Скопировать ссылку
Аналогия выбрана не просто для того, чтобы пощекотать рефлексы читателей. Совещание - это процесс ублажения руководителем системы, и она, как женщина, желает длящегося удовольствия: настройки каждой своей клеточки - сотрудников - на предстоящее действо; последовательных прикосновений к каждой такой клеточке-точке в опросе сотрудников, все более повышающих общий градус коллективного настроения соревновательным духом; оргазмической кульминации в общей оценке руководителем трудового коллектива; последующих выяснений трудовых отношений в стиле «Ты меня любишь?» и завершающей стадии расставания на высокой ноте - жизнь продолжается, и следующий акт совещания состоится через неделю.
Все хорошо, да вот только если обстановка вокруг напряженная и опасная, боязно увлекаться совещаниями, и тогда мужская торопливость берет верх - совещание проводится по сокращенному варианту. Это, конечно, огорчает систему, но ничего не поделаешь - такова обыденность ее отношений с руководителем. Все что может в этом случае сделать хороший партнер-руководитель - так это соблюсти обязательный минимальный набор действий и условий.
Прежде всего, следовало бы упомянуть о типах трудовых коллективов, как о типах женщин, чтобы соотнести с этим назначение и содержание совещаний. На примерах кулинарной сферы, почему-то близкой мне сериалами об адской кухне, конечный продукт может быть произведен трудовым коллективом двумя способами, что и определят типажи:
Первый тип - это когда каждый сотрудник выполняет работу-этап создания конечного продукта, и это называется специализацией. Один моет овощи, другой варит их, третий шинкует, четвертый смешивает, солит и заправляет маслом - вот и готов венигрет. На столиках ресторана один за одним будут появляться заказанные блюда. Последовательное создание конечного продукта.
Второй тип - это когда каждый сотрудник выполняет всю работу по созданию конечного продукта от начал и до конца, и это называется универсализацией. Каждый сделает по венигрету, и тогда по числу сотрудников определятся то, на сколько столиков ресторана одновременно подадут это блюдо. Параллельное создание конечного продукта.
Первый тип системнее - то есть, возникающая при этом система имеет больше связей между элементами-работниками, и потому все полагающиеся системные преимущества представлены и шире, и гуще. Именно по этой причине промышленное производство пошло путем заводского конвейера, а не кустарных мастерских.
Второй тип, собственно, системой бы и не являлся, если бы не руководился из общего центра руководителем. Все системные преимущества проявляются благодаря руководящему началу, например, сравнение работников и разное вознаграждение, заставляющее их поглядывать друг на друга с соревновательным прищуром, и тем строить связи между собой.
Первый тип систем замечательный теоретик систем Рассел Линкольн Акофф сравнил с часовым механизмом, в котором каждое колесико делает свою работу, принимая от одного и передавая другому. Второй тип ученый сравнил с часами на полке - каждый будильник самостоятелен, и только следящий за циферблатами человек может подводить стрелки, делая все это хоть какой-то системой.
Для первого - последовательного типа систем, для конвейеров, часовых механизмов - совещания нужны для согласования действий, темпов, претензий к передаваемым полуфабрикатам от этапа к этапу. Это дает увеличение количества и улучшение качества производимого продукта, а также сокращение цикла производства, а значит, увеличение числа циклов - производимых товаров - за единицу времени. Ну, и еще экономию расходных материалов, энергии и сил работников.
Для второго - параллельного типа систем, для самостоятельных бизнес-единиц под одной крышей, часов на полке - совещания нужны, чтобы заставить каждую такую единицу работать интенсивнее. Делается это соревновательным подзадориванием, подкрепляемым премиями передовиков или причислением процентов от произведенного к зарплатам. Это дает повышение производительности труда, что называется, за счет «внутренних резервов». Количество и качество производимых продуктов будет больше и лучше, циклы короче, экономия экономнее.
Справедливости ради следует заметить, что в обычной практике все перемешано и перепутано, например, параллельные самостоятельные единицы бизнеса снабжаются из одного центра, что называется логистикой, и тогда вся система в целом становится последовательной. Внутри же параллельных бизнес-единиц часто практикуется разделение труда и последовательное выполнение операций-этапов разными работниками.
Весь этот разговор затеян, напоминаю, чтобы поговорить о сокращении совещаний в их наполнении, чтобы проводить их «по-быстрому». За разговором не должно ускользнуть очевидное - все трудовые коллективы являются, в той или иной степени, последовательными. Даже когда каждый работник делает свою работу в одиночку, есть последовательные этапы: руководитель и работник. Руководитель снабжает, закупает, завозит. Работник делает продукцию. Руководитель забирает ее и продает, чтобы часть денег дать работникам.
Самое узкое звено и проблема при такой организации производства - переходы от этапа к этапу, стыки между этапами. Именно этому и посвящаются сокращенные совещания - обсуждению проблем на стыках: не довезли, не допоставили, завалили излишками, затянули выполнение и другие ждали. Совещание проводится для решения проблем последовательной работы этапов-участков-работников.
Даже если это сугубо параллельная организация, проблемы этапов есть, и это проблемы снабжения и обеспечения, прежде всего. Если же это организации покрупнее, например, сеть ресторанов-кафе, то совещание проводится с целью решения проблем поставок продуктов работниками, которые занимаются этим для всех ресторанов-кафе сразу. По опыту знаю, что самостоятельные сетевые бизнес-единицы наподобие сети кафе, за неделю накапливают такое количество проблем, что это похоже на скопление паров бензина - высеки искру вопроса о проблеме, и вспыхнет пламя обсуждения деталей и подробностей, а то и сразу путей решения проблемы.
Укороченное совещания проводится руководителем в три этапа:
- Короткая настройка, во время которой объявляется, что на совещании будут обсуждаться проблемы, мешающие работе и результатам.
- Недолгий опрос всех сразу о проблемах - у кого есть, те говорят. Как правило, это те, кто побойчее или кого называют лидерами. Руководитель на скорую руку выясняет подробности проблемы и принимает решение о решении проблемы, раздавая указания, например, снабженцам.
- Короткое подведение итогов совещания - повторение указаний.
Если не увлекаться решением сразу всех проблем, а решать только насущные и острые, основная часть совещания пройдет быстро. Такая манера проведения совещаний «по-быстрому», тем не менее, решает задачи общего укрепления систем, что дает все полагающиеся проявления феноменов и законов систем, например, синергии.
Откуда-то знаю, что если в семейной жизни делать ставку на любовь «по-быстрому», то любовь будет неуклонно терять свой градус и может сойти на нет. Гораздо лучше дела в семьях, в которых быстрая любовь чередуется с Камасутрой в определенной пропорции - необходимой и достаточной, чтобы и время экономить, и, время от времени, доставлять системам продолжительное удовольствие. Положим, при еженедельных совещаниях «по-быстрому» раз в месяц можно проводить общее собрание полного профиля - с прелюдиями, зажженными свечами и звуками ситар. Явно складывается знакомая картинка - еженедельные производственные совещания и ежемесячное итоговое. Ну, может, и ежеквартальное... Ежеквартальная Камасутра в семьях точно не прокатит...
