Любимые нефритовые грабли проектов или несколько слов в защиту этапа закрытия проекта

Несколько слов о закрытии проекта.

Хотим мы того или нет, но всё когда-нибудь приходит к концу и каждый проект, в конце концов, завершается. Но в некоторых проектах конец может быть не настолько очевиден, как это предполагалось изначально. Проект подошел к своему дедлайну, а у заказчика и бизнес-пользователей возникают все новые и новые хотелки и желания, и уже поздно от них отказываться или отступать, и вот уже подписываются новые дополнительные соглашения к договорам с указанием переноса сроков. И так случается снова и снова — проект, который должен был закончиться за 2 месяца, длится не один год, и уже совсем не ясно, заработали ли мы на нем денег или проели больше, чем заработали.

Поговорим о самой не очевидно значимой части управления проектами — это закрытие.

Насколько важно организованно начать проект, настолько же важно его организованно и завершить.

Необходимость в таком планомерном завершении проекта заключается в возможности извлечь максимальную пользу из проделанной работы, из поставленных проектом результатов и из полученного всеми участниками проекта опыта.

Даже если проект завершается неудачей, все равно из его результатов стоит постараться извлечь всю доступную пользу, а главное то, что является ощутимым активом для любой компании — это извлечение и осмысление полученных уроков благодаря такой нехитрой практике, как сбор отчетности и ведение аналитики по проектам, в результате чего можно перестать бесконечно наступать на нефритовые грабли.

Когда же считать проект завершенным? Когда наступает пора делать все необходимые шаги по закрытию проекта?

Перечислим их:

• получен конечный результат (продукт, услуга) проекта;
• проект завершен преждевременно, не достигнув своих целей;
• цели проекта перестали соответствовать целям (стратегии) компании;
• нехватка финансовых ресурсов;
• конечный результат, продукт, услуга проекта морально устарели в ходе проекта;
• наступление нерешаемого или трудноустраняемого риска, например увольнение руководителя проекта или группы ключевых членов команды проекта.

Возможны, конечно, и другие варианты. Что чаще всего бывает на практике, если проект идет в более-менее устраивающем всех участников процесса темпе? Проект просто закрывают, получают деньги и бегут делать следующий, т. к., как правило, времени для аналитики не остается, вариант, когда у проекта двигаются сроки, мы уже рассмотрели, и самый, конечно, неприятный вариант — это когда случается трудноустраняемый риск или уходят ключевые игроки.

Итак, что бы ни случилось в вашем проекте, он все же подходит в любом случае к концу. Рассмотрим основные шаги на данном этапе:

Шаг 1. Документируйте. Документируйте процедуру закрытия, обязательно закрепите список необходимых процедур и документов, фиксирующих закрытие проекта. Внесите их в план проекта. Если вы на этапе планирования не выделите на что-то время, например на процедуры управления качеством или рисками, то этого времени у вас просто не будет физически. Для того чтобы это время было, его нужно задокументировать — все просто. Что это могут быть за задачи? Ну, во-первых, не забудьте про процедуры тестирования, проверки, пилотов, обучения пользователей, передачу в промышленную эксплуатацию, а также получение денег за эту работу, получение актов от заказчика. Но помните: мало выделить время, вопрос, кто будет делать и отвечать за результаты, идет следом за назначением сроков — если назначили срок, назначьте, кто отвечает за результат.

Шаг 2. Подтверждение заказчика. В продолжение темы документирования обязательным шагом является подтверждение закрытия проекта от заказчика. Обязательно получите подтверждение Заказчика на закрытие проекта. Вот на этом этапе возникает много интересных коллизий, когда вы считаете, что молодцы и проект сделан, а у заказчика совершенно противоположное мнение. Здесь стоит не пропускать шаг работы с содержанием проекта, очень четко документировать и прописывать цели проекта и максимально подробно документировать и фиксировать содержание проекта, чтобы потом не получить в результате года работы: «Все хорошо, вы молодцы, но эти шарики меня не радуют».

Шаг 3. Закрытие договора, оплаты. Закройте все договоры и оплатите последние платежи. Казалось бы, что может быть очевиднее: если проект закрыт, то и долгов по нему быть не должно. Опять же на практике случается, что допускается большой гэп между днем закрытия проекта и днем, когда по нему собирается весь пакет документов и потом долго решают, какую же все-таки дату считать датой закрытия проекта: дату пуска системы в эксплуатацию или дату получения последней бумажки бухгалтерией. Старайтесь не допускать подобное в своей практике, это очень плохо отражается на мотивации проектной команды. Ведь, согласитесь, очень обидно надрываться под Новый год, а получить деньги за проект в лучшем случае в конце апреля.

Шаг 4. База знаний. Опишите усвоенные уроки, обсудите их с вашей командой. Как ни хотелось бы сделать иначе, но не пропускайте этот важный шаг. Все, что не сохранено, потеряно.

Шаг 5. Официальный приказ. Добейтесь публикации приказа или иного документа по организации, что с сегодняшнего числа проект закрыт и более не существует. Для чего это нужно? А для того, чтобы освободить Вашу команду проекта, чтобы люди знали, что с завтрашнего дня они в этом проекте не участвуют и что мы более этот проект не ведем.

Шаг 6. Не просто издайте приказ, а доведите его до участников событий. Сообщите о закрытии проекта всем, поблагодарите за работу, выплатите премии и разошлите «Усвоенные уроки». Мы так часто ругаем исполнителей в процессе выполнения задач проекта и совсем редко хвалим, а уж совсем экзотика, когда мы прилюдно высказываем похвалу, а ведь это так просто. Помните: ничто не стоит так дешево и не обходится так дорого, как репутация и слово. Цените ваших коллег, это профессионалы, именно благодаря всеобщим усилиям Вы достигли тех результатов, которые есть сейчас.

Шаг 7. Пройдите все процедуры в проектном офисе. Данный шаг относится к компаниям, где есть проектный офис. Зафиксируйте закрытие в проектном офисе.

Шаг 8. Анализируйте. Оценка степени успешности проекта. На данном шаге очень важно получить независимое мнение и провести «аудит» проекта и проектных документов. Именно эта информация позволит в дальнейшем не делать новых/старых ошибок.

Шаг 9. Передайте результаты. Важный шаг на пути закрытия — это передача продукта проекта и его результатов заказчику или в поддержку, или и то и другое в зависимости от специфики проекта.

Важно не забывать, что управление проектом и управление процессами — это разные по своей глубинной сущности понятия, поэтому очень важно выделить и структурировать шаг передачи результатов проекта заказчику, иначе можно долго-долго бегать по кругу, как Винни Пух и Пятачок в охоте за слонопотамами, когда они бегали по своим собственным следам. Очень важно оставить «точку и только точку и никогда не запятую», чтобы Ваш заказчик не говорил: «да, все хорошо, но...».

Проверьте весь пакет проектных документов, который вы делаете в процессе управления проектом на это скрытое «да, но...». Не допускайте неопределённостей.

На стадии закрытия наиболее важными являются следующие взаимосвязи:

И в заключение коснемся деликатной и для всех неприятной темы — провальный проект. Кратко выскажусь: уходя — уходи. Если в проекте больше нет ресурсов, или ресурсы больше не поставляются, то вы имеете дело с незавершенным проектом, который требуется закрыть. Если у вас нет денег, оборудования, людей, которые вам необходимы для завершения проекта, он начинает постепенно истощаться и подходит к завершению.

И, наконец, празднуйте!

Праздник даст членам команды понять, что проект подошел к концу. Им будет что вспомнить, на что обратить внимание, а также они задумаются о том, как можно использовать их опыт в следующих проектах.

Что же мы приобретаем от того, что начинаем относиться к этапу закрытия проекта более внимательно и вдумчиво? Выгоды:

Надеюсь, что этап закрытия Вашего проекта будет нести для Вас только позитивный накопленный опыт.