Скопировать ссылку
Какие бывают ресурсы и как их планировать
Ресурсы проекта — это все то, что необходимо для выполнения работ и достижения всех намеченных целей.
Типы ресурсов и что нужно учитывать при планировании:
- Трудовые ресурсы. Здесь важно не просто «посчитать людей», а видеть их реальную доступность: кто сейчас занят на проекте, кто занимается операционными задачами, какие компетенции есть в команде, когда запланированы отпуска и регулярные встречи. Так вы сможете избавиться от иллюзии «свободных рук», которых на самом деле нет.
- Материальные ресурсы. Закупки и поставки всегда живут своей жизнью, поэтому нужно заранее учитывать сроки, логистику, хранение и монтаж. Контроль лучше вести через метрики освоенного объема (EVM): так видно, где материалы расходуются по плану, а где начинаются расхождения со сценарием.
- Производственные ресурсы. Оборудование и инфраструктура — тоже часть проекта: нужно учесть, есть ли доступ к нужным мощностям, как они распределены по сменам, когда запланированы обслуживания и ремонты. Часто именно тут всплывают узкие места.
- Финансовые ресурсы. Бюджет — это не просто цифры на старте проекта. Необходимо прогнозировать расчеты, следить за возможными разрывами и оперативно вносить изменения. Не забудьте про связку с ходом работ и этапами финансирования, иначе план может превратиться в «тыкву».
6 преимуществ грамотного управления ресурсами на проекте
В компаниях, где нет выстроенного ресурсного управления, повышаются риски не выполнить работы в срок, неправильно распределить загрузку и ошибиться с бюджетом. Результат вам не понравится: люди выгорают, теряются деньги и доверие заказчиков.
Бизнес, который правильно планирует ресурсы, всегда в плюсе. Компании:
- Сокращают ненужные расходы благодаря тщательному и грамотному управлению штатом и техникой.
- Оптимально используют навыки и опыт сотрудников.
- Соблюдают дедлайн проекта за счет структурированного плана и прогнозирования рисков.
- Повышают производительность команды: каждый занят своим делом, мотивирован быстрее и качественнее завершить свой пул задач.
- Качественнее используют людей и технику в будущих проектах благодаря план-фактному анализу и утилизации ресурсов.
- Эффективнее и оперативнее принимают управленческие решения: когда есть четкий план, понятны требования и ограничения проекта.
Казалось бы, в теории все понятно — бери и планируй. Но суровая реальность диктует свои условия: люди распыляются на операционку, техника требует ремонта, цены меняются. Что делать? Переводить управление ресурсами проекта в цифровой контур.
Кому нужен переход на цифровую сторону
Всем, кто хочет быть на коне в мире проектного управления. Если говорить серьезно, то о необходимости трансформации «кричат»:
- Инфраструктурные и строительные проекты. Нужно верно просчитать трудозатраты, понять, когда свободны подрядчики, не прогадать с объемами материалов.
- Программы развития, или мультипроекты. Любой ресурс ограничен, поэтому важно правильно распределить людей, финансы и технику между проектами.
- Научно-исследовательские проекты. Как правило, на такие работы требуются информационные ресурсы и специалисты с узкой квалификацией.
- ИТ-проекты. Необходимо быстро реагировать на изменения и следовать четкому плану, управлять большими командами и сохранять гибкость.
- Государственные проекты. Здесь на первый план выходят строгие сроки и бюджеты. Не забываем про отчетность.
Если вы реализуете простые типовые проекты, то можно обойтись Excel-таблицами или таск-менеджерами.
Планирование ресурсов проекта: 6 популярных подходов
Метод «сверху вниз»
Название говорит само за себя. Сперва планируются сроки и вехи проекта, затем на каждый этап назначаются ресурсы. Подойдет для уже налаженных процессов, когда есть типовые шаблоны. Из минусов: можно ошибиться с реальной доступностью и загрузкой участников.
Метод «снизу вверх»
Здесь планируют от доступного времени и навыков команды. Сначала смотрят на ресурсы, а потом определяют сроки. Этот подход более точный, но требует прозрачной картины по загрузке и полного контроля.
Метод критической цепи
На старте проекта определяются стратегические буферы. Это запасы времени или ресурсов для перестраховки. Руководитель следит, как тратятся буферы: если слишком быстро, то нужно корректировать план.
