Почему вам не помогает тайм-менеджмент

За 2012 год инвестиции отечественных компаний в обучение и развитие персонала выросли почти на треть, свидетельствует седьмое Ежегодное исследование эффективности системы управления персоналом PwC. По данным исследования, одним из ключевых приоритетов компаний является повышение эффективности работы сотрудников.

Личная эффективность волновала людей издревле, чему свидетельством 2000-летняя байка о «многозадачности» Юлия Цезаря.

К слову, байка эта обязана своим появлением единственной строчке в произведении Светония «Жизнь двенадцати цезарей»: «Цезарь … во время игр читал письма и бумаги или писал на них ответы».

Два эпиграфа, предваряющие этот текст, свидетельствуют о том, что и доныне в отношении даже таких общепризнанных подходов, как тайм-менеджмент, существует много сомнений. А дело ведь даже не в сомнениях. Дело в трудностях с применением на практике разнообразных методик саморазвития, с которыми вы, наверняка, знакомы по тренингам или специальной литературе.

Дело в том, что для выбора эффективного способа решения проблемы необходимо разобраться с ее природой, первопричиной. Так же, как в медицине: ключ к выздоровлению – правильный диагноз, позволяющий определить правильное лечение. Используя медицинскую терминологию, можно сказать, что «неэффективность» – это симптом, а не болезнь. Выбрать из массы рецептов, предлагающихся под ярлыком «повышение личной эффективности» можно, лишь разобравшись в том, что именно нужно «лечить», и что именно «лечит» тот или иной метод.

Для начала давайте определимся в терминах. Как правило, понятие «личная эффективность» подразумевает способность успешно достигать поставленных целей. Но, строго говоря, эта формулировка не вполне корректна: в оценке достижения целей эффективность как таковую следует отличать от результативности (продуктивности).

В наше время стандарт ISO 9000 разделяет понятие performance (означающий деятельность либо ее результат) на две составляющие: результативность и эффективность. Согласно стандарту, результативность — это степень достижения запланированных результатов, а эффективность — соотношение между достигнутыми результатами и затраченными ресурсами.

В такой формулировке эффективность является универсальным понятием. Так, в физике (конкретнее – термодинамике) мерой эффективности системы является известный всем КПД (коэффициент полезного действия), показывающий соотношение полезной работы, произведенной системой, к общему количеству энергии, использованной системой для осуществления этой работы. В экономике аналогом КПД является понятие рентабельности.

Когда мы исследуем эффективность использования каких-либо ресурсов, мы имеем дело с формулой наподобие формулы КПД. Скажем, если ресурсом является наше рабочее время, то можно посчитать, как соотносится время, проведенное с пользой для работы, с полным рабочим временем, которое, очевидно, состоит из полезного и потерянного времени.

Стандарт ISO 9000 использует оба показателя (результативность и эффективность) не зря. Согласитесь, сложно оценить результат работы экскаватора, если сообщить только то, что он в течение дня потреблял 10 л топлива на кубометр вырытой земли. Или что работник производил в отчетном периоде в среднем 1 бракованную деталь на 100 качественных. Для оценки результата нам непременно нужно знать, а сколько именно земли вырыл экскаватор, и сколько деталей произвел работник.

Вероятно, вы уже догадались, к чему ведет это рассуждение. Адепты тайм-менеджмента исходят из того, что время – это единственный невозобновляемый ресурс в нашей жизни, распорядиться которым с наименьшими его потерями – наша главная задача. По большому счету – так оно и есть. «Самое дорогое у человека — это жизнь. Она дается ему один раз, и прожить ее надо так, чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы», – все мы помним эту фразу из романа «Как закалялась сталь».

Но когда мы от мировоззренческого уровня спускаемся к нашим обыденным задачам, обнаруживается, что время – не единственный, а иногда далеко не самый критический ресурс, по которому оценивается эффективность нашей деятельности или конкретного действия.

