Проектный офис (ПРОФ)

Рассмотрим типичную ситуацию: в одной из компаний Черноземья, спокойно работающей в текущем режиме, руководство решило провести ребрендинг, реорганизацию филиалов, а заодно и поменять систему финансового учета. И что же получилось? В реализации этих разноплановых проектов задействованы одни и те же сотрудники, у которых голова идет кругом. А помимо проектов у них еще и куча текущей работы – налицо колоссальная перегрузка, которая начинает сказываться на качестве работы. А что творится с отчетностью по проектам! Некоторые предоставляемые руководству отчеты содержат излишне много информации, их очень трудно «переварить», другие, наоборот, недостаточны для принятия управленческих решений. Начальство в шоке. Что делать? Как всем этим управлять?

На самом деле, чтобы все проекты шли слаженно и служили одной цели (например, повышению статусности компании или прибыли и др.), у них должны быть схожие стандарты реализации. И эти стандарты должна разрабатывать и применять единая структура. «Что же это за такая волшебная структура?» – спросите вы. Эта палочка-выручалочка называется проектный офис.

Проектный офис, или ПРОФ – временное организационное образование, осуществляющие централизацию и координацию управления проектами компании.

Согласно общепринятой классификации И. Кендалла и К. Роллинза, выделяют несколько основных моделей офисов управления проектами: «Репозиторий», «Наставник», «ОУП (офис управления проектами) предприятия» и «ОУП, нацеленный на немедленный результат».

Круг обязанностей проектного офиса зависит от выбранной модели и от особенностей организации, в которой он функционирует. Но основные функции данной структуры – административная, методическая и технологическая поддержка управления проектами.

А если конкретнее… Работа проектного офиса начинается со сбора информации о проектах – это первый и один из самых эффективных шагов по наведению порядка в проектном управлении компании. Далее выявляются проблемы отдельных проектов и ищутся пути их решения. Банально, но слабое звено многих проектов появляется из-за несовершенств или вовсе отсутствия календарного планирования. ПРОФ помогает решить эту проблему – в его функции входит обобщение опыта ведущихся проектов и разработка общей методологии для разных уровней управления проектами, а также внедрение и отладка разработанной системы.

Важными задачами, стоящими перед руководством офиса управления проектами, становятся и определение прав и обязанностей членов команды проекта, оценка загрузки работой персонала, делегирование полномочий и разработка правил взаимодействия между подразделениями. Кстати, о взаимодействии. Оно предполагает постоянную передачу определенной информации. Поэтому в обязанности проектного офиса входит формализация информационных потоков, разработка схемы проектного документооборота и шаблонов основных документов.

Проектный офис также несет ответственность за эффективное использование информационных систем (без них немыслимо современное проектное управление) и формирование необходимых компетенций у сотрудников компании.

Созданные в процессе работы документы – опыт ошибок и достижений – обязательно необходимо сохранить, и это также ложится на плечи офиса управления проектами.

ПРОФ – бесценный помощник руководителей проектов: помогает правильно инициировать проект, оценить имеющиеся ресурсы, обеспечить ими новые проекты, подобрать команду. Также проектный офис отслеживает продвижение проекта, его успешность, значимость, проверяет на соответствие стратегии и целям компании, при необходимости меняет приоритеты. Помогает своевременно принять решение о закрытии проекта и сделать это максимально корректно: распустить команду, оценить результаты, подвести итоги и извлечь уроки.

Все разработанные процедуры управления проектами, различные методики и инструкции сводятся проектным офисом в целостный системный документ, который помогает внедрять и развивать корпоративную методологию управления проектами (этот документ может появиться и в начале работ по проектам, просто тогда в процессе реализации проекта в него будут вноситься коррективы, «продиктованные жизнью»).

Управление портфелями проектов – также задача ПРОФов. Проектный офис систематизирует большое количество разнообразных по целям и масштабу проектов, реализуемых в рамках одной компании, и упрощает управление ими.