Итеративный метод, или Rolling Wave Planning (планирование ресурсов проекта по «набегающей волне»)
В чем суть: на проект назначаются ресурсные группы (например, «проектировщики», «аналитики», «маркетологи»). Ближе к началу этапа эти группы замещают конкретными исполнителями и прописывают точные трудозатраты.
Agile-метод, или Стаффинг на спринт
Метод, который подходит для гибких проектов. Здесь ресурсы уже закреплены за командой, которую назначают на этап проекта. Основная метрика — количество задач, которые участники выполняют за спринт (короткий временной интервал).
Гибридные подходы
Оптимальный вариант для любой компании. Здесь классическое планирование ресурсов проекта сочетается с гибкостью — например, когда команда программистов работает по Agile, а маркетологи приступают к задачам по графику.
Как организовать управление ресурсами проекта в Directum Projects
Подкрепим теорию практикой? Покажу на примере системы Directum Projects. Выстроить планирование ресурсов проекта здесь можно по-разному: использовать разные подходы или сочетать их на одном проекте. Теперь подробнее.
Все активы компании содержатся в специальном реестре. Есть:
- сотрудники, куда входят специалисты компании: система самостоятельно рассчитывает свободное время сотрудников по графику занятости, тарифам оплаты труда, уровню квалификации, отпусков и участия в других проектах;
- производственные ресурсы — техника, материалы и оборудование. Цена задается вручную;
- типовые ресурсы — шаблонные роли. Назначаются на старте, когда неизвестны непосредственные исполнители. Такой тип ресурсов хорошо подходит для планирования по «набегающей волне»;
- команды — ресурс, который объединяет сотрудников в группы. Руководитель может указать общий объем работы за спринт, учесть праздничные дни и отсутствия, а также параллельные работы участников. Как правило, используется при Agile-планировании.
Чтобы руководитель проекта правильно смог подобрать исполнителей, для каждого ресурса устанавливается ставка и прописывается набор компетенций.
Выбрать и назначить ресурсы можно из плана проекта: видна вся картина о доступной трудоемкости и расценках. В сетке ресурсного распределения по времени руководитель отслеживает, возникают ли конфликты при сдвиге работ.
Управлять финансовыми ресурсами можно через денежные операции, которые привязываются к этапам или вехам проекта. Когда меняются сроки работ, система автоматически переносит запланированные финансы. Бюджет тесно связан с ходом проекта, благодаря чему руководитель получает полное представление по всем работам.
Важно не только спланировать ресурсы, но и правильно зафиксировать факт трудоемкости, потраченный на проект. Сотрудники пользуются табелем рабочего времени, где проставляют все потраченные часы на этап или задачу. Отметки может согласовывать руководитель, если это необходимо. План-фактный анализ поможет оценить, по каким задачам возникли проблемы и что стало причиной затруднений.
Отчеты по ресурсам в Directum Projects можно собрать в разных разрезах: по загрузке участников, по финансам и по проведенным работам. Это помогает проанализировать результаты и понять фактическую трудоемкость ресурсов, что пригодится при планировании следующих проектов.
Что еще?
Управление ресурсами проекта — это всегда про взаимодействие и совместную работу. Поэтому важно:
- Организовать четкую коммуникацию. Постоянно взаимодействуйте с командами, поддерживайте открытое общение между участниками и заказчиками. Так каждый будет правильно понимать свои роли и обязанности, а специалисты смогут делиться друг с другом опытом и наработками.
- Ставить реалистичные сроки. Всегда могут возникнуть форс-мажоры, ваша задача — запланировать время с запасом.
- Знать навыки своей команды. Так вы будете понимать, кто из сотрудников лучше справится с той или иной задачей.
- Регулярно пересматривать план и контролировать работы. Вы всегда будете знать о доступности ресурсов, сможете актуализировать график работ, оперативно информировать участников о корректировках на проекте.
- Привлекать к планированию всех заинтересованных сотрудников. Подключайте ключевых специалистов и стейкхолдеров. Так вы сможете понять, у кого что «болит», и принять превентивные меры.
- Собирать отчеты и анализировать данные в разных разрезах. Детальный анализ поможет понять, где возникают проблемы и как их можно решить.
Помните, что управлять ресурсами — это не только про грамотное распределение трудоемкости. Это про стратегическое преимущество вашей компании. А какие инструменты для ресурсного планирования используете вы?
