Скопировать ссылкуМне уже казалось, что в многочисленных статьях сайта мы охватили все возможные и невозможные аспекты планирования рабочего времени. Но одна интересная дискуссия на австралийском сайте Flying Solo убедила меня в обратном. Это дискуссия на тему: существуют ли специфические особенности делового планирования у тех, кто работает на себя или удаленно от офиса. Давайте и мы присоединимся к обсуждению этой темы.
Согласно исследованиям Pace Productivity, торговые представители, которые более тщательно планируют свое рабочее время, добиваются лучших результатов. Торговые представители – это одна из самых больших групп работников, проводящих почти все свое рабочее время вне офиса. В этой статье мы обсудим несколько инструментов, облегчающих планирование рабочего времени тем, кто работает соло (на себя или вне офиса).
День планирования бизнеса
Когда человек работает на себя или вне офиса, с одной стороны, он экономит много полезного времени, не посещая собрания. Но, с другой стороны, производственные собрания были выдуманы не зря – они позволяют сотрудникам увидеть «большую картину», понять, что планирование рабочего времени может быть не только тактическим, но и стратегическим. Ведь в текучке повседневных дел можно уклониться в сторону от решения главных задач и тем самым снизить эффективность своей работы.
«В процессе повседневной работы никогда не остается времени на стратегическое планирование, и уж тем более на оценку и уточнение своих стратегических планов, – пишет Кейт Трайб, – В результате, человек тонет в рутине и игнорирует свои стратегические приоритеты». Для решения этой проблемы Кейт Трайб предлагает простое решение – регулярные собрания (ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные) для обсуждения вопросов стратегического планирования.
Она пишет: «Мне очень помогло в моем бизнесе заменить традиционное планирование Экспедициями планирования или Днями планирования бизнеса. С 2004 года два раза в год я провожу полнодневные выездные сессии для работы над ключевыми вопросами планирования моего индивидуального бизнеса».
Кого же может пригласить на такое совещание предприниматель-одиночка? Кейт для этих целей организовала себе Консультативный Совет, члены которого и помогают ей в стратегическом планировании ее бизнеса. В совет могут входить бывшие сослуживцы, партнеры по бизнесу (клиенты и поставщики), и даже члены семьи, мнение которых для вас ценно.
Вот несколько советов Кейт по организации такого Дня Планирования:
- обязательно проводите такое мероприятие на выезде, чтобы текущие дела не отвлекали участников,
- у этого мероприятия должна быть четкая повестка дня,
- обязательно начинайте с перечисления побед и успехов прошедшего периода, и не забудьте их отпраздновать вместе со своим Советом.
Идея Кейт широко обсуждалась на сайте Flying Solo. Вот несколько комментариев.
Томас Клейтон написал, что он каждый январь проводит такие сессии. «Я продумываю свои цели, личные и деловые, и оформляю их в виде презентации в Power Point, где я не только их перечисляю, но и подкрепляю фактами и иллюстрациями. Затем я обсуждаю эту презентацию со своим коучем, а ключевую страницу презентации вешаю на стену возле моего рабочего стола», – пишет он.
Грант Хайман комментирует: «Кейт, ты права. Почему у индивидуальных предпринимателей не может быть формальных бизнес-мероприятий?!»
А Нерида Джилл пишет, что она проводит мини-версию такого мероприятия еженедельно. «Когда я расширю бизнес, я планирую привлекать к таким собраниям маркетолога за плату, и, возможно, заинтересованных добровольцев».
Планирование рабочего времени для одиночек от Донны Бирк
Донна Бирк – писатель, тренер и коуч, создательница благотворительной организации People Builders, которая помогает людям вырастить свой бизнес. Вот несколько ее советов по планированию времени для индивидуальных предпринимателей:
- Держите все свои еженедельники, инструменты и документы планирования в одном месте. В этом случае, когда вы будете перепроверять планы по одному вопросу, вы натолкнетесь на напоминания и по другим планам, про которые вы могли забыть.
- Планируйте свое время заранее, как бы часто вы ни занимались планированием. Если вы составляете планы на день вперед, делайте это в конце предыдущего дня. Если на неделю – в конце предыдущей недели. Таким образом, вы будете меньше думать про работу на отдыхе и, взявшись за работу со свежими силами, будете точно знать, что делать.
- Отделите планирование от работы, не смешивайте эти два занятия. Вы больше успеете сделать, если сначала продумаете свои шаги, а затем возьметесь за дело, чем если вы будете продумывать свои действия в процессе выполнения задачи. Первым пунктом вашего плана действий должно быть планирование. Упрощайте и оптимизируйте процессы заранее.
- Не увлекайтесь сложными календарями, матрицами и диаграммами Гантта. Планирование должно быть естественным и удобным процессом с использованием тех инструментов, которые вы понимаете, и которые для вас комфортны.
- Занимаясь планированием рабочего времени, всегда включайте в список дел что-то новое. Не беда, если оно не сработает, и вы откажетесь от нововведения. Обязательно заставляйте себя регулярно выходить из зоны комфорта.
- Спрашивайте друзей и коллег, как они планируют свое рабочее время, какие инструменты приносят им пользу. Работа в одиночестве оставляет мало возможностей для роста и совершенствования. Расширяйте эти возможности.
- Используйте инструменты планирования, которые позволяют планировать вашу деятельность в комплексе: и встречи, и звонки, и проекты, и даже свободное время. Это позволит вам яснее видеть общую картину и направление движения.
- Научитесь расставлять приоритеты. Умейте отличать действительно важные дела от того, что отвлекает от главного.
В этой статье я собрала советы двух успешных индивидуальных предпринимателей на тему: планирование рабочего времени для тех, кто работает соло. Надеюсь, они помогут вам стать более эффективными.
