Презентации: вовлечение аудитории

Чтобы повысить эффективность ваших презентаций, позвольте своей аудитории принять участие в ее процессе, уточняя то, что вы говорите, и направляя ход изложения. Позвольте задать вопросы до, после или в течение вашей презентации разные моменты имеют разные преимущества.

Вопросы в начале презентации.

В этом случае предполагается, что ваша аудитория хорошо знакома с предметом разговора и у нее уже есть вопросы. Услышав их в самом начале, вы поймете, что хочет знать аудитория и заверить их, что вы ответите на них в ходе презентации. Это даст вам возможность подогнать ваш материал к конкретной публике. Но здесь есть и свои ограничения. Вы действительно должны хорошо ориентироваться в своем материале, а ваше выступление чутко реагировать на запросы аудитории. Подготовленный вами материал следует разделить на части, чтобы можно было перегруппировать их по ходу выступления. Полезно записывать возникающие вопросы. Используйте листы бумаги или проектор для большой аудитории. Тогда вы сможете сказать: «Отлично, мы зафиксировали ваши вопросы. Я постараюсь сейчас раскрыть их, кроме номера 5 и 9, ответить на которые я в данный момент не готов». Задавать вопросы в начале не рекомендуется, если вы не обладаете большим опытом проведения презентаций.

Вопросы в течение презентации.

Если вы выступаете перед небольшой аудиторией (менее 7 человек) и хотите придать презентации неформальный характер, можете сказать что-нибудь вроде «Пожалуйста, задавайте вопросы по ходу разговора. Мне не хотелось бы читать вам лекцию». Это позволит людям чувствовать себя вовлеченными в процесс, а вам понять, достигает ли ваше послание адресата. С другой стороны, эти вопросы могут выйти из-под вашего контроля. Если вас будут слишком часто прерывать, ваша презентация может лишиться целостности. Вас могут сбить с мысли и поставить в тупик трудным вопросом. Можно выиграть время для раздумывания, попросив задать вопрос еще раз, например: «Я правильно вас понял? Вы хотите знать?». Это даст вам пару секунд на раздумья, но в общем вы сами или ведущий презентации должны владеть ситуацией. Если ваше выступление увязает в вопросах, а аудитория становится неуправляемой, нужно сказать: «Хорошо, я хочу ответить на все ваши вопросы, поэтому, возможно, сейчас лучше всего будет мне закончить свое выступление, а в оставшееся время ответить на ваши вопросы». Вы также можете периодически останавливаться и спрашивать: «Пока все понятно? Вопросы есть?» В случае положительного ответа можете уверенно продолжать. Если вопросы есть, ответьте на них и подумайте, как лучше всего продолжить выступление, отметив: «Теперь мне стало понятнее, что вас интересует, позвольте мне продолжить».

Вопросы в конце презентации.

Традиционно вопросы задаются в конце выступления. Плюс этого подхода в том, что есть четкий переход от презентации к дискуссии. Вы можете провести свою презентацию, не прерываясь на вопросы, и люди, у которых нет вопросов могут сразу уйти. Это удобно при работе с большой аудиторией. Но есть и недостаток 06 вы можете понять, что ваше послание было неправильно адресовано, только когда закончите. А аудитория может отвлечься и забыть возникавшие вопросы.
Когда наступает время вопросов и ответов нужно полностью сменить формат встречи. Подытожьте свое выступление и дайте людям понять, что вы закончили. Как только появляется возможность задавать вопросы и делать комментарии, проступают все главные проблемы презентации. Передайте инициативу председателю встречи.
Позвольте ему установить связь между вами и аудиторией. Это также поможет при появлении трудных и напряженных вопросов в ваш адрес, так как председатель сможет защитить вас и сохранить позитивный настрой выступления.

Как сделать презентацию более наглядной.
Люди обычно запоминают только 20% того, что они слышали, и 20% того, что они видели на презентации, но 50% того, что они одновременно и увидели, и услышали. Такое резкое улучшение восприятия аудитории не дает вам права делать свое выступление менее визуальным, чем вербальным. Наглядность имеет и другие преимущества: Она помогает сфокусироваться. Иллюстрируя то, о чем вы говорите, вы сможете контролировать внимание аудитории.
Она позволяет на некоторое время перенести внимание с себя на наглядный материал. При небольшой аудитории это поможет снизить дискомфорт от того, что на вас постоянно смотрят. В большой аудитории это даст вам возможность немного подумать, пока люди изучают иллюстрации.
Процесс подготовки наглядных материалов заставит вас лучше организовать свой материал, упростить и сократить его.
Это продемонстрирует аудитории, что вы хорошо подготовлены и осведомлены.
Наглядные материалы могут служить в качестве заметок. Когда вы переходите к следующей странице или изображению, это напомнит вам о том, что вы должны говорить дальше. Вы будете меньше нервничать.
Эти материалы не обязательно должны быть слишком грандиозными. Многие люди не решаются делать визуальную презентацию, так как думают, что для этого требуется много времени, средств и мастерства.
Нескольких листов бумаги с надписями разных цветов будет достаточно.