Скопировать ссылку
Джон Коттер, профессор Гарвардской школы бизнеса, изучил сотни компаний и пришел к выводу, что организационные перемены завершаются с успехом только в 30% случаев. Одна из основных причин провала — сопротивление сотрудников и их нежелание работать в новой информационной системе.
Почему работники саботируют изменения
Любые перемены сопровождаются выходом из зоны комфорта. Несмотря на то, что система управления проектами способна повысить эффективность работы и автоматизировать ручные процессы, рядовые сотрудники компании могут с критикой относиться к идее руководства перейти на цифровую сторону. Пользователи воспринимают внедрение ИТ-решения как очередную задачу «сверху», не хотят отказываться от старых привычек и осваивать новые навыки.
Как смягчить сопротивление сотрудников и сделать переход на новую систему безболезненным?
Донести ценность внедрения
Формула успеха — привлечь конечных пользователей к выбору системы. Важно это сделать еще на старте. Продемонстрируйте возможности ПО, чтобы сотрудники увидели пользу для себя:
- приведите примеры реальных кейсов внедрения и их результаты;
- сделайте акцент на выгодах для каждой команды специалистов;
- покажите, как изменятся процессы после цифровизации.
Когда сотрудники убедятся, что ИТ-решение не создает дополнительную нагрузку, а освобождает их от рутины, делает процессы прозрачными и простыми, то они почувствуют необходимость изменений.
Научить работать в системе
Понять ценность перемен недостаточно. Важно, чтобы сотрудники научились работать в новой системе. Покажите на реальных задачах, как специалисты смогут использовать функциональность ИТ-решения. Именно тогда расходы на внедрение будут оправданы.
Нововведения всегда связаны с определенными рисками, поэтому их стоит предусмотреть заранее. Если в вашей компании уже использовали цифровую систему, на начальных этапах стоит сохранить к ней доступ. Это поможет сделать переход плавным и комфортным. Когда пользователям станет удобнее работать на новом ПО, у них уже пропадет желание действовать по-старому.
Система управления проектами не должна быть сложной и требовать глубокого изучения. Directum Projects ориентирована на бизнес-пользователей: от руководителей проектного офиса до конечных исполнителей. Понятная справка и видеоролики помогают сотрудникам освоить все инструменты за 2 часа. А компании не приходится тратиться на долгое и дорогостоящее обучение.
Развеять страхи пользователей
Сотрудники могут воспринимать систему управления проектами как инструмент тотального контроля со стороны начальства. Пользователи боятся, что руководство обвинит их в некомпетентности или недобросовестном выполнении задач, когда все процессы будут на виду.
Действительно, с системой управления проектами у руководителя появится полная картина по состоянию работ. Важно объяснить, что главная цель внедрения ИСУП — возможность вовремя отслеживать риски и реагировать на изменения, а не «зачистка» штата.
Донесите до пользователей, что процесс становится прозрачным для всех, а не только для топ-менеджмента и руководителей проекта. Сотрудники могут фиксировать договоренности и результаты работ в переписке по задаче. В системе всегда можно посмотреть, кто затягивает согласование или вносит изменения в документ.
Пробить стену консервативного настроя
Раньше сотрудникам было удобнее вести записи на бумаге, и они тоже сопротивлялись переходу на Excel-таблицы. Но любое действие, которое регулярно повторяется, превращается в привычку и уже не вызывает затруднений. Поэтому при цифровизации проектной деятельности важно закрепить изменения и внедрить их в корпоративную культуру.
Нужно объяснить сотрудникам, что переход на новую систему — это возможность пересмотреть старые регламенты, оптимизировать процессы и добавить недостающие инструменты. При этом пользователи сохраняют сформированные годами рабочие схемы и могут адаптировать решения под свои бизнес-задачи.
Так, процессы в Directum Projects можно самостоятельно адаптировать под потребности компании без навыков программирования (no-code-настройка). Аналитик компании в несколько кликов создает виды документов, правила их нумерации, задает регламенты в графическом редакторе.
При внедрении нового ПО невозможно учесть всех нюансов и сложностей. Необходимо вести диалог с сотрудниками, чтобы сделать систему максимально комфортной и ориентированной на конечного пользователя. При этом важно помнить и о конечной цели внедрения — повышении эффективности бизнеса. Руководителю необходимо сохранять баланс и видеть всю картину сверху: заботиться не только о людях, но и компании в целом.
Полезные материалы
Если вы находитесь в поиске системы управления проектами, изучите гайд от экспертов Directum Projects. В нем вы найдете пошаговое руководство: на что обратить внимание, как определить цели и по каким критериям оценивать ИТ-решения. Скачивайте, чтобы ничего не упустить.
