На что менеджеры тратят рабочее время

Лилии Кузнецовой, региональному менеджеру компании Swarovski в Москве, часто приходится доделывать работу за внешнюю службу заказов. Когда покупатели оформляют заказ, они составляют целый список вопросов к компании. Людей интересуют цены, размеры различных изделий, а также возможные сроки доставки. «Служба заказов часто отвечает только на половину вопросов клиентов. Потом пересылают список мне. Если сроки заказа поджимают, я вынуждена отвечать на все оставшиеся вопросы сама», — сетует Кузнецова. По ее подсчетам, исправление чужих ошибок и работа за других отнимает у нее как минимум 10-15% рабочего времени и сильно ее раздражает.

По мнению менеджера, неразбериха происходит от того, что в службе заказов все время меняются состав работников и инструкции. Единственное средство борьбы, которое изобрела для себя Кузнецова, таково: «Я пересылаю обратно работнику из службы заказов полный список вопросов со всеми ответами и ставлю в копию его прямого начальника, чтобы тот был в курсе того, что я сделала работу за его подчиненного».

Доделывание работы за своих коллег и выполнение неожиданных распоряжений руководства отнимают больше всего времени у российских менеджеров, показал опрос HeadHunter. На вопросы анкеты hh.ru ответили 2269 посетителей. Проблема доделывания чужой работы возникает часто из-за неумения правильно делегировать полномочия, а в российском бизнесе это встречается сплошь и рядом, констатирует Глеб Архангельский, гендиректор компании «Организация времени». «С одной стороны, начальникам не хватает навыка контроля за подчиненными. Бизнес у нас молодой, и управленческие традиции еще не сложились. С другой стороны, делегировать полномочия и в самом деле бывает некому. Профессионализма мало, да и конкуренция между работниками и даже между компаниями на рынке пока невысока», — говорит эксперт. Он признается, что и ему время от времени приходится доделывать чужую работу, вплоть до исправления элементарных грамматических ошибок в документах.

Доделывать чужую работу нельзя, сделаешь ее один раз — потом будешь делать все время, убежден Борис Вольпе, вице-президент по маркетингу и развитию бизнеса компании «Ситроникс». «Уже на стадии формирования команды проекта я четко обозначаю принципы работы, которых мы будем придерживаться», — рассказывает он. Первое: сотрудники должны информировать руководителя о возникающих проблемах на стадии их возникновения, а не ставить потом перед фактом, что что-то не получилось. Второе: знание и опыт руководитель передает команде на стадии формирования команды. В процессе работы сотрудник все делает сам, говорит Вольпе. «Научите свой персонал хотя бы выполнению мелких правил. Тогда вам по крайней мере не придется форматировать на компьютере чужие тексты», — добавляет Архангельский.

«Раньше мое руководство очень часто выдавало неожиданные распоряжения. Так происходило в 40% случаев», — вспоминает Александр Богза, заместитель гендиректора компании «Евробетон». Проблема была в том, что на совещаниях ставились слишком общие, недетализированные задачи. И потом начальство начинало выдавать множество дополнительных указаний. «Сейчас нам удалось отрегулировать эти процессы, но до сих пор 15-20% моего рабочего времени уходит на неожиданные поручения, которые я получаю сверху», — утверждает Богза. «В европейских компаниях, где я прежде работал, такого не происходило. Они работают всегда четко по плану», — добавляет он. Чтобы сократить потери, Богза старается работать на опережение, т. е. продумывает за руководство некоторые детали. «Мой босс сидит в Австрии. Он тоже порой дергает меня по неожиданным поводам, но это случается довольно редко», — делится своим опытом Кузнецова.

«Для российского бизнеса характерно, когда начальник на совещании ставит сверхзадачи, которые не всегда звучат реалистично», — замечает Архангельский. С точки зрения тайм-менеджмента это плохо, так как все неожиданные, спонтанные указания сверху сбивают рабочие графики менеджмента компании. Причина все та же: неотлаженность управленческих процессов, отсутствие традиций и деловой культуры, утверждает он.

«Лично я позитивно отношусь к спонтанным указаниям сверху, если это делается с разумной частотой», — говорит Вольпе. Ведь если руководство просит менеджера сделать что-то незапланированное в короткие сроки, значит, ему доверяют и считают сильным, добавляет он.

По данным опроса HeadHunter, 64% работников используют рабочий компьютер в личных целях в течение 15-60 минут ежедневно. Причем 47% мужчин тратят время на серфинг новостей, а 46% женщин просматривают личную почту. 70% используют интернет-ресурсы в личных целях, чтобы переключиться и отдохнуть. И каждый третий при этом уверен, что это не влияет на его производительность.

Серфинг интернета лишь создает иллюзию отдыха и переключения, убежден Архангельский. «Переключиться — это значит оторваться от компьютера, выйти на улицу и сделать несколько упражнений. А использование рабочего компьютера в личных целях — это пустая трата времени», — объясняет он. На своем личном ноутбуке он даже заблокировал кнопку входа в Twitter, чтобы избежать соблазна заглядывать в сеть, пока он пишет рабочий документ.

Людей, злоупотребляющих рабочим временем, в команду лучше не брать, рекомендует Вольпе. Определяет он это на собеседовании так: если человек произносит общие фразы типа «я принимал участие» или «я был членом команды» и при этом не называет своих конкретных результатов, значит, этот кандидат тратит время попусту, в том числе и на интернет.