Прислать статью

Как финансовой службе организовать управление договорной деятельностью

Поделиться
0
Вжизненном цикле любой организации более 80 процентов всех событий происходит посредством договоров. Очевидно, расходы на управление ими могут составлять существенную долю, и, что еще важнее, риски, которые несет компания из-за низкого качества этой работы, весьма высоки.

Одна из основных задач финансовой службы, а именно сокращение издержек без ущерба для эффективности, может быть решена комплексным путем посредством внедрения методологических решений по управлению договорной деятельностью с их последующей автоматизацией. Главная сложность здесь связана с тем, что в процесс работы с договорами вовлечены многие службы организации. Зато и эффект от успешного внедрения системы будет носить синергетический характер, поскольку решается целый ряд общеуправленческих задач:
  • стандартизация договоров за счет формирования их на основе шаблонов;
  • повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;
  • сокращение циклов рассмотрения и согласования договоров;
  • управление договором на протяжении его жизненного цикла.
При рассмотрении процесса управления договорами как методологического цикла можно провести прямую аналогию с управлением проектами по стадиям: планирование, исполнение, контроль, корректировка, управленческое воздействие.
Планирование. В общем случае планирование включает в себя четыре этапа:
  • определение потребности в заключении договора;
  • технико-экономическое обоснование сделки (договора);
  • выбор контрагента;
  • выбор схемы договора (с учетом юридических, финансовых и прочих рисков).
Поскольку планирование представляет собой стандартизированный процесс и выступает частью более глобального процесса сопровождения жизненного цикла договора, на первый план выходит интеграция всех элементов в единое информационное пространство. Ядром объединения выступает автоматизированная ERP-система управления ресурсами, составными частями которой могут быть системы бюджетирования, управленческого учета, документооборота, CRM и другие.
Каковы бы ни были особенности конкретного договора, важным является понимание того, что его «жизнь» в единой автоматизированной информационной среде организации должна начинаться с «нулевого» цикла – проектирования. Уже на этой стадии можно минимизировать риски потери и двойного ввода информации. Ну а подразделением, обеспечивающим процесс движения договора по циклу, выступает финансовая служба, на которую исторически ложатся функции учета, контроля и предоставления информации для анализа. Именно «Финансы» выступают центром, объединяющим порой разнонаправленные по «интересам» подразделения организации.
Специфическая же роль финансовой службы на начальном этапе подготовки проекта договора заключается в разработке его технико-экономического обоснования. В нем указываются: цель заключения сделки, обоснование ее целесообразности; предмет договора, его сумма и другие существенные условия; варианты модели финансовых потоков, включая планирование источников финансирования; способы контроля бюджетов и лимитов; смета расходов; оценка экономических и финансовых последствий, включая анализ рисков. Важность выбора наиболее эффективной модели финансовых потоков по договору может быть проиллюстрирована на примере из практики.

Пример


Производственная компания с высокой степенью сезонности продаж и значительной материалоемкостью продукции из года в год сталкивалась с проблемами финансирования производства в моменты «низкого сезона». При этом запасы на складе и финансовая «подушка безопасности», накапливаемые в виде резерва в пик продаж, как водится, быстро «проедались», и предприятию вновь и вновь дважды в год приходилось привлекать дорогостоящее внешнее финансирование. Анализ проблемы выявил несовпадение сезонных циклов продаж у холдинга и его основных поставщиков сырья, которые также испытывали финансовые трудности в определенные периоды года. Это подсказало ключ к решению. По условиям договоров предусматривалась стандартная отсрочка платежа за каждую поставку в течение всего года. Изменили модель финансовых потоков по договору – в зависимости от месяца поставки количество дней отсрочки платежа увеличивалось или уменьшалось по сравнению со стандартным. Тем самым решили проблему несовпадения бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).

Говоря о выборе модели финансовых потоков по договору, стоит отметить, что в данном случае происходит построение мостика между бюджетным планированием и фактом исполнения платежного календаря.

Пример


В крупной государственной энергетической компании в процессе бюджетного планирования разрабатывает и утверждает Годовую комплексную программу закупок (ГКПЗ). В рамках блока «Платежный календарь» осуществляется согласование и оплата заявок. А в блоке «Исполнение договоров» происходит автоматическое лимитирование договоров с учетом ГКПЗ и запускается процедура электронного согласования договора с определением лимитов для «Платежного календаря». Такая практика позволяет управлять расходной частью бюджета в динамике.

