Отказное письмо для товаров на Wildberries — как оформить: инструкция и образец

Илья Кузин

Руководитель направления сектора аналитики платформы по управлению онлайн-торговлей inSales

Как все устроено в законодательстве

Чтобы легально продавать любой товар в России, нужны документы. Конкретный список можно составить, если знать категорию товара и способ продажи. Есть три основных документа:

• Сертификат соответствия. Он подтверждает, что продукция соответствует требованиям ГОСТов, ТУ и технических регламентов Таможенного союза. Его оформление стоит довольно дорого и зависит от вида продукции и объема необходимых испытаний.
• Декларация соответствия. Она подтверждает, что товар изготовлен по соответствующим ГОСТам и нормативным документам, как и сертификат. Разница в том, что декларацию оформляют не центры сертификации, а производители, импортеры и другие лица. Оформление декларации немного дешевле, но все же требует затрат и регистрации в уполномоченных органах.
• Отказное письмо. Этот документ указывает, что товар не подлежит обязательной сертификации и декларированию по ГОСТам. Проще говоря, для продажи такого товара на маркетплейсах сертификаты и декларации не нужны.

Чем именно полезно отказное письмо продавцам Wildberries

1. Упрощает процесс продаж: вместо получения сертификатов вы можете предоставить отказное письмо, что значительно ускоряет и удешевляет вывод товара на рынок.

2. Маркетплейс Wildberries может требовать, чтобы все товары имели подтверждение их соответствия законодательству. Отказное письмо служит таким подтверждением.

3. Наличие отказного письма поможет избежать возможных штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Приведем пример — вы продаете аксессуары для смартфонов, такие как чехлы и защитные пленки. Эти товары не подлежат обязательной сертификации, поэтому отказное письмо подтвердит, что они могут законно распространяться без дополнительных проверок.

А вот если ваш товар — игрушки для детей, то понадобится сертификат (на основании положений ТР ТС 008/2011). Если его нет, это грозит продавцу штрафом и изъятием всей партии несертифицированной продукции.

Важно: оформлять отказные письма могут только компании, которые зарегистрированы в России или имеют представительство в стране, иностранные организации оформить такие письма не смогут.

Этот список не является окончательным, проверить, подходит ли ваш товар под торговлю с отказным письмом, можно на официальных сайтах, например, Росаккредитации.

Что будет, если не оформлять отказное письмо

Продавцы по закону не обязаны оформлять отказные письма, но в правилах маркетплейса указано, что продавец должен его предоставить по необходимости.

Площадка может запросить документацию в любой момент, особенно если на товар поступает много жалоб или приходит запрос от проверяющих органов. Пока выясняются обстоятельства, карточка товара будет заморожена, если на несколько ваших товаров нет отказных писем, то маркетплейс может заблокировать магазин. Как только вы покажете письмо администрации, магазин снова сможет продолжить деятельность, но репутация будет «подмочена» и вы потеряете прибыль. Поэтому рекомендуем начинать бизнес с подготовки всех необходимых документов.

Как выглядит отказное письмо

Правильно оформленное отказное письмо содержит несколько обязательных пунктов:

1. Наименование товара. Четкое и полное описание товара, чтобы не было путаницы.
2. Номер, дата выдачи, срок действия письма. Обычно срок действия — год, но письмо можно сделать бессрочным, тогда оно будет считаться действительным, пока в законодательство не внесут изменения по сертификации этого конкретного товара.
3. Основание отказа в сертификации или декларировании. Объяснение, почему товар не подлежит обязательной сертификации. Например, на него не распространяются определенные технические регламенты.
4. Ссылка на законодательные акты. Упоминание нормативно-правовых актов, которые подтверждают освобождение товара от сертификации.
5. Контактная информация продавца. Данные, включающие название компании, адрес, телефон и электронную почту. Это помогает в случае проверок или вопросов от контролирующих органов.
6. Подпись и печать. Документ должен быть подписан ответственным лицом и заверен печатью компании.

Отказное письмо для самозанятых

Wildberries не запрещает продавать товары самозанятым, но если вы захотите реализовать товары, которые подлежат обязательной сертификации, например, детскую одежду, нужно будет перейти на режим ИП и получить разрешающие документы.

Что касается отказных писем — для самозанятых особых условий нет, получить письмо можно так же, как и индивидуальным предпринимателям или ООО.

Куда обратиться за отказным письмом и какие документы понадобятся

Чтобы получить отказное письмо для Wildberries, нужно обратиться в центр сертификации. Найти такой несложно, достаточно вбить в поисковик соответствующий запрос и город, в котором вы проживаете. Перед тем, как обратиться в выбранный центр, проверьте, зарегистрирован ли он в реестре Росстандарта.

Важно: отказное письмо можно составить сразу на несколько товаров. Если в ассортименте магазина появятся новые товары, добавить их в готовое письмо не получится, нужно будет составить новое.

Документы, которые понадобятся для оформления:

• Заявление — бланк заявления можно скачать на сайте выбранного центра сертификации.
• Техническая документация — описание товара, его характеристики, инструкция по применению, если такая есть.
• Ваши данные:
• для самозанятых нужны только паспорт и ИНН;
• для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — необходимо предоставить ОГРНИП или ОГРН, выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Коды товара из классификаторов ТН ВЭД и ОКПД 2.
  

Стоимость оформления письма — от 3 500 рублей, срок оформления — от 1 рабочего дня.

Коротко о главном

• Отказное письмо — документ, подтверждающий, что на реализуемый вами товар не требуется обязательная сертификация.

• Чтобы точно узнать, нужно ли вашему товару отказное письмо, придется изучить законы об обязательной сертификации в РФ.

• Маркетплейс Wildberries пока не требует отказное письмо при регистрации магазина, но может запросить его в любой момент. Отказ предоставить документ может быть чреват временной блокировкой.

• Отказное письмо составляют аккредитованные центры сертификации, стоить это будет от 3 500 рублей.

• Утвержденного образца письма нет, поэтому оно составляется по регламенту центра, но на нем обязательно точно указать товарную позицию (или несколько, если оформляете письмо и на другие товары) и ваши данные.

• Отказное письмо будет действовать бессрочно, пока в законодательство о сертификации не внесут изменения.