Как правильно подготовить доклад и с успехом выступить на презентации

Любой руководитель должен обладать навыками убеждения и уметь мотивировать людей к выполнению поставленных задач...

Первое, что необходимо сделать – сформулировать цель вашего выступления. Продумать и чётко уяснить, какой результат вы хотите получить.

Для этого хорошо бы ответить на следующие вопросы.

* Кто будет вас слушать, какие убеждения и интересы у этих людей, и чем они схожи и различны между собой?

* Что вы хотите донести до аудитории? Если ответить на этот вопрос сложно, попробуйте представить, что есть критерием успеха данного выступления. Как вы убедитесь, что были услышаны? Что люди должны уяснить из вашего выступления?

* Каким образом лучше всего донести информацию и свои соображения до слушателей? Какие речевые приемы и набор мимики и жестов целесообразно применить?

Продумайте также целесообразность применения визуальных материалов.

При подготовке материалов для доклада необходимо учитывать, сколько времени у вас будет для выступления. Желательно отрепетировать выступление и проконтролировать, уложились ли вы в отведенное время.

Место и окружение также играют определённую роль. Если есть возможность, рассмотрите заранее помещение, оцените его размеры, мебель, условия размещения необходимой аппаратуры и оборудования.
Ещё один важный вопрос – мотивация слушателей. Вы должны знать, что текст выступления интересен аудитории, и понимать, почему.

Когда эта работа будет проделана, проще будет разработать структуру самого выступления.

Чтобы построить структуру доклада, разбейте время, отведенное для него, на фрагменты, каждый из которых должен решать определённую задачу.

Тщательно распишите все фрагменты, и обозначьте для себя задачи каждого и конкретные действия с ними связанные.
К примеру, во вступительной части есть смысл озвучить, о чём пойдёт речь и почему это сейчас важно. Каких результатов вы хотите достичь.

Следующие фрагменты постройте соответственно пунктам, составляющим основную часть выступления.

Завершающий фрагмент должен содержать выводы из сказанного и ответы на вопросы аудитории.

При подготовке текстов для выступления желательно использовать простую речь без сложных синтаксических конструкций, тогда информация будет лучше восприниматься аудиторией.

Визуальные материалы также должны быть тщательно подготовлены и быть понятными.

Каждый из слайдов должен включать одну диаграмму или соответствовать одной мысли. Размер диаграммы должна позволять увидеть ее с последних рядов зала. Учтите, что текст, длиннее шести строчек воспринимается с большим трудом. Многие люди оценивают качество выступления не только по содержанию текста, но и по качеству наглядного материала.

Продуманные заранее движения, мимика и жесты также могут быть полезны при контакте с аудиторией.

Чтобы непринуждённо использовать жесты в ходе выступления, нужно практиковаться перед зеркалом, чтобы увидеть себя со стороны. С помощью гармоничных и естественных жестов можно подчеркнуть ключевые моменты выступления. Различные жесты нужно чередовать, и не копировать узнаваемые движения известных людей.

Есть одна хитрость, которую стоит применить для того, чтобы наладить визуальный контакт с аудиторией.

В самом начале выступления, еще до того как вы начнёте говорить, несколько мгновений молча смотреть на аудиторию. Это поможет вам удерживать внимание слушателей на протяжении всего выступления.

Начать выступление лучше с того, что сразу привлечёт внимание аудитории, а затем перейти к основной теме.

В процессе доклада хорошо использовать все возможности своего голоса. Можно замедлять и ускорять темп речи. Для усиления впечатления от сказанного можно сначала сделать паузу.

В процессе доклада важно двигаться по комнате, а не стоять на одном месте. Если вы что-то показываете – шаг назад и шаг вперёд, если хотите услышать вопросы из зала.

Жесты не будут бросаться в глаза, если использовать их в меру. Этим достигается желаемый контакт со слушателями. То же можно отнести и к мимике, не стоит на протяжении всего выступления быть натянуто – серьёзным.

Во время доклада нужно стараться соблюдать спланированный порядок выступления. Для этого можно заранее подготовить карточки с записями основных мыслей, цифр, определений.

После каждой части выступления, переходя к следующей, подводите промежуточные итоги. Это позволит лучше запомнить основные моменты и не потерять целостность повествования. Хорошо использовать схему: «теперь, поговорив об основных особенностях, перейдём к структуре».
Какова бы ни была тема доклада, хорошо включать в него примеры из личного опыта, даже если это техническая презентация.

Если вы принесёте с собой распечатку текста и будете периодически в нее заглядывать, то вы рискуете потерять внимание и интерес зала.
Для подстраховки можно подготовить тезисные заметки, которые будут включать память на следующую часть речи.

Профессиональные спикеры широко используют в своём арсенале хитростей, так называемый, «вау»- фактор. Это может быть слайд, история или факт, который приведёт зал в состояние изумления и поможет понять сказанное прежде.

«Вау» - фактор полезен тем, что придаёт докладчику уверенности.
Даже если ваш доклад имеет массу технических деталей, никогда не будет лишним повод улыбнуться. Это может быть смешная картинка или карикатура, подходящая по смыслу к теме.

Удачная шутка помогает залу почувствовать симпатию к оратору и с вниманием выслушать очередную серьёзную мысль.

Однако с дозированием шуток нужно быть осторожным. С приобретением опыта, вы будете чувствовать приемлемую дозу юмора.

Известно, что лучше всего запоминается людьми то, что говорится в самом конце. Заканчивая доклад, подтожьте сказанное, напомните основные тезисы.

Если слушатели после окончания мероприятия задумались о полученной информации, считайте свою задачу - максимум выполненной.