Как организовать ивенты в нескольких городах и не потерять эффективность

Сегодня бренды все чаще выходят в регионы, потому что в столице стало слишком тесно с точки зрения внимания: аудитория перегружена коммуникациями, а конкуренция за контакт с клиентом и партнерами достигает пика.

Регионы в этом контексте становятся пространством для более точного и осмысленного взаимодействия. Здесь активен локальный бизнес, развивается инфраструктура, а живые события по-прежнему воспринимаются как значимый контакт, а не как фоновый шум.

Именно поэтому все большую популярность приобретает формат роуд-шоу — серии мероприятий в разных городах, объединенных единой идеей и задачами. Для бизнеса это возможность выстроить системную коммуникацию с партнерами и клиентами сразу в нескольких регионах, не ограничиваясь одной точкой присутствия.

Такой формат — один из самых сложных с точки зрения управления. Мы выделили четыре принципа, которые позволяют сохранять качество, контроль и смысл при работе с серией событий по всей стране.

Гибкая концепция

Ивент — инструмент коммуникации. Поэтому в федеральных проектах ключевым становится не масштаб, а идея, которая считывается одинаково в разных городах.

Работая с форматом роуд-шоу, мы всегда начинаем с концепции, способной жить в разных условиях. В одном из проектов это был музыкальный бизнес-перформанс «Симфония бизнеса». Метафора дирижера и оркестра позволяла говорить о лидерстве, управлении и командной работе — темах, понятных любой деловой аудитории, независимо от города.

А реализация планировалась не только с оркестром, но и с другими музыкальными коллективами. За счет этого концепция оставалась узнаваемой, даже когда формат мероприятия менялся: от камерных площадок до больших залов.

Фиксируем: при планировании роуд-шоу задавайте вопрос концепции «От каких ключевых элементов зависит ее реализация?». И если она сильно зависит от артистов и площадки, то нужно корректировать.

Предпродакшн экономит ресурсы

В роуд-шоу предпродакшн особенно определяет большую часть результата и бюджета. Чем лучше выстроена подготовка, тем меньше рисков, дополнительных затрат и экстренных решений «на месте».

На этом этапе важно:

• искать более универсальные площадки для создания одинаковой инфраструктуры ивента;
• учитывать локальный контекст подрядчиков и делать тестовые задания для понимания уровня специалистов;
• разработать логистику команды и всего продакшена так, чтобы оставался запас времени в 1–2 дня.

Один сценарий — разная реализация

Частая ошибка в федеральных проектах — попытка буквально повторить одно и то же событие в каждом городе. На практике это приводит либо к потере качества, либо к неоправданным затратам.

Эффективнее работает сценарий, выстроенный как конструктор: использовать единый драматургический каркас, который адаптируется под возможности региона.

Возьмем наш проект: в Новосибирске сцена позволяла использовать более мощный звук, поэтому тут работали с оркестром в концепции «Симфония бизнеса». А в Самаре мероприятие проходило в пабе, и здесь органично соединялись джаз-бэнд, диалоги актеров за баром и камерная подача блюд.

Всех своих берем с собой

Чтобы сохранить единый подход и эффективность каждого мероприятия, мы собрали одну команду, которая работала на всем протяжении роуд-шоу:

• 1 руководитель проекта;
• 3 продюсера, которые распределили города между собой;
• 1 креативный директор;
• 2 дизайнера;
• 1 режиссер-постановщик;
• 3 актера.

А остальные члены команды присоединялись в конкретных городах: музыканты, технические специалисты, администраторы и так далее.

Для бизнеса роуд-шоу — это способ выстроить системный диалог с аудиторией из разных городов, донести стратегические сообщения без искажения и усилить присутствие бренда в новых локациях.

И в Imagine Group мы создаем подобные события как управляемую систему, а не как разрозненные ивенты. Подробнее о нашем опыте и формате работы можно узнать на сайте.