Подробная инструкция для работодателя: как строить отношения с сотрудниками в условиях пандемии

Угроза коронавируса (COVID-19) внесла коррективы в жизнь многих работающих людей. Кто-то сидит дома на карантине, вернувшись из заграничного отпуска, кто-то работает из дома. Многим такие варианты предложили работодатели, переведя сотрудников, чья работа в основном ведется за компьютером, на удаленный режим работы.

Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое решение проблем — многим сфера деятельности не позволяет просто перевести сотрудников на режим работы из дома. А делать все равно что-то надо, особенно бизнесу, несущему потери из-за объявленных мер безопасности.

Выходит, что угроза коронавируса и последовавшие за этим государственные меры с правовой точки зрения напрямую затрагивают трудовые отношения. Как правильно выстроить отношения с наемными сотрудниками и какие действия можно предпринять? Поговорим об этом подробнее.

С середины марта по всей России действует режим «Повышенная готовность». К нему присоединились все 85 регионов страны.

Режим повышенной готовности предполагает целый ряд мер по профилактике распространения коронавируса. В частности, отменяются массовые мероприятия, закрываются заведения с массовым скоплением людей, образовательные учреждения переходят на дистанционное обучение.

Если обратиться к распорядительным региональным документам, то в них увидим План действий по предупреждению завоза и распространения инфекции, вызванной новым коронавирусом (COVID-19).

В соответствии с ним, руководители организаций любой формы собственности, а также индивидуальные предприниматели признаются ответственными за обеспечение отстранения от работы сотрудников:

Порядок отстранения работников прописан в Трудовом кодексе РФ. Одно из оснований для отстранения, которым может воспользоваться работодатель в текущей ситуации, — это отстранение от работы, если в отношении сотрудника вынесено соответствующее решение компетентного органа или должностного лица. К числу таких органов, в частности, относятся Федеральная инспекция труда, государственные санитарные врачи и их заместители.

Как только работодатель получает оригинал или заверенную копию официального документа, он должен отстранить сотрудника от работы. Отстранение оформляется приказом руководителя организации-работодателя. Унифицированной формы такого документа нет, разработать его можно самостоятельно.

К работе сотрудник допускается также на основании приказа работодателя, который издается уже после отмены решения компетентного органа.

Отстранение от работы по причине, которая не предусмотрена в нормативно-правовом акте, влечет за собой риск привлечения работодателя к ответственности.

Во-первых, к административной. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — это предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — предупреждение или штраф от 30 до 50 тысяч рублей. При повторном нарушении только предупреждением уже не ограничиться, а штрафы увеличиваются. Для должностных лиц и ИП до 20 тысяч рублей, для юрлиц — до 70 тысяч рублей.

Во-вторых, к материальной, а именно к выплате неполученного работником заработка за период незаконного отстранения.

Если решения компетентного органа об отстранении нет, что делать в отношении заболевших сотрудников, сотрудников, вернувшихся из «зараженных» стран» или проживающих совместно с лицами, вернувшимися из таких стран?

Работодатель должен проанализировать, кто из сотрудников и в какой период находился в отпусках и/или командировках. У находившихся в отпусках нужно запросить информацию о местах, где они отдыхали. Также необходимо издать приказ или распоряжение работодателя о том, что все работники должны дать письменные пояснения о том, находились ли лица, совместно с которыми проживают сотрудники, в странах, где зафиксированы случаи заболевания. Если сам работник или проживающее с ним лицо были в стране с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, то сотрудник обязан оформить больничный.

С 20 марта до 1 июля 2020 года российское правительство ввело временные правила оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности в случае назначения карантина (утвержденные постановлением правительства РФ от 18 марта 2020 года № 294).

Согласно этим правилам, порядок действия следующий:

К заявлению в Фонд социального страхования необходимо приложить следующие документы:

Если медорганизация выдала больничный на основании очного визита и/или осмотра физического лица, то она не позднее следующего рабочего дня должна передать в ФСС сведения о выдаче электронного листка временной нетрудоспособности. Дальше порядок действий аналогичен тому, что представлен выше.

Если прибывший из-за границы или проживающий совместно с прибывшими сотрудник не оформил больничный, то необходимо оценить, имеются ли основания для его отстранения от работы и если они есть, то принять соответствующие действия, дающие основания для отстранения, например, уведомить в Роспотребнадзор о наличии такого работника.

Основанием для оформления больничного также является объявление карантина. Это работает и в отношении застрахованного лица, и если у застрахованного лица есть дети, а карантин объявлен в детском саду или школе. В таких случаях застрахованные лица также обеспечены пособием по временной нетрудоспособности.

Чтобы обеспечить соблюдение мер, направленных на предотвращение распространения коронавирусной инфекции, работодатель может договориться с сотрудником, что он будет выполнять свои трудовые обязанности дистанционно — чаще всего речь идет о работе из дома.

Для перехода на дистанционную работу с работником, трудящемся по действующему трудовому договору, нужно будет заключить дополнительное соглашение к договору. Лучше всего в этом документе прописать:

На дистанционных работников также распространяются правила внутреннего трудового распорядка. Работодатель без изменений исполняет обязанности, направленные на обеспечение безопасных условий и охраны труда со спецификой удаленного способа ведения работы, в том числе расследование и учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Если сотрудник не согласен работать дистанционно и работодателю не удается достичь с ним договоренностей, то возможно внесение соответствующих изменений в должностную инструкцию, Правила внутреннего трудового распорядка дня и иные локальные акты. Важно: в отношении действующих работников изменения должны осуществляться с обязательным предупреждением-уведомлением за два месяца в установленном законом порядке.

Среди антикризисных вариантов поведения работодателя законодательство предусматривает введение режима неполного рабочего времени.

Установить такой режим можно как на основе достижения договоренностей с сотрудниками путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, так и в одностороннем порядке по инициативе работодателя.

Важно: законом установлен предельный срок, на который может быть введен режим неполного рабочего времени, но нет ограничений по тому, сколько раз в год можно его вводить.

Следует учитывать, что причины экономического характера сами по себе не могут являться основанием для введения неполного рабочего времени. В случае наличия финансовых трудностей работодателю следует изменить систему организации труда, произвести структурную реорганизацию, в результате которой прежние условия трудовых договоров не могут быть сохранены. Недостаточно просто обновить штатное расписание компании и перераспределить обязанности, фактически сократив часть работников.

Пожалуй, многие работодатели задумываются о возможности предоставления сотрудникам отпусков без сохранения заработной платы. Однако Трудовой кодекс предусматривает такие отпуска только на основании личного заявления работника. На практике случается, что работодатели оказывают давление на работника.

Важно: если сотруднику удастся доказать, что заявление им было написано вынужденно, работодателю грозит не только привлечение к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, но и риск взыскания оплаты неполученного сотрудником заработка за весь период незаконного лишения работы, а также компенсации морального вреда.

В период подобного отпуска сотрудник не должен присутствовать на работе и выполнять обязанности. Именно это обстоятельство чаще всего проверяют суды при определении вынужденного характера написания заявления.

Конечно, работодатель вправе пересмотреть условия оплаты труда. Как и другие условия трудового договора, они могут быть изменены по соглашению сторон или работодателем в одностороннем порядке, установленном Трудовым кодексом. Принимая решение об изменениях, советуем работодателю следующее: