Скопировать ссылку
Электронный документооборот
Печать, хранение, перевозка и архивирование тонн бумажных документов постепенно уходит в прошлое. Договоры, счета, акты, отчеты хранятся в электронном виде; огромный штат делопроизводителей становится не нужным; счастливы экологи. Высвобождается время и энергия руководителя, ранее направленные на управление делопроизводством, на решение стратегических задач бизнеса.
Электронный документооборот открывает новые горизонты перед целой отраслью аудита: клиентам и аудиторам предоставляется электронный доступ по защищенным каналам. Географические границы будут не важны, в прошлое уйдут бесконечные командировки аудиторов. Аудит предприятий, работающих в труднодоступных уголках страны, станет проще. Светлое будущее дистанционных аудиторских проверок существенно тормозит отсутствие законодательной базы. Решение этого вопроса, будем надеяться, не за горами.
Цифровизация деловой культуры
Назначаемая в постковидную эру деловая встреча на 95% будет подразумевать Zoom или аналоги. Многие компании, не имеющие физической привязки к определенному месту, так и не вернулись в офисы. Рабочий процесс организован в чатах WhatsApp, общих папках и документах в облаке — и это уже никого не удивляет. Нет преград и со стороны требований о защите данных и хранении данных на территории Российской Федерации: облака компаний «Яндекс», Mail.ru, «Сбер» выполняют эти требования на необходимом уровне.
Меняется и практика подписания контрактов, в том числе самых важных и самых крупных. Бизнесменам и топ-менеджерам больше не нужно садиться в самолет и лететь к контрагенту на другой конец света. Это особенно ценно в наше время ограничений передвижения. Достаточно загрузить в специальное облако договор и поставить электронную подпись, имеющую юридическую силу. Самый известный в мире сервис для этого — DocuSign. Аналоги работают полноценно в большинстве стран мира. В России пока еще есть ограничения на их использование. Это связано как с развитием технологий, так и законодательства.
В России подписание договоров в облаке пока распространено в каршеринге, лизинге, долгосрочной аренде и других проектах интернета вещей. Облачные договоры существенно сокращают время от знакомства с клиентом до заключения сделки, избавляют клиента от необходимости ехать в офис компании и требуют минимальных усилий, сводящихся в основном к нажатию пары кнопок в приложении. Цифровой способ ведения дел прекрасно подходит для масштабирования: чтобы увеличить клиентскую базу в десятки или сотни раз, не нужно нанимать пропорциональное количество клиентских менеджеров или пропорционально вкладываться в IT-системы.
Цифровизируется даже банальный процесс обмена бумажными визитками. NFC-визитки позволяют обменяться контактами при помощи одного касания. Данные содержат расширенную информацию, обновлять их очень просто. Смена логотипа или должности больше не означает выкидывания в помойку всего тиража.
Автоматизация процессов
Автоматизированная бухгалтерия уже давно является привычной. Одним из самых популярных решений в России в этой области является сервис интернет-бухгалтерии «Моё дело». Компании идут дальше и интегрируют базы данных клиентов, системы CRM, программы лояльности, ведут кадровый учет с использованием инструментов той же компании «Моё дело» и конкурентов. Цифровизация пришла даже в неочевидные, подразумевающие личный контакт, профессии, — это онлайн-формы записи клиентов к врачам, массажистам, парикмахерам. Формы существуют в виде готового решения и элементарно подключаются к сайту салона красоты, медицинского центра или точке на карте. Системы позволяют собирать информацию о клиенте, делать персонифицированные предложения, апсейл, напоминать о себе, отслеживать отзывы.
Общим местом становится подключение онлайн-касс, оплата с помощью NFC-технологии и QR-кодов не только основной стоимости товаров и услуг, но и чаевых.
Бизнесы, использующие труд многочисленных низкоквалифицированных сотрудников, например, грузчиков и уборщиков, организуют работу с помощью специальных программ, в которых менеджер раздает задания, а сотрудник получает его в приложении в своем телефоне. Он видит описание, место и время выполнения. Менеджер опять же экономит свои ментальные и эмоциональные ресурсы, а значит, может быть нанят и человек квалификацией ниже.
Отельный бизнес также претерпевает изменения, тут появляются интересные возможности автоматизации. Гости, говорящие на разных языках, обращаются с типичным набором вопросов: wi-fi, уборка номера, вызов такси, заказ еды из ресторана. Компанией LendoChat было создано приложение с чат-ботом и службой поддержки. Приложение можно загрузить по QR-коду, указанному в каждом номере отеля. Бот, благодаря встроенному переводчику, помогает гостям на их родных языках, а менеджеру отеля передает запросы на его языке. Он, в свою очередь, раздает задания подчиненным и контролирует их выполнение через централизованную систему. Отпала необходимость нанимать ресепшионистов, говорящих на редких языках, скорость выполнения поручений увеличилась.
Вынесение процессов в цифру делает бизнес прозрачным: собранные данные легко превращаются в метрики и виджеты с любым уровнем детализации, удобные для анализа и позволяющие идентифицировать проблему на любом уровне. Аналитика, доступная в любом разрезе одним нажатием кнопки, существенно упрощает принятие управленческих решений.
Аутсорс продаж и логистики
Развитие маркетплейсов, с одной стороны, практически убило интернет-магазины, а с другой стороны предоставило малому и среднему бизнесу легкий доступ к практически неограниченному спросу по всей стране. Маркетплейсы предоставляют свои отлаженные инструменты для клиентов: параметрический поиск, рекомендации, апсейлы, внутреннее продвижение товаров, историю запросов и прочие важные инструменты интернет-коммерции. Инвестиции в собственный онлайн-магазин требуют существенного бюджета и временных затрат, а результат не всегда оправдывает ожидания. Маркетплейсы также решают проблему складских помещений: товар можно хранить на складе Ozon, Wildberries или аналогов. Присутствие на маркетплейсе — отличный способ тестирования нового товара: его можно изготовить небольшим тиражом и посмотреть спрос. Переход на продажу через маркетплейсы займет месяц-два. Существуют специализированные компании, которые помогут правильно зарегистрировать ассортиментный ряд. В сфере услуг аналогами являются агрегаторы помогающих профессий.
Высокотехнологичные компании, частью сервисов которых является доставка, выделили это направление как отдельную службу для других компаний. Сейчас выгоднее передать корпоративную логистику, доставку или транспортировку компаниям с автоматизированными процессами и документооборотом, таким как «Яндекс.Доставка», DostaVista, «Сбер.Логистика» и другие. Развивать собственные аналоги нет смысла. Отдельная история о доставке еды. Возможность быстрого подключения к системам DeliveryClub, «Яндекс.Еда» и аналогам помогла выжить многим ресторанам в локдаун.
Бизнес XXI века
Dark kitchen или кухня без ресторана — история, прекрасно иллюстрирующая, как привычный ресторанный бизнес с помощью IT и новаторского подхода может масштабироваться до принципиально нового уровня при минимальных инвестициях. Dark kitchen — понятие шеринговой экономики, кухня, которая готовит еду только на доставку. На одной кухне могут работать команды поваров сразу нескольких ресторанов. В крупных городах есть крупные сети dark kitchen. Опираясь на dark kitchen и популярные агрегаторы доставки еды, запустить ресторан доставки можно довольно быстро, при этом расходы на запуск проекта будут минимальными.
Прекрасный пример наступления будущего сегодня — запуск беспилотного такси в отдельных районах Москвы уже в этом году. О таких планах компания «Яндекс» объявила недавно. До сих пор беспилотники использовались на территории «Сколково» и «Иннополиса». Значит, со временем профессия таксиста уйдет в небытие, а для логистической отрасли и личного передвижения граждан открываются принципиально новые перспективы.
Увидеть перспективы
Работая в IT-консалтинге, я заметил, что предпринимателям не всегда очевидны возможности применения IT-решений. Ограничения связаны с привычным «оффлайновым» образом мышления. Предприниматели пока еще не научились видеть возможности внедрения технологий. На самом деле сферы для IT-оптимизации есть абсолютно в любом бизнесе. В некоторых компаниях автоматизировать можно почти все. В других, привязанных к физическому миру, занимающихся ручным трудом, и в тех, чьи основные ценности — создание креатива, творческого и интеллектуального продукта, коммуникаций, ответственным за основные процессы останется человек, а вот вспомогательные функции можно без проблем передать на откуп IT-решений.
Расширение технологического кругозора, насмотренность способов и подходов — зона личного роста современного владельца бизнеса и путь повышения эффективности своего дела.
