Скопировать ссылку
Оптимизировать неэффективные процессы
В первую очередь бизнесу необходимо понять, чего он хочет от цифровизации, какая цель. Во главе всех изменений стоит экономический смысл, поэтому важно понять — повышать выручку или сокращать расходы или в целом оптимизировать прибыль бизнеса. Для увеличения выручки можно подумать, например, над повышением среднего чека, стоимости продукции или формированием новых каналов продаж, пересмотром стратегии роста для увеличения оборота и так далее.
Со стороны оптимизации расходов результат может быть достигнут через автоматизацию бизнес-процессов или повышение эффективности труда. Есть множество инструментов для снижения постоянных или переменных затрат. Это необязательно касается цифры — здесь скорее вопрос скорости и объема достигаемого эффекта.
Сокращение расходов бизнеса при помощи цифровизации может происходить на самых разных уровнях и с помощью разных инструментов. В первую очередь, благодаря переходу на электронный документооборот. Этот шаг сегодня уже стал фактически базовым для многих компаний, он уже не воспринимается как новая и незнакомая технология.
Переходит на электронный документооборот транспортно-логистическая отрасль. Даже такие сложные и крупные структуры, например, как «Почта России», отказываются от бумажного документооборота и только за счет этого ожидают ежегодно экономить свыше 250 млн рублей.
При переходе на электронный документооборот компания исключает или значительно уменьшает траты на бумагу, расходники для принтеров, канцелярию, а также значительно снижает риск порчи, утраты и недоставки документов до архива компании, которые, например, в случае с первичкой должны храниться по текущему законодательству 5 лет. Если у бизнеса есть удаленные сотрудники, исключаются траты на транспортировку документов к ним на подписание. Снижаются расходы на ручной труд, связанный с обработкой информации на бумаге, ее хранением, поиском документов в архивах и так далее.
Повысить прозрачность и контроль
Логистика — одна из самых затратных частей бизнеса, напрямую влияющая на стоимость конечной продукции во многих сферах. Сокращение расходов бизнеса происходит, когда повышается прозрачность процессов. Это позволяет выявлять неоправданно высокие, поддающиеся корректировке траты и оптимизировать их.
Например, повышение прозрачности и контроля за передвижением транспортных средств позволяет увидеть, где водитель выбирает слишком длинный или сложный маршрут и из-за этого перерасходует топливо, долго едет «пустой», опаздывает к месту погрузки и потом вынужден ждать, когда приемщик освободится. И это только часть возможных проблем, возникающих в логистике при недостаточном контроле и приводящих к большим убыткам для бизнеса.
Кроме того, для многих компаний может стать важным контроль состояния самого груза во время передвижения или окружающей среды в транспортном средстве. Например, если это хрупкий товар или нуждающийся в строго заданных температурных условиях.
В железнодорожной логистике одной из проблем может стать недостаточный контроль состояния вагонов, что в дальнейшем становится причиной огромных штрафов. Проводить тщательный контроль в ручном режиме сложно. На помощь приходят цифровые инструменты, отслеживающие техническое состояние вагонов, их остаточный ресурс, планируемые ремонты, учитывающие возможные расходы, и все это в режиме реального времени, с динамическими отчетами.
Внедрение такого ИТ-решения помогло заводу «Омский каучук» снизить затраты на штрафы из-за простоев вагонов на 48% уже в первые 4 месяца. Это помимо того, что предприятие ускорило погрузку и выгрузку и повысило оборачиваемость парка.
Повысить производительность и нарастить прибыль
Увеличение производительности для многих типов бизнеса, в том числе для логистики, связано с ускорением выполнения разных задач. Здесь цифровизация может помочь, в первую очередь, благодаря тому, что технологии снимают часть рутинных дел, выполняемых по скрипту, с сотрудников.
