HR-цифровизация в условиях сжатых бюджетов: как не откладывать развитие на годы

В условиях ограниченных бюджетов долгие проекты цифровизации ставятся на паузу. Приоритет отдается тому, где возможен быстрый результат с прогнозируемыми затратами. Поэтапное внедрение снижает риски, ускоряет получение первых результатов, а значит, более жизнеспособно в условиях кризиса.

Большинство проектов цифровизации HR начинаются амбициозно: автоматизировать сразу все HR-процессы, учесть корпоративные тонкости, интегрировать решение со всеми внутренними системами... Но на практике такие ИТ-проекты часто не соответствуют заявленным на старте KPI, проваливаются или тянутся годами. Почему? Часто проблема кроется в подходе — на старте проекта ставятся цели сразу «полететь в космос», хотя пока в компании нет даже базового минимума.

Почему масштабные проекты буксуют

Цифровизация HR в крупной компании — проект, сопряженный с высокой степенью сложности и рисками. Проблемы начинаются еще на этапе планирования:

• От моделей к реальности. Порой требования со стороны HR строятся на идеальной модели процессов. Однако при внедрении выясняется, что некоторые из них стоит скорректировать с учетом реальной практики и корпоративных ограничений.
• Избыточная кастомизация. Компании тратят время и деньги на разработку уникальных функций, которые в итоге никто не использует.
• Сопротивление изменениям. Чем сложнее система, тем больше сопротивления она вызывает у сотрудников.
• Технические риски. Сложные интеграции и уникальные разработки увеличивают вероятность ошибок и время устранения неполадок.

Сейчас, когда экономика заставляет сжимать бюджеты, проблема обостряется: масштабные проекты становятся слишком рискованными, компании переходят к коротким фазам внедрений с четким и понятным ROI. HR-инициативы оказываются под ударом особенно часто — руководство воспринимает автоматизацию как внутренний сервис без влияния на выручку. Но задачи по развитию и удержанию людей никуда не исчезают.

Почему запуск в два этапа работает

Двухволновой подход меняет логику планирования проектов. Он основан на понимании фундаментальной особенности любых изменений в больших организациях: невозможно предсказать все потребности заранее.

То, что кажется критически важным на этапе планирования, может оказаться ненужным в реальной работе. А действительно важные функции часто выявляются только после начала использования системы. Именно поэтому при ограниченных ресурсах важно начать с рабочего решения, а не с многомесячного планирования идеальной системы.

Первая волна — быстрое внедрение готовой системы

Цель первого этапа — быстро автоматизировать ключевые HR-процессы и дать людям привыкнуть к новым инструментам. Для этого нужно отказаться от кастомизации и использовать готовые модули. По нашему опыту, быстрее всего запускаются решения, построенные на базе проверенных HR-практик.

Такой подход позволяет покрыть основные потребности:

• подбор персонала;
• адаптацию;
• дистанционное обучение;
• оценку и развитие сотрудников;
• корпоративный HR-портал;
• геймификацию.

Результат — развертывание за недели вместо месяцев планирования. Система настроена на базе лучших практик, что снижает время обучения и количество ошибок при старте. Сотрудники сразу получают работающие инструменты, HR-команда — автоматизацию рутинных процессов, руководство — первые результаты от инвестиций.

Вторая волна — масштабирование и индивидуализация

После запуска и освоения системы пользователи получают опыт живой работы и лучше понимают, какие функции действительно важны для их бизнеса. На этой основе формируется осознанный список требований ко второй волне.

На втором этапе система расширяется до полнофункциональной enterprise-платформы:

• добавляются дополнительные модули и возможности, такие как организационный менеджмент, кастомизируемая витрина сервисов самообслуживания, управление льготами и вознаграждениями, пересмотры заработной платы;
• реализуются уникальные сценарии процессов, открываются неограниченные возможности по индивидуализации настроек системы;
• настраиваются гибкие права доступа, расширенная аналитика и интеграции.

Все это — в той же самой системе, без миграции и перезапуска. Интеграции, подключенные в первой волне (например, с 1С, Active Directory или Outlook, job-сайтами), продолжают работать. Все накопленные данные, курсы, результаты оценки, планы развития, оргструктура — остаются в системе и становятся частью более широкой HR-экосистемы.