Маша и Даша собирали малину в саду у бабушки. Даша наполнила миску за 15 минут, Маша – за 20. Но Даша собирала ягоды только с верхушек нескольких кустов, поэтому часть ягод осыпалась на землю. Кроме того, Даша, торопясь, испачкала малиной платье. Маша набрала всю миску с одного куста, не потеряв ни одной ягоды. Как вы думаете, какую девочку бабушка похвалила больше?

Если считать ресурсом время, то эффективнее будет спортивный. Если топливо – микролитражный.

Кроме времени мы оперируем множеством ресурсов, которые при глобальном рассмотрении уступают времени в значимости. В реальных обстоятельствах, при оценке нашей деятельности значимыми для нас людьми – нашими руководителями, близкими, коллегами, партнерами – эти «менее значимые» ресурсы зачастую оказываются критически важными. Это могут быть материальные и финансовые ресурсы предприятия или его репутация, доверие партнеров, ваше физическое и нравственное здоровье, отношение в семье и т.д. и т.п. Навык оптимизации временнОго ресурса (тайм-менеджмент) помогал Юлию Цезарю в работе с документами, но не при переходе Рубикона. Пирр отдал бы половину своей жизни за победу над Спартой, а Николай Островский – за победу мировой революции.

Итак, первое, что необходимо понять для улучшения результатов труда – по какому ресурсу будет оцениваться ваша эффективность. Это понимание и выведет вас на навык, который следует развивать.

Но не будем забывать и о второй составляющей оценки – результативности. Еще ее называют продуктивность, а в случае творческой деятельности – плодовитость. Александр Иванов навеки вошел в число великих русских живописцев благодаря единственному произведению – грандиозному полотну «Явление Христа народу», которое он писал более 20 лет. А выдающийся маринист Иван Айвазовский занял близкую по «рейтингу» позицию, написав 6000 живописных произведений.

Оптовые компании зарабатывают за счет большого оборота при низкой рентабельности. Консалтинговые компании могут иметь сопоставимую прибыль при обороте, меньшем на порядки – за счет очень высокой рентабельности.

Итак, второе, что нужно сделать – определить, экстенсивным или интенсивным путем вы будете достигать своих целей. Может оказаться, что эффективность (ресурсоемкость) – не ключевой фактор успеха в ваших обстоятельствах, и вы можете «взять не умением, а числом», перефразируя Суворова.

И, наконец, стоит помнить о тех людях, которые освоили самый важный навык – навык быть счастливым «здесь и сейчас», не дожидаясь достижения целей, подведения итогов и оценок окружающих. Начав с римского императора, императором же и закончим. Фильм «Москва слезам не верит» сделал известной в СССР байку про императора Диоклетиана, правившего в III веке нашей эры. Руководство его было настолько умелым, что современники провозглашали возвращение золотого века империи. Но после 20 лет правления Диоклетиан отрекся от престола и удалился в свою резиденцию на территории современной Хорватии. А на просьбу тетрархов вернуться на трон, Диоклетиан ответил, что если бы они видели, какова капуста, которую он вырастил, то не стали бы приставать к нему со своими предложениями.

Гай Аврелий Валерий Диоклетиан

Закончим коротким резюме. Так почему же предлагаемые в книгах и тренингах приемы повышения эффективности работы не всегда помогают? Потому что они не универсальны: полезность самих этих приемов для вас зависит от качества «диагностики» проблем и критериев эффективности вашей деятельности. Собственно, повышение эффективности начинается с определения критического ресурса, потери которого ее снижают. Время часто, но не всегда является таким критически важным ресурсом. Соответственно, тайм-менеджмент часто, но не всегда помогает повышать вашу личную эффективность. А в случае, если вашу цель выгоднее достигать экстенсивным путем, за счет роста продуктивности, значение навыков работы с ресурсами, в том числе тайм-менеджмента, снижается. И, наконец, основой для продуктивной и/или эффективной деятельности является ее гармоничное соответствие системе ваших ценностей. Таким образом, определившись с тем, какие ключевые ресурсы и личностные установки лежат в основе успехов в вашей работе, вы сможете подобрать наиболее эффективный способ и ритм ее исполнения.