Закрыть
Закрыть
Как это работает?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Как это работает?
Как это работает?
Прислать статью

Как писать важные письма по ГОСТу

Поделиться
0
Как писать важные письма по ГОСТу
Руководитель компании «Центр Бизнес Решений»
Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.
Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут


Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: mail@vasilek.ru; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08

Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.


Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст


Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:
  1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
  2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
  3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
  4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
  5. Почему вы это делаете?
  6. Какой результат вы хотите получить?
  7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

4. Заключение


В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков


Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор
ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или... (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1

к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08 


6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.


Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Руководитель компании «Центр Бизнес Решений»
Полное бухгалтерское обслуживание для ИП и ООО
Попробовать бесплатно
Полезные статьи
к вам на почту
Подпишитесь на рассылку
Подписаться!
16 комментариев
Русаков Борис
25 апреля в 22:05
Текст статьи не соответствует указанным в статье требованиям. Там где КОМУ, написано с интервалом аж в 2, 5 размера. При указании фамилии буквы пишутся заглавными, например, А.И. ИВАНОВУ и выделяются жирным текстом. А обращение обычно пишут простым (без жирного).
В статье совсем не показаны красные строки (отступ должен быть 5 знаков, если шрифт 14 кеглем). Важно помнить, что должность "писателя" в конце письма начинается с рабочей строки, т.е. без отступа, а интервал при этом от последней строки текста должен быть 2 строки.
0
0
Ответить
Борис, вот такие мы безбашенные анархисты.
Даже самим страшно!
0
0
Ответить
Борис, да, я с вами согласен, что форматирование статьи на портале не позволяет сделать текст соответствующий требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Не получается выравнивание по правому краю флажком. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и
правого полей документа). А на портале принято использовать выравнивание по левому краю, и свой межстрочных интервал.

И даже для этой статьи не было сделано исключение, и это право редакции.

В тексте все описано так как надо делать, прочитайте его внимательно, и сделайте.

И большая просьба, если мы говорим о ГОСТ Р 7.0.97-2016, то давайте ему соответствовать, а не выдумать свой, например, как фамилия ЗАГЛАВНЫМИ, и отступ в 5 знаков.


Читайте документы в подлиннике, ссылка на ГОСТР: http://files.stroyinf.ru/Data/636/63653.pdf
0
0
Ответить
Белка Татьяна
26 апреля в 05:47
Полезная статья, важно и комментарии прочитать и сделать полезные выводы также. Спасибо
0
0
Ответить
Панов Сергей
26 апреля в 07:03
Опять Вы с большой буквы:)?! Нет уж парни! Только изжили эту гадость. С заглавной - только титулованным особам. Хватит сословного языка в эпоху технологической трансформации, "когда спутники бороздят..."! Вопрос, а как пишет письма администрация Президента РФ? Неужели "Вы"?
0
0
Ответить
Сергей, я так же как и вы за демократический подход в написании деловых писем. И если вы пишете своему партнеру по бизнесу, то писать Вы, с заглавной буквы совсем не обязательно. И более того в ГОСТе такого указания нет. Это общепринятый этикет.

Да и для партнера по бизнесу не столь важно, соответствует ваше письмо ГОСТу.

Эта статья для тех, кому есть необходимость переписываться с высокопоставленными чиновниками. И чем больше ваше письмо будет соответствовать требованиям ГОСТа, тем понятней оно будет для чиновника, а значит и выше ваша возможность на получение положительного решения. Для чего-то вы же пишите ему?

А будете использовать при этом ГОСТ или нет зависит только от вас.
0
0
Ответить
Богоманшин Игорь
26 апреля в 13:16
ГОСТ Р 7.0.97-2016 еще не действует.
0
0
Ответить
Игорь, как это ГОСТ принятый к исполнению в 2016 году не действует в 2018 году? Расскажите, пожалуйста! Может вы что-то секретное знаете?
Вот еще одна ссылка на ГОСТ: http://www.rags.ru/gosts/gost/63653
0
0
Ответить
Валерий, я актуальность ГОСТов и дату введения в силу привык проверять тут http://docs.cntd.ru/document/1200142871 а у них указанно, что документ вступает в силу с 1 июля 2018 года.
Если есть другие, более авторитетные источники, чем ваш и мой, готов привести вам свои извинения. Опечатки могут быть в любом месте. Сейчас попробую сам проверить.
0
0
Ответить
Игорь, в документе по вашей ссылке указано: Дата введения 2017-07-01.

В предыдущей моей ссылке указано:
ГОСТ Р 7.0.97-2016
Статус: принят
Тип: ГОСТ Р
Название русское: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
Дата актуализации текста: 01.02.2017
Дата актуализации описания: 01.01.2018
Дата издания: 01.02.2017
Дата введения в действие: 01.07.2017
Дата последнего изменения: 21.12.2017

Более чем достаточно!
0
0
Ответить
Валерий, а вот тут основание для переноса введения http://nd.gostinfo.ru/document/6360098.aspx
0
0
Ответить
Валерий, нашел, вот тут можете проверить. http://nd.gostinfo.ru/document/6263042.aspx
0
0
Ответить
Меркулов Валерий
26 апреля в 14:24
Да, там указано:
Приказом от 25.05.2017 № 435-ст дата введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 перенесена с 01.07.2017 на 01.07.2018

Тут правы вы, Игорь! Снимаю шляпу! Признаю, был не прав, не залезал так глубоко в "кухню" ГОСТ Р 7.0.97-2016

В опубликованных даже на сайте РАГС - РОССИЙСКИЙ АРХИВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ, эти изменения не указаны. Как не указаны и на самом Документе, там стоит дата 01.07.2017

Осталось 2 месяца, так что статья написана вовремя - готовьтесь!

Мы не чиновники, и поэтому нам нужно использовать ГОСТ, чтобы сойти за "своих", чтобы письмо не "резало" взгляд чиновника. Ради этого. Кроме оформления важно само содержания письма.
0
0
Ответить
Валерий, в поддержку идей, высказанных Вами в статье, могу дополнить, как человек, много работающий с документацией. Стиль оформления документации работает как система "свой-чужой" в авиации. Для ускорения принятия решения лучше быть "своим", обращаясь к бюрократической машине.
+1
0
Ответить
Игорь, да, для этого ГОСТ и нужно использовать предпринимателям!
0
0
Ответить
Блужинская Юлия
06 августа в 04:47
Комментарии - бомба! За статью, спасибо)
Комментарии из серии "Чья линейка длиннее"
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Обсуждения
Комментарии Публикации
Захаров Ярослав Владимирович
Психология менеджмента at Grenoble Ecole de Management
Можно ли что-то продавать, что продать невозможно?
«Он смирял тебя, томил тебя голодом и питал тебя манною, которой не [...]
Сизов Андрей Игоревич
Президент компании «Время не ждет»
Почему должностные инструкции не работают?
Зачастую в компаниях расписаны должностные инструкции (далее ДИ), но [...]
Бокарева Вера
Бизнес-тренер и консультант по продажам и маркетингу
Пора учиться продавать без скидок, листовок и карт лояльности
Какие методы в B2B маркетинге не принесут хорошего результата? На что [...]
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)