Требования к платформе

Двухволновой подход может показаться логичным, но его реализация требует особой архитектуры платформы. Главная проблема большинства решений — клиенту приходится выбирать между простотой и полнотой функциональности уже на этапе покупки. Либо берете простое решение и потом упираетесь в его ограничения, либо сразу покупаете сложную систему со всеми рисками больших проектов.

Для успешной реализации двухэтапной модели платформа должна соответствовать двум критериям.

Единая технологическая основа

Ключевое условие успеха — обе волны должны выполняться на единой технологической платформе. Это исключает основные риски больших IT-проектов: потерю или дорогостоящую миграцию данных при переходе на новую платформу, необходимость переобучения пользователей, потерю инвестиций в настройки и интеграции.

В нашей практике это реализовано на платформе Mirapolis — единой low-code платформе, которая позволяет быстро запускать процессы, гибко настраивать систему под специфику бизнеса и развивать ее по мере роста компании. На ее базе доступны две конфигурации:

• Мираполис Таланты — полнофункциональное коробочное решение, которое закрывает все базовые HR-процессы и может быть самодостаточным для многих компаний. При этом оно построено на той же платформе, что позволяет при необходимости масштабироваться до Mirapolis HCM без перезапуска проекта.
• Mirapolis HCM — полнофункциональная HR-платформа для крупного бизнеса, обладающая неограниченными возможностями кастомизации процессов и интерфейсов при помощи внутренних конструкторов, поддерживает сложные сценарии интеграции, позволяет разрабатывать модули для функционального расширения платформы.

Вендоронезависимость

Опыт последних лет показал: зависимость от вендора — не техническая деталь, а фактор бизнес-устойчивости. Поэтому при выборе HR-системы компании все чаще оценивают способность решения развиваться независимо от одного поставщика: открытые интерфейсы, зрелые API, инструменты конфигурации и возможность реализации изменений силами внутренней команды или партнеров.

Вендорские платформы с закрытой моделью разработки несут заметный риск: любые изменения требуют участия поставщика, становятся затратными по времени и бюджету, а сроки и приоритеты зависят от очередности в его дорожной карте. В итоге даже критичные для бизнеса инициативы могут «ждать своего часа» неопределенно долго.

Кому нужны две волны, а кому — сразу HCM

Минимальный порог эффективности двухэтапной модели — от 500 сотрудников в компании. Если сотрудников меньше — стоимость владения при реализации индивидуальных доработок и интеграций может быть экономически неоправданной. Для таких организаций обычно достаточно коробочной конфигурации, которая полностью покрывает базовые HR-процессы — подбор, адаптацию, обучение, оценку и вовлеченность — без необходимости масштабных кастомизаций.

При этом максимального порога нет. Поэтапный подход одинаково эффективен и для крупных холдингов с десятками тысяч сотрудников. Определяющим фактором является жизнеспособность процессов из коробки:

• если стандартные процессы соответствуют требованиям компании, можно безопасно стартовать с Талантов, быстро получить эффект и затем перейти на Mirapolis HCM, расширяя систему по мере необходимости;
• если же у компании изначально есть уникальные критически важные процессы, без которых бизнес не может функционировать (например, специфические схемы мотивации, маршруты согласования, сложная оргструктура и интеграции), — тогда разумно сразу запускаться на платформе Mirapolis HCM.

К слову, многие компании остаются на Мираполис Таланты постоянно — это разумно, если запросов на изменения немного (1–2 в год), все процессы работают корректно, а HR-служба ориентируется на best practices без потребности в уникальных сценариях. В таких случаях стандартная конфигурация полностью решает задачи бизнеса.

В эпоху быстрых изменений выигрывает тот, кто умеет действовать итеративно — запускать быстро, получать обратную связь, адаптироваться. Именно такую возможность дает грамотно спланированное поэтапное внедрение.

Двухэтапное внедрение — это не упрощение и не срезание углов, а признание того, что реальные потребности проявляются только в процессе использования. Особенно когда речь про HR — область, где нет единственно правильного процесса, а есть то, что работает в конкретной организации с конкретной культурой.