Скопировать ссылку
Отчет о движении денежных средств, ДДС, показывает, сколько и откуда денег пришло в компанию, куда и кому их отправили. Этот инструмент в том или ином виде используют многие предприниматели, чтобы не запутаться в деньгах. Еще отчет о движении денежных средств помогает отслеживать, зарабатывает ли компания больше, чем тратит, а в будущем ДДС пригодится для планирования. Как внедрить в компании отчет о движении денежных средств за 6 шагов — читайте в этом материале.
Шаг 1. Выпишите, откуда получаете деньги и на что тратите
Список может получиться внушительным. Например, поступления от клиентов, сдачи оборудования в аренду, займов от собственника. А также траты на содержание офиса, зарплату сотрудникам, покупку материалов, коммунальные платежи, лицензии, налоги, выплату кредита, рекламу. Постарайтесь ничего не забыть.
Шаг 2. Выделите группы трат и поступлений
Сгруппируйте траты и поступления из предыдущего шага: объедините их по назначению или источнику. Используйте принцип существенности ― если информация о какой-то трате или источнике продаж ничего не дает, то не выделяйте ее в отдельную категорию. И наоборот, если важно прицельно что-то отслеживать, лучше детализировать эту группу.
| Статьи | Группа |
| Канцтовары, вода в кулер и общие вкуснятки, клининг | Содержание офиса |
| Выезды всей командой, праздники для команды, поздравление именинников | Корпоративная культура |
| Книги в корпоративную библиотеку, семинары и курсы по запросу, консультации со стороны | Обучение сотрудников |
| Продажи в своих розничных магазинах, в магазинах партнеров, на выставке | Офлайн-продажи |
| Продажи через свой интернет-магазин, социальную сеть инстаграм, «Вайлдберриз», через партнерскую сеть | Онлайн-продажи |
Давайте на примере. Здесь объединили все по офису в отдельную группу, укрупнили. А вот обучение сотрудников и корпоративную культуру наоборот детализировали, хотя их можно было бы объединить в развитие команды. Также разделили продажи по разным источникам ― онлайн и офлайн.
Шаг 3. Разделите группы по видам деятельности
Всего в компании можно выделить три вида деятельности, по ним и нужно распределить те группы трат и поступлений из предыдущего шага. Что это за виды?
Операционная деятельность ― это то, что компания обычно и делает, чтобы зарабатывать. Покупает, продает, производит, перерабатывает. Сюда идут траты на покупку материалов, зарплату, налоги.
Финансовая ― то, что связано с кредитами, вкладами, дивидендами.
Инвестиционная деятельность приносит деньги не сразу, а в отдаленной перспективе. Это покупка нового здания, оборудования, исследования.
Это нужно для того, чтобы отслеживать, откуда компания получает деньги и на что тратит. Например, если видно, что компания получает деньги из финансовой деятельности, а не из операционной, это может говорить, что бизнес не зарабатывает сам, а живет на заемные деньги.
Вот так выглядит ДДС после этих трех шагов.
Шаг 4. Собирайте данные из всех кошельков
Если у вас несколько расчетных счетов и касс с наличными, то легко запутаться, где сколько денег лежит и откуда они пришли. Поэтому в ДДС нужно отражать кошелек, с которого ушли или на который пришли деньги. Да, для каждой операции.
Изменение количества денег в сводном помесячном отчете на расчетниках в «Альфе» и «Точке» и в кассе.
Шаг 5. Выберите ответственных
Если бизнес маленький, можно вести ДДС самому. Но если операций много, то на занесение цифр потребуется слишком много времени. Можно делегировать это финансовому менеджеру или своему помощнику. Если у вас несколько счетов или магазинов, можно поставить ответственного по ДДС за каждый счет, магазин. Правда в этом случае лучше сделать локальные отчеты, которые потом сводить в один большой ДДС. Так получится уменьшить человеческий фактор, когда один человек что-то сотрет, а другой ― исправит цифру не в своей ячейке.
Шаг 6. Регулярно заполняйте отчет и сверяйтесь с действительностью
Чтобы от отчета о движении денежных средств были видимые результаты, ведите его регулярно. Достаточно вносить актуальные цифры раз в неделю. Можно и чаще, если это существенно для вашей компании.
А еще обязательно сверяйте с действительностью, особенно, когда речь идет про наличку. Например, когда по отчету в кассе осталось 80 тысяч, нужно проверить, столько ли там лежит. Это поможет предотвратить хищения и просто левые цифры в отчете, на основе которых можно сделать неправильные выводы.
Вы можете попробовать вести ДДС в нашем бесплатном шаблоне. В конце у вас должен получиться вот такой отчет о движении денежных средств.