Одним словом, всего, что делает проектный офис, не перечислишь. Впечатляют и плоды работы данного подразделения… Проектный офис дает необходимую информацию руководству компании о возможных критических ситуациях и своевременно разрабатывает комплекс мероприятий по их предотвращению или хотя бы минимизации отрицательного воздействия на проект. Также именно благодаря офису управления проектами распределение ответственности за результаты проектов становится максимально прозрачным. Кроме того, ПРОФ – это своеобразная страховка проекта. Для ряда организаций уход менеджера или руководителя проекта означает закрытие проекта, а зачастую и потерю клиента. Проектный офис ведет и хранит всю документацию, не допуская того, чтобы ценная информация была только в головах у персонала. Поэтому, если из проекта уходит ключевой сотрудник, все контакты и наработки сохраняются, и любой, кто сменит ушедшего человека, сможет разобраться и продолжить работу. В общем, роль ПРОФа в компании нельзя переоценить.

«Для нашей организации проектный офис – ключевое подразделение в оргструктуре компании, на которое возложена миссия по координации работы по всем проектам, контроль соблюдения единых методик управления проектами, – поясняет управляющий партнер ГК «Основа» Александр Калтыков, сертифицированный управляющий проектами уровня B (IPMA). – Сотрудники нашего ПРОФа – не только ядро собственного коллектива, но и консультанты для сторонних компаний, которые намерены в будущем внедрить такой отдел у себя».

Кстати, о создании и внедрении ПРОФа. Это процесс сложный. Перед компаниями зачастую встает дилемма: взрастить ли проектный офис внутри организации или привлечь извне?

Создание ПРОФа собственными силами возможно лишь для предприятий, которые занимаются проектной деятельностью довольно давно и обладают соответствующей оргзрелостью.

Для компаний же, только запускающих проектное управление и имеющих мало опыта в этой области, а также для организаций, в которых проекты запланированы лишь на ограниченный период времени и не составляют профессионального интереса, актуально привлечение услуг проектного офиса на условиях аутсорсинга или активное обучение собственных сотрудников под надзором консультантов, которые параллельно «ставят» информационную систему управления проектами и запускают ее. В результате сотрудники организации перенимают опыт профессионалов, и когда аутсорсер заканчивает свою работу, в компании самостоятельно функционирует проектный офис, штат которого уже полностью состоит из собственных квалифицированных специалистов.

В последнее время российские предприятия все чаще прибегают к помощи профессионалов-консультантов или выбирают аутсорсинг управления проектами. Причин несколько. Основная – это нехватка собственных кадров. Руководители и администраторы проектов являются редкими для рынка и дорогостоящими специалистами. Зачастую проще и дешевле обратиться к компании, специализирующейся на аутсорсинге управления проектами и обладающей квалифицированными сотрудниками, чем искать кадры самостоятельно и создавать под них новую инфраструктуру. Другие причины – стремительный рост количества проектов, их стратегическая важность, жесткие сроки реализации и ограничения бюджета, негативный опыт: провалы реализации проектов собственными силами в прошлом, вывод на аутсорсинг непрофильной деятельности, а также обучение собственных сотрудников посредством профессионалов.

Проектный офис – явление сравнительно молодое. И многие руководители относятся к нему с недоверием, считая, что могут справиться с управлением проектами самостоятельно. Они воспринимают эту жизненно необходимую для занимающейся проектной деятельностью компании структуру исключительно как затратное подразделение. Часто настороженно к ПРОФу относятся и рядовые сотрудники компании, воспринимая его введение как дополнительную попытку контролировать действия каждого, излишнюю регламентацию работы.

«На самом деле, как показывает опыт нашей компании, наличие ПРОФа в организации, работающего по международным стандартам, – это престиж компании, показатель того, что предприятие не только успешно восприняло проектно-ориентированные методы управления, но и дозрело до подразделения, которое способно формализовать всю эту работу и сделать ее более эффективной и управляемой, – говорит Александр Калтыков. – Более того, при грамотном подходе именно проектный офис выведет компанию на новые высоты и напрямую повлияет на рост доходов организации».