Как избавиться от бумажных чек-листов и сократить количество нарушений в ресторанах на 75%

Внутренние проверки — важный элемент системы контроля в ресторане, которые помогают сократить количество нарушений и повысить качество сервиса. Грамотно выстроенная система внутренних проверок помогает быстро выявлять нарушения, поддерживать высокие стандарты обслуживания, а еще избегать штрафов и внеплановых инспекций со стороны контролирующих органов.

В статье разберем, как выстроить эффективный контроль в заведениях общепита, поделимся полезными чек-листами для оценки работы заведений и расскажем, как в крупной сети ресторанов ПиццаФабрика сократили количество нарушений на 75% с помощью сервиса электронных чек-листов.

Что важно контролировать в заведениях общепита

Есть несколько ключевых направлений, которые обеспечивают качество, безопасность и комфорт для гостей в заведении:

1. Документы. Планы пожарной эвакуации, медкнижки сотрудников, журналы безопасности, документы в уголке потребителя — все должно быть в порядке.
2. Оборудование. Важно контролировать исправность кассовых аппаратов, чекового принтера, монитора с заказами для поваров и кухонного оборудования.
3. Знания и умения сотрудников. Например, официантов нужно периодически тестировать на знание меню, хостес — на понимание стандартов обслуживания, а поваров — на соблюдение норм СанПиНа и знание технологических карт.
4. Актуальность информации. Стоит иногда проверять информацию на тейбл-тентах и наклейках на столах, уточнять режим работы ресторана в гео-сервисах, контролировать актуальность промоакций и меню.
5. Качество уборки. Никому не понравится сидеть за неубранным столом или видеть грязные разводы на полу при входе.

Чтобы ничего не упустить, можно внедрить систему контроля. Часто для таких проверок используют бумажные чек-листы или таблицы в Excel, но это неудобно:

1. Невозможно быстро проанализировать данные. Особенно если заведений несколько.
2. Нельзя прикрепить фото и видео в моменте. А такие материалы часто решают спорные ситуации.
3. Непонятно, насколько честно сотрудники проводят проверки. Галочки поставили — и вроде как все в порядке. А жалобы от гостей могут продолжают поступать.
4. Нет единой системы. То есть представьте: сотрудники проводят проверки при помощи электронных таблиц, фотографии и видео хранят на дисках, а задачи назначают в мессенджерах. Получается путаница.

Частая практика в ресторанах — использовать электронные чек-листы для работы с проверками, задачами и нарушениями. Электронный чек-лист — это тот же бумажный чек-лист, только в цифровом виде. Он помогает избежать бумажной волокиты, упрощает проведение проверок и работу с нарушениями.

Как контролировать работу ресторана с помощью электронных чек-листов: рассказываем пошагово

Определите цели проверки

Четко сформулируйте, какие результаты и данные вы хотите получить по итогам проверки. Определите ответственных за заполнение чек-листов и интервал проведения проверок — ежедневный, еженедельный или другой.

Соберите информацию

Составьте черновик чек-листа: опишите рабочий процесс, который планируете контролировать, подробно, простым языком. Не используйте сложные формулировки, делите длинные предложения на несколько коротких. Главное правило: чек-лист должен быть удобен для сотрудников.

Добавляйте в чек-лист иллюстрации и примеры. Это могут быть фотографии чистого рабочего места, чтобы сотрудник понимал, как все должно выглядеть, или примеры фраз, которые можно использовать для решения конфликтных ситуаций с гостями. Подойдут любые элементы, которые помогут сделать чек-лист более понятным.

Составьте структуру чек-листа

Разделите чек-лист на категории, разделы и пункты, а затем проверьте его с точки зрения логики и последовательности.

Например, при оценке пункта «внешний вид сотрудника» двумя проверяющими есть вероятность получить разные результаты, ведь эта оценка слишком субъективна.

В данном случае правильным будет использование иерархической структуры, например, «раздел: внешний вид сотрудников, категория: корпоративная униформа, пункт: обувь чистая, закрытая». Так вы получите более объективные результаты.

Определите приоритеты

Не все пункты чек-листа одинаково важны для работы заведения — определяйте приоритеты и настраивайте вес каждого пункта в чек-листе.

Например, категория «Чистота зала» может иметь вес 20% от чек-листа, а «Соблюдение дресс-кода» — 10%. Такой подход поможет расставить приоритеты и выделить наиболее важные процессы.

Предусмотрите возможность добавлять вложения

В процессе проверки по чек-листу запрашивайте вложения: например, повар может приложить фото чистоты рабочего места, а официант — фото правильной сервировки стола. Так вы будете получать более достоверные данные.

Если речь идет о тайных гостях, они могут использовать аудиозаписи или заметки, чтобы фиксировать детали обслуживания и давать максимально объективную обратную связь.

Протестируйте чек-лист

Протестируйте чек-лист на практике и соберите обратную связь от проверяющих. Так вы выявите возможные недочеты и сможете внести корректировки.

Автоматизируйте процесс

Так вы сократите время на проведение проверок, обработку результатов, а еще обеспечите прозрачность контроля и точность оценки итогов аудита.

Выводите контроль качества на новый уровень с помощью CheckOffice: получайте не просто отметки «да/нет», а полную цифровую историю каждой проверки с доказательствами. Попробуйте сервис бесплатно в течение 10 дней.

