Инструменты для настройки удаленной работы офиса на период карантина

Карантин — это сигнал, подтолкнувший большинство собственников к неизбежности принятия тактических решений, от эффективности внедрения которых зависит как минимум сохранение конкурентных преимуществ на рынке, а значит, полная дееспособность компании и людей, работающих в ней.

Процесс трансформации бизнеса в период введения карантина собственникам игнорировать невозможно, это значит заранее признать поражение, если учитывать, что бизнес — живой организм со своими циклами развития, в идеале каждый из которых движется к прогрессу. Мы вынуждены приспосабливаться вести бизнес, соглашаясь с изменившимися внешними условиями, предпринимая экстренные меры, одной из которых является переход работы офиса на удаленное управление.

Удаленная занятость — это форма занятости, при которой сотрудник и работодатель территориально распределены, находятся вне единого офисного пространства и взаимодействуют друг с другом посредством информационно-коммуникативных технологий.

Оптимально подходящие бизнес-сферы под удаленную работу перечислим следующие: маркетинг, реклама, продажи, информационные технологии, консалтинг, образовательные услуги, бухгалтерия, дизайн и другие.

Прежде чем перейти в режим удаленной работы, соберите совещание, на котором назначьте ответственных за связь, телефонию, документооборот, определите оптимальные для вашего ведения бизнеса инструменты, которые необходимо внедрить.

Для организации и контроля деятельности удаленных сотрудников используют следующие популярные технологии: интернет-телефония, корпоративная электронная почта, корпоративные чаты в мессенджерах, внутреняя CRM, скайп, Zoom, Google Docs, ЭДО, собственные программы.

Прежде всего нужно выбрать облачный сервис для хранения и совместной работы с документами.

Google Drive — сервис № 1 для удаленных команд. Совмещает в себе облачное хранилище для файлов и замену офисных пакетов Microsoft (таблицы, документы, презентации, формы). Позволяет создавать, совместно работать над файлами, делиться ссылками с другими на просмотр, комментирование или редактирование. Можно создавать папки, давать доступ отдельным лицам с помощью e-mail. Сервис абсолютно бесплатный, вы покупаете только гигабайты в облачном хранилище (до 15 ГБ бесплатно). Для получения своего Google Диска достаточно зарегистрировать почту на gmail.com.

Для крупных компаний есть Google Suite. Включает в себя: корпоративную электронную почту, 30 ГБ для хранения файлов диска и Gmail для каждого пользователя, круглосуточная поддержка в режиме реального времени, расширенные функции администрирования и другие возможности.

Evernote — сервис по организации текстовых заметок онлайн. Очень удобен для сбора предварительной информации по статьям, сбора идей, написания постов для соцсетей. Можно работать с телефона или с компьютера.

Удобно, когда все документы и файлы по работе хранятся в интернете. В этом помогают облачные хранилища: «Яндекс», Mail.ru, Dropbox и другие. Google Диск также является подобным хранилищем. Только нужно докупить достаточное количество места.

Через рабочую почту важно отправлять наиболее важные документы: договоры, акты приемки работ. Отправленное электронное письмо своего рода «подписывает» и дает согласие на выполнение действий. Рекомендуется важные действия между вами и сотрудниками/заказчиками фиксировать именно через e-mail.

Крайне нежелательно, чтобы удаленный сотрудник использовал свою личную почту для рабочих целей, так как при увольнении сотрудника вы потеряете важную часть переписки с вашими клиентами.

Командные чаты являются средством оперативной связи между сотрудниками. Важно выбрать определенный мессенджер, соцсеть или другой инструмент коммуникации. Примеры: Whatsapp, Telegram.

Преимущество Telegtam в создании и использовании секретных чатов. Вы выбираете наиболее удобный для вашего общения.

Для поддержания рабочего темпа, обсуждения текущих дел, контрольных точек желательно устраивать систематические созвоны всей команды или отдельных подразделений. Здесь выбирайте сервис для видеосвязи, где сотрудники могут видеть друг друга по видеосвязи, общаться голосом и записывать текущий созвон. Есть много бесплатных и платных сервисов. Рассмотрим популярные и эффективные.

Skype — бесплатный сервис, позволяющий устраивать аудио- и видеосозвоны для небольших групп. Для записи нужен отдельный сервис.

YouTube-трансляции позволяют создавать закрытые комнаты для общения групп. Здесь есть чат, можно расширить свой экран или другую программу с компьютера, можно записать разговор.

Proficonf — простой и удобный сервис для проведения внутренних созвонов и даже открытых вебинаров на большое количество людей: до 250 участников. Здесь доступ простой: вы высылаете участникам созвона ссылку для входа в виртуальную комнату. Из отзывов: это самое лучшее средство для онлайн-нетворкинга, создает эффект живого присутствия и при этом обладает собственным интеллектом для управления видео-потоком с максимальным качеством. Кроме того, он очень выгоден экономически: 12–25$ в месяц.

Zoom — зарубежный сервис для конференц-связи. Из недостатков: для открытия комнаты нужно скачивать и устанавливать на компьютер файл или приложение на телефоне.

Есть специальные сервисы, помогающие упростить и автоматизировать работу для команды. Они называются CRM (система управления взаимоотношений с клиентами) или системы управления проектами. В своей практике я использовала следующие инструменты:

Тrello — сервис, созданный на основе системы «канбан». Здесь удобно работать небольшими командами в рамках одного-двух проектов. Данный сервис рекомендую организаторам событий, фрилансерам, консультантам и прочему микробизнесу.

Asana — интуитивно понятный интерфейс, в котором проекты детализируются на задачи, подзадачи и метки. Это сервис с целой системой мелких инструментов, которые помогут заменить почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое. Есть мобильное приложение и интеграция со сторонними сервисами: Dropbox, Slack, Box, Google Drive и Hipchat. К конкретной задаче можно прикреплять документы и обсуждать детали в комментариях (чате) под задачей. Сервис существует только в англоязычной версии.

Wrike — это современный функциональный сервис организации работы. Пользователи продукта получают возможность планировать проекты, расставлять задачи по приоритетности и отслеживать их выполнение. Благодаря системе управления проектами сервис способствует повышению продуктивности предприятия и помогает расставить верные приоритеты. Огромным «плюсом» Wrike является то, что сотрудники компании получают возможность взаимодействовать друг с другом и совместно работать над проектом в спокойной и свободной обстановке. При этом каждый в любой момент может получить точную картину происходящего и оценить, как ведется работа над проектом. Преимущества — есть русскоязычная версия и бесплатная стоимость для команд менее 15 человек.

Битрикс24 — прекрасная CRM для удаленной команды. Особенно хороша для тех, кто ведет одновременно несколько проектов с разным составом команд и разной степенью доступа полномочий.

Gannt Pro — сервис, позволяющий создавать диаграммы Ганта. Подходит для управления проектами. Также в нем появилось сейчас дополнение в виде доски «канбан», что упростило работу и избавило от поиска дополнительного сервиса.

Canva — cервис для создания креативных и красивых постов, бланков, презентаций, буклетов без навыков программ графического дизайна. Здесь есть много различных шаблонов, шрифтов, подходящих фото. Можно создать командный аккаунт и хранить все наработки в нем.

Кроме популярного Skype для проведения интервью предлагаем попробовать формат видеоинтервью как первый из этапов отбора, используя сервис myinterview.com. Кандидат на вакансию отправляет вам видео, в котором приветствует вас и отвечает на ваши вопросы к вакансии. Преимущество такого видео-знакомства для рекрутера состоит в принятии быстрого решения о возможном приглашении кандидата на следующий этап собеседования. У сервиса нет русского адаптива, но интерфейс предельно простой. Пакет на 250 откликов и 5 вакансий стоит 19$ в месяц, в то время как русские аналоги стоят 160 тысяч рублей.

Таким образом, мы рассмотрели популярные инструменты ведения бизнеса удаленно, ежедневно доказывающие свою эффективность. Опыт большинства компаний, работающих исключительно на удаленке, показывает, что большинство сотрудников выбирают наиболее простые сервисы, использование которых уже знакомо или интуитивно понятно. Проблема индивидуального контроля рабочего времени решается фактически через мессенджеры, а постановка задач обозначается непосредственно в CRM или внутренних корпоративных программах или сервисах. Проверка рабочего тонуса команды осуществляется на утренних или дневных митингах по конференц-связи.

Опираясь на наш опыт удаленной работы, уверенно констатируем следующее: