Как руководителю самостоятельно оценить подчиненных

С егодня хотелось бы поделиться инструментом, которым пользуюсь сама, как управленец, и который используют мои клиенты, участники тренингов, руководители разного уровня из различных сфер и бизнесов.

Этот инструмент я назвала «блиц-оценка подчиненных». Не претендую на авторство, скорее на качественную компоновку и адаптацию. В основе блиц-оценки лежит «система бытия Сократа» и многолетний опыт управления персоналом.

Блиц-оценка необходима руководителю для мониторинга результативности работы каждого сотрудника, своевременного исправления ошибок и поощрения необходимых действий. Что в свою очередь ведет к повышению эффективности отдельно взятого сотрудника, всей команды и компании.

Итак, блиц-оценка — это оперативная, периодичная и комплексная оценка подчиненных силами руководителя.

«Блиц»… — очень быстрый, проводимый за короткое время.

Под определением «оперативная» я подразумеваю оценку, не требующую длительной, многодневной подготовки, а продолжительность каждой сессии оценки для одного сотрудника — не более 40 минут. Возможно, первые несколько раз, используя блиц-оценку, вам необходимо будет инвестировать в подготовку час-полтора времени, при этом ваши инвестиции окупятся достаточно быстрым ростом эффективности ваших сотрудников.

Блиц-оценка — это оперативная, периодичная и комплексная оценка подчиненных силами руководителя

Периодичность блиц-оценки может быть разной: еженедельной, ежемесячной или ежеквартальной. Я рекомендую проводить блиц-оценку раз в месяц, а именно в конце месяца. Месяц — как раз тот период, за который есть что оценить, на что обратить внимание, существует возможность посчитать определенные показатели и вместе с тем невысока вероятность что-либо забыть, да и не накапливается большой массив данных. Проведение оценки в конце месяца позволяет нам скорректировать планы действий и развития сотрудника на следующий месяц.

Важно!

Использование блиц-оценки как инструмента имеет смысл только при регулярном применении, как, впрочем, и всех управленческих процессов и инструментов, будь то планирование, проведение собраний, контроль, обратная связь и проч.

Что же касается того, что блиц-оценка проводится силами руководителя, то это действительно тот инструмент, который любой (а лучше сказать — каждый) руководитель может проводить без участия внешних консультантов, внутренних HR-профессионалов и любой другой помощи.

И, конечно же, это комплексная оценка, охватывающая три основных сферы поведения наших подчиненных. Вот тут и пригодится «система бытия Сократа».
Она выглядит следующим образом:

Из этой системы следует: чтобы что-то иметь (получить, достичь), человек должен производить какие-то конкретные действия (делать) и обладать (проявлять) какими-то определенными качествами (знаниями, умениями).

Так вот, эти три категории — основа блиц-оценки подчиненных. Руководитель оценивает сотрудника по трем параметрам:

— результат сотрудника;
— действия, ведущие к достижению этого результата;
— качества (и здесь нам еще понадобятся знания и умения сотрудника), способствующие выполнению необходимых действий, ведущие к намеченному результату.

Алгоритм блиц-оценки состоит из 4 шагов:

Шаг 1

Определяем сотрудника, которого предполагаем оценивать, период оценки, время и место встречи с сотрудником для оценки, то, что мы можем назвать «логистикой оценки».

Шаг 2

Для каждого сотрудника составляем таблицу, которая будет выглядеть примерно таким образом:

Результат (в суммах, %, единицах)
Действия (в количестве, в качестве)
Качества (знания, умения), ±

Можно также для удобства добавить в таблицу колонки «План» и «Факт» (см. таблицу с примером ниже) для отображения плановых и фактически полученных результатов за период. Показатели, по которым оценивается сотрудник, могут меняться из месяца к месяцу, как меняется приоритет работы в зависимости от сезонности, растут или снижаются плановые показатели, изменяются акценты в необходимых качествах, знаниях, умениях.

Проведение блиц-оценки в конце месяца позволит руководителю скорректировать планы действий и развития сотрудника на следующий месяц

Обратите внимание, что результат и действия будут указываться и оцениваться в количественных критериях. А вот качества в критериях ±, где + — достаточно для выполнения действий, получения результата, а — - недостаточно.

Шаг 3

Вносим в таблицу результаты, действия и качества, которые предполагается оцениваться.

Важно!

Вы можете вносить в таблицу заранее только результаты или результаты и действия, а колонки действия и качества или только качества оставлять пустыми. Но во время встречи для осуществления оценки вместе с сотрудником определить и заполнить недостающие показатели. Таким образом, вы достигаете двойного эффекта: во-первых, добиваетесь сопричастности сотрудника, вместе решая, что же является основой его эффективности, а во-вторых, можете достаточно точно оценить, насколько сотрудник понимает, что же позволяет ему получать результат в его работе.

Шаг 4

Осуществляете блиц-оценку, выставляя реальные данные по тем или иным показателям в таблице.

Важно!

Вы можете проводить оценку как в присутствии сотрудника, так и без него. Исходя из опыта следует заметить, что блиц-оценка, сопровождающаяся встречей с подчиненным, более эффективна и значительно влияет на улучшение результатов работы и мотивацию сотрудника. Но иногда, ввиду загруженности руководителя, быстрее и целесообразнее осуществить оценку без участия сотрудника.

Блиц-оценка — комплексная оценка, охватывающая три основные сферы поведения наших подчиненных: быть — делать — иметь

Неизменным в любом варианте является последующее предоставление обратной связи подчиненному, которая должна включать в себя ответы на такие вопросы:

— Какими результатами сотрудника руководитель удовлетворен (и искренняя похвала за эти результаты).
— Какие результаты необходимо изменить (и возможные рекомендации руководителя или запрос плана изменений у сотрудника).
— Какие действия сотрудника необходимо совершенствовать (задания по изменению, совершенствованию, обучению необходимым действиям, навыкам).
— Какие сильные стороны есть у сотрудника (и снова искренняя похвала).
— Какие есть зоны развития (рекомендации по развитию необходимых качеств, знаний, умений).

Пример блиц-оценки с рекомендациями

Оценка проводится для менеджера по продажам, сфера услуг. Процесс продаж упрощенно выглядит следующим образом: холодный звонок потенциальному клиенту — отправка инфопакета — звонок с целью получить договоренность на встречу — встреча — договоренности о покупке — оформление покупки — сопровождение клиента.

	План	Факт
Результат
Объем продаж, грн.	115000	88500
Привлечение новых клиентов на абонемент, человек	7	3
Повторное приобретение абонемента, %	80	70
Действия
Количество звонков за месяц	300	400
Количество встреч за месяц	20	10
Количество контактов с существующими клиентами за месяц	3	3
Качества, знания, умения
Коммуникабельность	+
Уверенность	-
Навык телефонных продаж	-
Знание основной линейки услуг	+
Деловой этикет в устном общении	+
Деловой этикет в письменном общении	+
Презентационные навыки	-
Способность убеждать	-

Такому сотруднику руководитель:

— порекомендует повысить свою компетентность в вопросах телемаркетинга;
— посоветует выучить скрипты разговоров и месяц работать исключительно по ним;
— даст задание подготовить симуляцию «презентация для клиента» и провести презентацию для него лично;
— порекомендует выполнить ряд упражнений на развитие уверенности и способности убеждать.

Также руководитель похвалит сотрудника за настойчивость, ведь осуществлять 400 звонков в месяц — это достаточно сложно.

Блиц-оценка при участии подчиненного более эффективна и значительно влияет на улучшение результатов работы и мотивацию сотрудника

На что в этом примере обратить внимание. Для того чтобы понять, в чем проблема и как улучшить результаты сотрудника, необходимо анализировать сами действия и их взаимосвязь. Например: соответствие количества осуществленных звонков и встреч плановым показателям, а также соотношение количества звонков к количеству встреч.

В таблице показано количество звонков большое, а встреч — незначительное. Причин этому может быть несколько, понять их можно, понаблюдав за работой сотрудника, пообщавшись с ним. Отлично, если руководитель в течение всего месяца обращает внимание на проявления своих работников, наблюдает за ними, дает им обратную связь, замечает ошибки и отличное исполнение. Это существенно облегчает оценкуУдачной оценки, уважаемые руководители!

Наталия Павлова — директор студии развития управленцев SmartTime, эксперт журнала HRM