При согласовании договоров внутри компании соответствующие подразделения проверяют их на целесообразность, учитывают риски и т.д. А финансовая служба должна сверить финансовую модель по договору с утвержденными бюджетами расходов компании, чтобы размер взятых обязательств не превышал установленные в них лимиты. А с другой стороны, при проведении конкретных выплат в рамках платежного календаря идет сверка с утвержденным договором, по которому подана заявка. Она проверяется не только по соответствующему бюджету, но и по финансовой модели договора, что позволяет в момент платежа контролировать соблюдение не только БДДС, но и БДР.

Реализация. После планирования наступает стадия реализации договора, которая разделяется на два этапа. Первый – процедура заключения договора: разработка проекта, его предварительное согласование, затем подписание и регистрация, уведомление о старте работы по договору, определение процедуры пересмотра (корректировки) условий, согласование формата отчетности по процессу согласования.
Второй этап – непосредственные действия финансистов является функция контроля над исполнением договора, которая выступает следующей стадией процесса и условно разделяется на блоки:
  • контроль нефинансовых обязательств в той степени, в которой они влияют на финансовые (например, если неисполнение хозяйственных обязательств по договору приводит к штрафам, пеням и т.п.) и корректировка модели финансовых потоков в связи с изменением нефинансовых обязательств (например, изменение графика платежей по договору и т.п.);
  • контроль финансовых обязательств (точность исполнения оплат по договору по срокам и суммам, бюджетный контроль, пересмотр финансовой модели в случае изменения непосредственно условий договора).
Интегрированный в общую информационную систему и надлежаще организованный управленческий учет договоров должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения обязательств, принятия мер по их предотвращению и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов. Реализовать подобный учет на практике можно путем ведения аналитических отчетов по договору. В таких отчетах предусматриваются разделы, в которых указываются следующие данные (на примере договора поставки): реквизиты контрагента, номер и дата, спецификации, наряды, заказы, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции, факты отгрузок, оплат в сопоставлении с плановыми показателями и другая необходимая информация.

Отчетность по исполнению договоров может быть представлена в следующих аналитических разрезах: по тендерам (на основании каких критериев выбирался контрагент), по контрагентам (в разрезе дебиторской или кредиторской задолженности по каждому договору), по операционной, финансовой, инвестиционной деятельности и т.п.

Корректировка. Участие финансовой службы на этой стадии включает в себя постоянный мониторинг экономической целесообразности договора (в случае изменений существенных внешних условий, в частности финансового положения) и инициирование корректировок в части финансовых условий.

Управленческое воздействие. Наконец, на стадии принятия управленческого решения финансовая служба готовит финансово-экономическое обоснование возможных вариантов действий: закрытие договора, пролонгация без изменения или с изменением финансовых условий, запуск процесса согласования нового договора. На основе анализа, проведенного на стадиях контроля и корректировки, вносятся предложения по стандартизации процедуры движения договоров и совершенствованию шаблона.

Мнение эксперта: Олег Бейлезон — главный архитектор компании «Логика бизнеса 2.0»

Систему электронного документооборота (СЭД) можно считать эффективно работающей тогда, когда потребность в других системах для обеспечения хранения документов, автоматизации бизнес-процессов и обеспечения совместной работы не возникает. Исходя из этого, мы можем оценить эффективность, задавая себе следующие вопросы:
  • поступают ли жалобы на недостающий или некор- ректно работающий в системе функционал?;
  • существуют ли в организации «альтернативные» пути документооборота (не затрагивающие СЭД)?;
  • есть ли в регламенте документооборота «исключительные ситуации» (не закрытые функционалом СЭД), которые предписано разрешать вне системы?;
  • достаточно ли прозрачна для руководства деятельность сотрудников в рамках СЭД?;
  • насколько хорошо данная система интегрирована в ИТ-инфраструктуру компании?;
  • есть ли различные варианты доступа сотрудников в систему (толстый, тонкий, мобильный клиенты)?
Следует принимать во внимание также и вопросы безопасности, стоимости владения, готовности системы к изменениям и т.д.

Алексей Федосеев — директор группы компаний «Инталев», эксперт журнала "Финансовый директор"
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Бесплатная регистрация ИП/ООО: без уплаты госпошлины и визита в налоговую!
Оставить заявку на регистрацию бизнеса
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.