Например, вместо живого человека принимать и переадресовывать звонки может ИТ-система. Она будет делать это быстрее и точнее при корректной настройке системы заказчиком. А освободившийся сотрудник сможет уделить время более значимым задачам, где необходимы определенные мягкие навыки — как креативность, коммуникабельность и так далее: все, с чем машина пока справляется хуже, чем человек.
Технологии могут снимать рутинные задачи с сотрудников не только в обработке звонков или сообщений, ответах на вопросы в чате поддержки или формировании отчетов. В порту Владивостока начали использовать электронные навигационные пломбы, которые позволяют контролировать местоположение грузов.
Таможенные органы могут удаленно фиксировать пломбирование груза, видеть его движение на всех этапах, и это отменяет необходимость сопровождения груза живым человеком. Новые технологии должны ускорить время обработки груза на таможне и, как итог, — увеличить оборот грузов в порту.
Во вторую очередь благодаря цифровизации можно ускорить процессы за счет того, что планированием и аналитикой будет заниматься ИИ, а не человек. Это не только быстрее, но и зачастую эффективнее. Система способна за несколько секунд составить более оптимальный маршрут для транспортного средства, а живому сотруднику на это потребуется больше времени, особенно если он изучает незнакомую для себя локацию.
Но для того, чтобы повышать производительность благодаря внедрению ИТ-решений, важно, чтобы у компании были качественно оцифрованные данные, с которыми может работать система.
Рекомендации бизнесу по оцифровке процессов
Для того, чтобы цифровизация действительно принесла пользу экономике предприятия, а не стала еще одной значимой статьей расходов, которая не окупится, важно правильно подойти к этому процессу.
Во-первых, необходимо проанализировать текущую работу компании и понять, какие процессы являются самыми дорогостоящими и критичными для бизнеса. Это можно выяснить либо по количеству операций по процессам, либо по степени влияния на выручку или затраты. Нет никакого смысла внедрять ИТ-решения просто потому, что конкуренты их используют, или потому, что кто-то говорит, что вот это — горячий тренд. Бизнесу нужно увидеть потребность в цифровизации: только тогда он сможет пройти все шаги правильно и побороть возможные барьеры.
Во-вторых, следует определиться с тем, чего компания хочет от цифровизации — целью может быть как сокращение расходов, так и увеличение выручки. Цели должны быть четкими, реалистичными и значимыми для конкретной компании. «Повысить продуктивность сотрудников» или «Снизить число ошибок менеджеров» — недостаточно понятные цели. Более корректно будет: «Уменьшить число ошибок из-за человеческого фактора на 50%» или «Ускорить обработку грузов на 15%».
В-третьих, внедрять изменения постепенно, двигаясь по понятному плану. Чем больше организация, тем сложнее и дольше идет «перестройка». Если компания только подошла к глобальному решению провести цифровую трансформацию, следует приоритизировать задачи и начать разбираться с ними поочередно. Условно, сначала бизнес занялся переходом на электронный документооборот, а потом внедрил систему управления транспортом и так далее.
При этом наиболее эффективной цифровизация становится тогда, когда все или большинство решений интегрированы друг с другом. Чем больше в одном блоке бизнеса разных цифровых решений, тем сложнее их использовать в повседневной жизни сотрудникам и тем дороже стоимость содержания инфраструктуры. Сотрудники могут теряться в большом количестве решений, поэтому имеет смысл использовать комплексные решения или интегрировать отдельные элементы в единые процессы.
Резюме
Цифровизация — одно из ключевых условий для выживания бизнеса в высококонкурентной среде. Она позволяет вывести бизнес-процессы на новый уровень, повысить прозрачность и закрыть «слепые пятна», устранить неоправданные расходы, более эффективно перестроить работу сотрудников и за счет этого существенно повлиять на экономику компании. Главное, чтобы бизнес осознанно подходил к внедрению и использованию технологий, ставил четкие цели, грамотно подбирал ИТ-решения и умел правильно оценивать эффект от внедрения.