Полезные чек-листы для контроля работы заведений

Чтобы регулярно контролировать работу заведения, можно использовать готовые чек-листы. В бесплатной библиотеке CheckOffice больше 100 стандартных шаблонов для сферы HoReCa. Выбирайте любые подходящие чек-листы — они удобны для ежедневного заполнения, помогут отслеживать нарушения и быстро их устранять.

Реальный кейс: как сеть ПиццаФабрика сократила количество нарушений на 75%

ПиццаФабрика — это федеральная сеть семейных ресторанов с доставкой. Сейчас сеть состоит из 53 заведений в 26 городах страны.

Раньше менеджер качества лично приезжал в заведения, проверял соблюдение стандартов, следил за работой сотрудников и заполнял бумажные чек-листы. Но с каждым годом заведений открывалось все больше, и контролировать рестораны таким способом становилось сложнее. Так приняли решение автоматизировать контроль. Сейчас CheckOffice — главный инструмент для проведения проверок, работы с задачами и нарушениями.

Аудиты в сети проводят в онлайн- и офлайн-форматах — это нужно, чтобы оценивать разные аспекты работы заведений. В процессе используют несколько инструментов для сбора данных: от камер видеонаблюдения до видеозаписей с телефонов сотрудников.

Онлайн-проверки

Онлайн-проверки проводят через телефоны сотрудников заведений. На предприятие направляется ссылка на подключение по видеосвязи. У работников есть 15 минут, чтобы присоединиться к звонку. Участвовать в проверке может любой сотрудник заведения, в зависимости от нагрузки. Отдел контроля качества по видеосвязи «проводит» работника по ресторану, говорит ему, куда подойти и что показать.

Так контролируют:

1. Сроки годности.
2. Входит ли конкретный ингредиент в перечень согласованной продукции — это нужно, чтобы вкус и качество блюд всегда соответствовали стандартам.
3. Качество заготовок, которые делаются вручную — например, теста.
4. Санитарные требования.
5. Состояние помещений — чистоту плитки, вытяжек и так далее.
6. Требования пожарной безопасности.
7. Исправность оборудования.
8. Наличие различных журналов, медицинских книжек и другой документации.
9. Чистоту в зале, состояние мебели и исправность техники.

Онлайн-проверка занимает от двух до трех часов. Перед формированием отчета сотрудники отслеживают дополнительные моменты по видеокамерам. Например, правильность маркировки — действительно ли полуфабрикаты готовились в указанное время.

Видеообзор

Работники заведений снимают на телефон видеообзоры и присылают их в отдел контроля. Менеджеры просматривают ролики и оценивают нужные параметры по чек-листу в CheckOffice. Так контролируют чистоту рабочих мест и сроки годности продуктов.

Видеоконтроль

Еще один инструмент контроля — проверки по видеокамерам, которые расположены во всех заведениях. Их проводят два раза в месяц. Отдел контроля качества подключается к видеокамерам ресторана и по чек-листу в CheckOffice оценивает технологические процессы и работу сотрудников.

Камеры видеонаблюдения помогают увидеть то, что нельзя отследить во время онлайн-проверки, например, технологию приготовления блюд. Сотрудники не знают, что в конкретный момент на них смотрят, поэтому работают в привычном формате. Если они допускают ошибки, отдел качества их фиксирует и помогает скорректировать.

Офлайн-проверки: личные визиты в заведения

Минимум раз в год менеджер контроля качества лично выезжает на предприятие, чтобы провести офлайн-проверку. В процессе менеджер общается с работниками заведения, лично проверяет полуфабрикаты, сроки годности, оценивает технологические процессы.

Чек-лист проверки работы ресторана ПиццаФабрика

В сети есть система 0–3–5, по которой оценивается большинство пунктов в чек-листах. То есть за определенное нарушение сразу снимаются баллы. Это может быть легкое нарушение — его оценивают в 3 балла, или весомое нарушение — его оценивают в 5 баллов.

Для успешного прохождения проверки нужно набрать минимум 93% от общего количества баллов в чек-листе.

Каких результатов удалось добиться благодаря CheckOffice: изменения в цифрах

• У отдела контроля качества появились четкие данные по количеству нарушений и динамике их устранения.

Сравнение результатов проверок в сети Пицца Фабрика за 2024 и 2025 год

• Увеличилось количество проверок. Раньше в сети проводили максимум 50 проверок в месяц, поэтому не было возможности увидеть полную картину работы заведений. Сейчас количество проверок увеличилось в среднем до 200–300 в месяц.
• Сократилось количество нарушений. Например, количество нарушений по технологиям приготовления сократилось на 75%.
• Появилась возможность проводить проверки в разных форматах. Для большинства из них сотрудникам отдела контроля не нужно выезжать на предприятия лично — это сильно экономит время.
• Увеличилась скорость проведения проверок. Для заполнения бумажных чек-листов требовалось гораздо больше времени, предприятия могли ждать результатов аудита до трех дней. Сейчас этот процесс стал быстрее в разы — среднее время проведения проверки сократилось на 49%.
• Появилась возможность прикреплять фото и видео, сканы документов к проверкам и задачам. Все данные хранятся в одном месте — это удобно как для отдела контроля качества, так и для заведений. В спорных случаях предприятия могут привести какие-то свои аргументы, прикрепить вырезки с видеокамер, фотографии. Так появляется возможность вести диалог.

Сделайте проверки в вашем заведении проще и эффективнее. В CheckOffice все инструменты для организации контроля собраны в одном месте: от проведения проверок до устранения нарушений. Попробуйте CheckOffice бесплатно в течение 10 дней.