Скопировать ссылку
Меня зовут Наталья Шутова, и я помогаю компаниям среднего и малого бизнеса автоматизировать процессы.
Если вы ищете СЭД для работы с документопотоками, вы можете обратиться к вашим друзьям, которые уже работает в какой-то системе. Задайте им вопрос: «А что важно вам в системе?». Но здесь я сделаю небольшое уточнение. Работая с представителями среднего и малого бизнеса, я поняла: у компаний со штатом в 25 и 250 сотрудников — разные ожидания от корпоративного ПО и разные задачи для системы внутреннего документооборота. Поэтому советоваться нужно с теми, кто находится в «вашей весовой категории».
В этой статье я собрала все основные критерии выбора системы моих текущих СМБ-заказчиков и составила наглядный список в вашу копилку мудрости.
Не цена, а интерфейс
Наверное, вы первым делом пойдете считать на калькуляторе стоимость программного обеспечения. Но когда дело доходит до реального выбора системы, все мои заказчики в первую очередь интересуются удобным и понятным интерфейсом.
Меньше кликов — больше дела! Вот девиз хорошей СЭД, в интерфейсе которой все кнопки понятны сотрудникам. Не должно быть двойственных понятий и сложных слов!
Простота использования — запишите себе этот критерий в начале списка требований. Всем вашим коллегам должно быть приятно работать в системе, а не только всемогущей бухгалтерии.
Цитата: «Нет никаких сюрпризов и двойного дна, когда я нажимаю кнопку «Договоры». Все абсолютно логично. Все реестры документов построены по однотипной логике. В начале наш делопроизводитель научила меня работать с реестром входящих писем, а остальные реестры я освоила за 5 минут, потому там даже лишний раз думать не надо». (Александра, юрист компании по продаже недвижимости).
Прозрачность процессов и исполнения задач
Если вы не видите, как движется документ по процессу согласования, не знаете, у кого он сейчас в работе и кто просрочил согласование — это красный флаг. Мы такое не любим.
Если вы отправили задачу и не понимаете, как отследить ее статус — это плохо.
Процессы должны легко прослеживаться, быть как на ладони — это следующий критерий хорошей СЭД. Ведь в такой системе можно в два клика проверить — где завис договор и как давно вышел дедлайн по исполнению задачи.
Цитата: «Раньше мы работали в самописной системе. Отправлял задачу и «до свидания», приходилось искать минут 10, чтобы понять, на какой стадии исполнения она сейчас. Не было понятной папки «Исходящие», не было никакого красного шрифта у просроченных задач. Я жутко злился, особенно когда в конце года надо было закрывать хвосты». (Георгий, инженер строительной компании)
Самостоятельная настройка системы без проекта внедрения
В компаниях с количеством сотрудников 200+ обычно есть штатный ИТ-специалист или даже директор по ИТ-технологиям с опытом внедрения разных систем. А что делать организациям среднего бизнеса, у которых нет таких ресурсов? Нанимать консультантов на аутсорсинге? Отказаться от покупки СЭД? Ну-ну-ну… Не выдумывайте, коллеги.
Мои клиенты выделяют еще один важный критерий: настройка системы своими силами без специализированных IT-навыков.
Для старта работы требуется немногое: создать несколько видов документов, загрузить пять шаблонов документов, сформировать пару цепочек согласования. И это уже закроет 80% текущих проблем и болей, которые вы сейчас испытываете, работая с бумажными документами.
Цитата: «Меня поставили администратором системы, потому что мне больше всего нужно было ее внедрение, я была инициатором и главным бизнес-заказчиком СЭД. Но я не хотела ничего администрировать! Я так боялась, что это будет занимать 99% моего рабочего времени и что я просто не справлюсь. Даже прошла недельное обучение, но страх никуда не делся. Сначала сидела и просто смотрела на Directum и ничего не делала. А спустя три недели я уже создавала новые маршруты согласования по запросу отдела продаж. Так втянулась в процесс, что сейчас постоянно занимаюсь «улучшайзингом» регламентов. Например, для гендиректора настроила интерфейс из 2 папок и одной кнопки «Подписать», он даже не знает, какие у нас модули куплены». (Регина, руководитель отдела продаж PR-компании).
Можно работать в системе и вне офиса
Все мы помним эти «золотые» времена вынужденной удаленки? Да как же их забудешь.
«Британскими учеными доказано», что продуктивнее всего работать именно в офисе, но иногда приходится покидать территорию работодателя. Вы можете уехать к заказчику, в поля, в командировку, и при этом всегда оставаться на связи, быть в контексте, в ресурсе, в моменте.
С Directum Lite вы сможете работать через ноутбук или мобильное приложение, создавать и отправлять договоры, служебные записки, выполнять задачи и ставить поручения сотрудникам, даже если вы едете в метро.
Если руководство разрешает работать 1–2 дня из дома, то с СЭД вы не «выпадете» из процессов компании. Вам не нужно идти в кабинет директора, чтобы отнести, например, заявление на командировку, вы это сделаете, не выходя из дома, за пять кликов и пять минут.
Цитата: «Я надеюсь, этого никогда не прочитают мои руководители. Но как же здорово и комфортно в пятницу работать из дома! Могу проснуться в 08:15 и без долгого пути в офис в непогоду в 08:30 уже быть погружена в свои задачи и, работая в системе, отправлять коммерческие предложения на согласования тимлиду. Тут главное соблюдать work-life balance, а то бывает, что могу и в 6 утра создать заявку на формирование счета для бухгалтера, и в 10 вечера вычитывать правки договора» (Наталья, автор данной статьи).
Так и записываем в свой чек-лист: легкая и доступная работа вне офиса и через приложения.
Разные модули под разные задачи
Есть системы, в которых предусмотрена максимально возможная функциональность. И чаты, и портал, и бухгалтерия, и погода, и природа. Во всем этом избыточном дереве папок, иконок теряешься. Кроме того, у таких систем заметно завышенная цена.
Долой все ненужное, оставляем и покупаем только полезное! Каждый модуль закрывает какие-либо задачи компании. Если бизнес подрос и появились другие запросы — устанавливаем дополнительные модули для решения новых задач. Экономика должна быть экономной.
Запишем в наш список критериев: только полезные и важные модули, которые можно докупать в нужное время под конкретные задачи компании.
Цитата: «В нашей компании было всего полтора землекопа, как говорится. Нам нужно было просто отправлять задачи друг другу, потому что мы были разбросаны по разным городам и даже выезжали в другие страны к заказчикам. Поначалу документооборота у нас и не было, но через два года штат увеличился до 35 сотрудников, открылся полноценный офис в Москве, появился свой юрист, который тщательно согласует все письма и договоры. И мы поняли, что нам пора расширять функциональность системы. Мы докупили модуль «Договоры» и даже «Совещания» (Павел, директор компании разработки сайтов).
ТОП критериев выбора может быть огромное множество. В этой подборке то, что нам чаще всего озвучивают клиенты во время интервью. Поделитесь, а какой критерий для вас самый важный?
