет для клиента и формирование списков отгрузки для склада и технического персонала.
7. Возможность изъятия оборудования из базы с последующим перемещением в ремонт.
8. Хранение базы на удаленном сервере компании.
9. Главный критерий: указание на недостающие позиции при формировании сметы. Менеджер должен видеть каким количеством оборудования он располагает на конкретную дату, чтобы заранее предложить адекватную замену из собственного оборудования или организовать заранее добор оборудования в компаниях-партнерах. Нужно также учесть сопутствующие издержки на дополнительный пробег транспорта.
10. Учет базы контрагентов и контроль оплаты заказа, подтверждение отгрузки проекта.
11. Open Source. Важно, чтобы каждый мог получить исходный код и внести необходимые для него изменения.

Компании LSA, Preset FX, Laser Kinetics уже пробовали внедрять «самописные» HTML программные продукты. Я изучила их, взяла за основу складское ядро и совместно с группой программистов за три месяца была написана оптимизированная программа, которая удовлетворяла вышеописанным критериям.

После длительного процесса разработки и внедрения, постоянно сверяясь с запрошенными критериями, программный продукт был внедрен в компанию. На сегодняшний день трудно себе представить функционирование предприятия без системы динамического учета оборудования.

Впоследствии был написан финансовый блок для бухгалтерии и учредителей для учета выплат сотрудникам.

На данный момент изучается возможность привязки RF ID меток или штрих-кодов для более точного учета коммутации, так как не всегда бригадиры и инженеры достоверно расписывают коммутацию.

Основным плюсом текущей редакции DEA является возможность внесения оперативных правок в программный код практически без остановки рабочего процесса. Программист «по звонку» может вмешаться и устранить обнаруженный «баг».