Отправить статью или инфоповод

Как обработать вдвое возросший объем заказов на 30% быстрее без расширения штата в условиях пандемии — опыт «Фарм-Инвест»

Как обработать вдвое возросший объем заказов на 30% быстрее без расширения штата в условиях пандемии — опыт «Фарм-Инвест»
© Alex Knight

Устаревшая информационная система внутри компании может тормозить работу всех отделов и негативно сказываться на финансовом потоке. Руководитель проектов внедрения компании «Максофт Оптима» Илья Федорчак рассказал о примере ускорения процессов за счет внедрения новой системы.

Руководитель проектов внедрения компании «Максофт Оптима»

«Фарм-Инвест» является одним из крупнейших поставщиков медицинской техники, лабораторного оборудования, медицинского автотранспорта и расходных материалов на территории России и СНГ с 1993 года. За это время у компании сложились прочные деловые связи более чем с 200 отечественными и зарубежными производителями. В каталоге компании представлено более 650 позиций, и эта цифра постоянно увеличивается.

В марте 2020, в разгар пандемии COVID-19, спрос на медицинское оборудование увеличился вдвое, и обработать такой поток заказов в прежней системе компания была бы не в состоянии. Внедрение новой системы на базе «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Документооборот 8» позволило компании не только обработать каждый входящий запрос без увеличения штата, но и сделать это на 30% быстрее.

С чего все началось

Ранее информационная система компании представляла собой набор разрозненных, не связанных между собой программных продуктов, разработанных на разных версиях платформы «1С:Предприятие». Отсутствие единого информационного пространства не позволяло прослеживать всю цепочку взаимодействий по сделкам — в прежней системе регистрировались только конечные договоренности. Плановая маржинальность сделки при участии в тендерных торгах не всегда рассчитывалась верно, невозможно было отследить статус заявки в режиме живого времени, что приводило к большим временным затратам на сбор всей информации по сделке. Передача документов осуществлялась на бумажных носителях, либо через электронную почту, что в некоторых случаях приводило к потере данных.

Компании требовалась новая информационная система, которая позволила бы уйти от «бумажного офиса», ускорить обработку входящих заказов без увеличения штата, контролировать работу отдела продаж на всех этапах взаимодействия с заказчиком и анализировать реальные финансовые результаты сделок, чтобы усилить контроль за рентабельностью, оптимизировать затраты, увеличить прибыль компании и повысить прозрачность всех процессов. Также было необходимо настроить интеграцию с сайтом для развития канала онлайн-продаж — в прежней системе это было невозможно.

Изначально для управления взаимоотношениями с клиентами предполагалось использовать облачную CRM, но при таком подходе не удалось бы выстроить целостную систему. После проведения предпроектного обследования специалисты компании «Максофт Оптима» предложили перейти с устаревшей программы для оперативного учета на систему «1С:Управление торговлей 8». Для оперативной передачи данных между отделами и контроля сроков согласования документов было предложено дополнительно внедрить подсистему «1С: Документооборот 8».

Большинство работ осуществлялось удаленно. За 6 месяцев работы было автоматизировано 35 рабочих мест.

Что дала автоматизация

На 30% ускорился просчет сделок

  • Сделки формируются автоматически из входящих писем, руководителю отдела продаж остается только назначить ответственного менеджера.
  • Автоматизация рабочих мест менеджеров позволяет сотрудникам обрабатывать большее количество заявок в единицу времени. Благодаря этому механизму отпадает необходимость нанимать новых сотрудников.
  • Сопутствующие расходы теперь распределяются автоматически по всем позициям после указания общей суммы расходов на специальной вкладке.
  • Заявка на транспортные расходы формируется автоматически на основании заказа клиенту и передается от отдела продаж в отдел логистики через ЭДО. Раньше данный процесс осуществлялся через электронную почту, занимал много времени и был сопряжен с риском «потерять» заявку.
  • Значительно ускорен расчет плановой маржинальности сделки. Статус заявки на тендерные торги изменяется в режиме живого времени: как только один ответственный завершает работы по сделке, она переходит к следующему исполнителю, пока все подсчеты не будут завершены.

На 15% увеличились продажи


Система интегрирована с IP-телефонией и электронной почтой. Все действия менеджеров, начиная с создания заявки и заканчивая закрытием сделки, регистрируются в системе и доступны для анализа руководителем отдела. «Отказные» сделки должны иметь обоснование подобного статуса. Если менеджер не указывает причины отказа, РОП анализирует действия сотрудника и может вернуть сделку в работу при отсутствии обоснования. Данный механизм позволяет возвращать до 5 «отказных» сделок в месяц в работу и впоследствии «выигрывать» их.

Сертификаты на медицинское оборудование вовремя обновляются


Сертификаты соответствия и регистрационные удостоверения на медицинское оборудование всегда в актуальном состоянии, что важно при участии в тендерах с госзаказчиками.

Создан отчет, который позволяет видеть все сертификаты с истекающим сроком годности. Ранее проверка актуальности документов осуществлялась вручную. Система позволяет хранить необходимые документы в привязке к конкретной позиции номенклатуры.

Оптимизированы товарные запасы

Появилась возможность вносить потребность на товары от покупателей и на этом основании формировать план закупок на месяц.

Таким образом, необходимый товар всегда есть в наличии на складе, что гарантирует своевременную его поставку заказчику.

Менеджеры могут видеть подтвержденные поставщиком позиции в заявках и переносить неподтвержденные позиции в заявки на будущие периоды. Все ссылки на созданные задания на поставку в плане закупок хранятся в системе и видны руководителю отдела продаж.

Упростилась работа сотрудников


Электронный документооборот позволяет сотрудникам оперативно обмениваться информацией, исключить потерю документов и гарантирует полную прозрачность всех процессов согласования.
* * *

Заместитель генерального директора «Фарм-Инвест» Ксения Рахлевская отмечает: «Организация работы в единой информационной системе на платформе «1С:Предприятие» позволила нам уменьшить количество потерянных сделок, на 30% ускорить их обработку за счет автоматической передачи информации от одного исполнителя к другому, устранить риски, связанные с некорректностью нормативной документации, и оперативно анализировать реальные финансовые результаты сделок».


Компания «Максофт Оптима» более 13 лет оказывает услуги по внедрению и сопровождению программных продуктов 1С, а также предоставляет сертифицированных разработчиков 1С на аутсорсинг для решения задач заказчика. За плечами компании более 150 успешно завершенных проектов.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: