Учет товародвижения в торгорговой организации

Практика работы торговых сетей и личный опыт показывают, что основной причиной потерь торговых организаций являются вовсе не убытки причиняемые умышленными действиями покупателей и персонала. От 80 до 95 % потерь причиняется в ходе обеспечения операционной деятельности торговых объектов в результате ошибок и нарушений различных категорий должностных лиц, обеспечивающих учет движения товара на различных стадиях товародвижения, - начиная с договорной работы с поставщиками и заказа товара и заканчивая реализацией товара, возврата товара поставщику или утилизации неликвидной продукции.

Представляется, что единственным действенным способом снижения данного вида потерь, может являться лишь налаженная система учета товародвижения, стандартизация всех процедур, осуществляемых на различных его этапах и строжайший контроль над их соблюдением.

В настоящей статья я постарался детализировать все процедуры и операции, которые должны осуществлять сотрудники торговой организации в процессе обеспечения учетов товародвижения на различных его этапах.

Конечно, положения статьи носят рекомендательный характер, однако хочется отметить, что они являются не теоретизированными умозаключениями, а рекомендациями прикладного характера, поскольку апробированы на практике и доказали свою эффективность.

В розничных торговых сетях используются различные наименования должностей линейного и менеджерского персонала торговых организаций, различные компьютерные программы учета товародвижения и иные индивидуальные особенности, поэтому имеет смысл обозначить, что понимается под некоторыми терминами, используемыми в настоящей статье.

Торговая организация (торговая сеть[1]), — Торговое предприятие, осуществляющее руководство сетью розничных структурных подразделений (торговых объектов[2]) различного формата и направленности (торговых комплексов, торговых центров, гипермаркетов, супермаркетов, магазинов «у дома», дискаунтеров, распределительных центров и т.д.);

Генеральный директор, — Руководитель торговой организации (Президент, Председатель совета директоров и т.д.);

Поставщик, — Компания, осуществляющая поставку товаров в торговую сеть;

Категорийный менеджер, — сотрудник торговой организации (как правило, входящий в структуру Коммерческого отдела (департамента, службы и т.п.), отвечающий за определенную товарную категорию;

Директор торгового объекта, — должностное лицо торговой организации, руководящее деятельностью ее розничного структурного подразделения (Директор, Управляющий и т.д.);

Заведующий секцией, — должностное лицо торгового объекта, руководящее подразделением по реализации группы товарных категорий (например секции «Гастрономия», «Бакалея», «Фрукты-овощи» и т.д.);

Менеджер по дебаркадеру, — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее руководство работой сотрудников грузовой зоны (дебаркадера, рампы и т.п.) торгового объекта;

Менеджер по приему товара, — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее прием товара, возврат товара поставщику;

Руководитель службы безопасности торговой компании – топ-менеджер торговой компании, возглавляющий подразделение по решению вопросов обеспечения безопасности и минимизации потерь;

Руководитель службы безопасности торгового объекта – представитель администрации торгового объекта, занимающийся вопросами обеспечения безопасности и минимизации потерь, либо Начальник охраны объекта частного охранного предприятия;

Старший смены – сотрудник, отвечающий за организацию работы сменного наряда штатных сотрудников, непосредственно обеспечивающих охрану и безопасность торгового объекта, либо Руководитель сменного наряда сотрудников охраны частного охранного предприятия;

Сотрудник службы безопасности – штатный сотрудник подразделения службы безопасности торгового объекта, либо сотрудник частного охранного предприятия.

Торговая система, — компьютерная система учета товара (в которой отражаются все операции с товаром, начиная с его заказа и заканчивая реализацией или возвратом поставщику), используемая в торговой организации. Операции, упоминаемые в настоящей статье, применимы к торговой системе «Супермаг-2000», соответственно это необходимо учитывать, адаптируя положения статьи к иной торговой системе.

В целом, предполагаю, что предписания по алгоритму действий сотрудников, изложенные в настоящей статье, могут быть адаптированы к любой торговой организации и взяты за основу при разработке корпоративных стандартов, инструкций и регламентов процессов осуществления учетов товародвижения.

Оформление договорных документов

Договор на поставку товара

Товар может поставляться в торговую сеть только после заключения договора на поставку с Поставщиком. Условия договора определяет Категорийный менеджер, юрист торговой организации проверяет договор на соответствие законам Российской Федерации и интересам торговой организации, подписывает договор на поставку продукции Генеральный директор, либо лицо, имеющее доверенность на право подписи договоров (часто, таким лицом, является Финансовый директор торговой организации). В договоре поставки товара должны быть обозначены условия поставки, условия возврата и условия оплаты продукции Поставщика.

Контракт на закупку

После заключения договора на поставку Категорийный менеджер в Торговой системе составляет контракт на закупку. В контракте на закупку необходимо указывать:

• номер контракта;
• дату контракта (при изменении контракта его первоначальная дата меняется на дату изменения контракта);
• срок действия контракта (с … по …);
• место поставки (указываются конкретные торговые объекты);
• наименование Поставщика;
• дни недели, в которые возможна заявка, дни недели в которые возможна поставка;
• спецификацию (артикулы и наименования), по которой Поставщик имеет право поставлять товар;
• закупочные цены на товар;
• количество товара в транспортной упаковке.

Для работы с контрактом он должен иметь статус «принят», при запрете работы с контрактом необходимо присвоить ему статус «заблокирован». При завершении срока действия контракта его необходимо либо продлить, либо заблокировать. При создании и любом изменении контракта его необходимо разослать в периферийные базы магазинов, в которые возможна поставка товара по данному контракту.

При исключении какого-либо товара из контракта необходимо в карточке Торговой системы данного товара убрать признак «прием разрешен». Все карточки с признаком «прием разрешен» должны присутствовать в одном из действующих контрактов. Исключать товар из контракта можно, только после выполнения Поставщиком всех заказов, содержащих данную позицию.

При изменении контрактов, Категорийный менеджер обязан внести изменение в номенклатуру торгового объекта в Торговой системе. При запрете реализации и заказа из номенклатуры соответствующего торгового объекта артикул изъять, а при внесении в контракт или разрешении на реализацию в номенклатуру соответствующего торгового объекта артикул добавить.

Все решения и действия по изменению параметров артикула, а так же все изменения в документе «контракт на закупку» производит только Категорийный менеджер.

Оформление заказа Поставщику

Планирование заказов

Заказ Поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указанны дни недели, когда Поставщик принимает заказ и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Формирование заказа Поставщику

Заказ товара может сделать Заведующий секцией торгового объекта, Заместитель заведующего секцией либо Категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для формирования заказа Поставщику необходимо использовать отчет Торговой системы «Бланк-заказ».

В отчете «Бланк-заказ» необходимо указать:

• период реализации;
• номера контрактов на закупку;
• место хранения (магазин);
• при необходимости выбрать группу товаров, по которой формируется заказ.

В отчете «Бланк-заказ» показаны следующие данные:

• номер контракта;
• артикул и его наименование;
• даты последнего прихода и последней продажи;
• розничная цена;
• реализация в количестве последних трех месяцев и дни реализации;
• реализация в этом же месяце год назад;
• реализация за выбранный период;
• текущий остаток;
• на сколько дней хватит данного текущего остатка;
• количество уже заказанного товара;
• количество товара в транспортной упаковке.

В графе «заказ» необходимо указать количество товара, необходимого для заказа. Заказ необходимо формировать кратно числу, указанному в графе «количество товара в транспортной упаковке».

Оформление заказа поставщику

Для передачи заказа Поставщику его необходимо разместить в Торговой системе. В заказе поставщику необходимо указывать:

• номер заказа;
• название Поставщика, которому делается заказ;
• место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
• дату заявки (когда сделана заявка);
• дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
• спецификацию заказа (артикул и наименование товара заказываемого Поставщику);
• закупочные цены;
• количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
• внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

Присваивать заказу статус «размещен» необходимо только в день, указанный в «Графике заказов и поставок».

Редактирование заказа после присвоения ему статуса «размещен» запрещено.

Оформленный заказ необходимо передать Представителю Поставщика, либо отправить его Поставщику по электронной почте или факсу до 14:00 дня, в который сделан заказ.

Если заказ сформирован Категорийным менеджером, его необходимо разослать в периферийные базы торговых объектов по электронным каналам Торговой системы до 17:00 этого же дня.

Контроль выполнения заказов

Ежедневно Заведующий секцией торгового объекта должен проверять выполнение заказов за предыдущий день. В Торговой системе необходимо отобрать заказы в статусе «размещен», с датой поставки предыдущего дня. Список невыполненных заказов необходимо отправить по электронной почте на адрес Категорийного менеджера, ведущего соответствующую группу товаров.

Выполнение заказов контролируется еженедельно отчетом «Анализ заказов поартикульно».

В отчете «Анализ заказов поартикульно» показаны следующие данные:

• номер заказа;
• дата заказа;
• поставщик;
• дата поставки и номер накладной (если поставка произведена);
• артикулы и наименования товаров, участвующих в заказе;
• количество заказанного товара;
• количество поставленного товара;
• процент выполнения заказа по количеству;
• сумма заказанного товара;
• сумма поставленного товара;
• сумма недоставки;
• процент выполнения заказа по сумме.

В отчете «Анализ заказов поартикульно» необходимо указать:

• номера или диапазон дат, необходимых для контроля заказов;
• место хранения (магазин);
• поставщика, по которому проводится контроль выполнения заказов;
• при необходимости, группу товаров, по которой проводится контроль выполнения заказов.

По отчету «Анализ заказов поартикульно» проводится анализ поставок. Именно полнота поставок является определяющим фактором при выполнении плана продаж торгового объекта, так как реализация зависит от наличия товара в магазине. При обнаружении невыполнения заказа Поставщиком, более чем на 20%, необходимо сообщить Заместителю директора торгового объекта и Категорийному менеджеру, для принятия мер к обеспечению торгового объекта необходимым товаром.

На данной стадии обеспечения товародвижения могут допускаться нарушения, влекущие большие потери для торговой организации:

Ошибки в ходе формирования заказа товаров поставщику (некорректный заказ). Следует иметь в виду, что причинение прямого ущерба предприятию некорректным заказом зависит от договорных условий с тем или иным поставщиком, а именно, - от условий по возврату товара. Предусмотрен ли возврат вообще, на каких условиях предусмотрен возврат (100%-й возврат; возврат в размере определенного процента от поставки товара; причины возврата, - истечение сроков годности, утеря товарного вида, товар без движения и т.п.) и других обстоятельств. Каким образом некорректный заказ может привести к прямым потерям? Пример: При формировании заказа конкретной товарной позиции ответственный менеджер (руководитель секции, отдела, товарного направления, заместитель директора, управляющий и т.п.) не проводит анализ товарных остатков, не анализирует среднесуточную реализацию, периодичность поставок, иные объективные обстоятельства, влияющие на снижение или повышение покупательского спроса на данный товар (будни или выходные дни, предпраздничные продажи и т.д.). В результате заказывается и поступает такое количество товара, из которого реализовать в пределах срока его годности возможно лишь половину. В случае невозможности возврата не реализованного товара поставщику, весь такой товар подлежит списанию и утилизации. Соответственно стоимость его полностью ложиться на потери торгового предприятия. Выявляются такие ошибки, как правило, в процессе утилизации. Руководитель службы безопасности, как и руководитель торгового объекта, визирующий акт списания, должны задаваться вопросом о количестве списываемого товара, причинах и виновности соответствующих должностных лиц в больших объемах списываемого товара.

Прием товара

Планирование приема товара

Ежедневно в 18.00 Заместитель директора торгового объекта распечатывает реестр заказов в статусе «размещен» с датой поставки, соответствующей дню, следующему после дня распечатки реестра. Заместитель директора торгового объекта подписывает данный реестр и передает его Менеджеру по дебаркадеру не позднее 19:00. Копию реестра заказов Заместитель директора торгового объекта передает Старшему смены подразделения службы безопасности, для организации учета прибытия автотранспорта в торговый объект.

Менеджер по дебаркадеру по реестру распределяет работу персонала грузовой зоны. В реестре заказов Менеджер по дебаркадеру отмечает номера накладных на перемещение товаров с виртуального склада возврата, подготовленных на возврат. Данные о подготовленных возвратах менеджер по дебаркадеру берет из «журнала учета возвратов поставщику».

Регистрация прибытия поставщика

При прибытии автотранспорта Поставщика с товаром, Сотрудник службы безопасности на посту «Дебаркадер» регистрирует время прибытия автотранспорта в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием», предварительно проверив наличие данного Поставщика в реестре заказов. При соответствии данных Сотрудник службы безопасности вносит данные в «журнал учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием» и сообщает о прибытии Поставщика менеджеру по приему товара. Если Поставщик отсутствует в реестре заказов, Сотрудник службы безопасности связывается с Менеджером по дебаркадеру. Менеджер по дебаркадеру ставит в известность об этом Заместителя директора торгового объекта. Заместитель директора торгового объекта, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. В случае принятия решения о приеме товара от поставщика, не зарегистрированного в реестре заказов, Заместитель директора торгового объекта вносит данного Поставщика в реестр заказов удостоверив данное решение своей подписью.

На Поставщиков, поставляющих товар в торговый объект чаще одного раза в день или имеющих такую возможность (местные Производители и Поставщики фруктов), правило приема по реестру заказов не распространяется. В каждом торговом объекте у Менеджера по дебаркадеру должен быть список таких поставщиков, утвержденный директором торгового объекта. Указанные в списке Поставщики принимаются без реестра заказов, при наличии заказа с датой поставки, соответствующей текущей дате.

Журнал «Учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием»

Прием товара

Сопроводительную документацию Представитель Поставщика передает Менеджеру по приему товара. Менеджер по приему товара проверяет комплектность и правильность оформления сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, сертификат, удостоверение качества, и т.д.). Менеджер по приему товара начинает приемку, только при наличии полного комплекта правильно оформленных документов.

Если документация предоставлена не в полном объеме или неправильно оформлена, Менеджер по приему товара ставит в известность Заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. Если Заведующий секцией принимает решение об отказе в приеме товара, то он обязан сообщить о своем решении Категорийному менеджеру по телефону. Категорийный менеджер может принять решение о приеме товара у Поставщика, выслав на адрес Заведующего секцией электронное письмо с соответствующим указанием и гарантией о предоставлении соответствующей документации, либо о принятии на себя ответственности за решение спорного вопроса.

Менеджер по приему товара сообщает Оператору базы данных номер «заказа Поставщику» из реестра заказов, для загрузки соответствующего заказа в терминал сбора данных, и передает Оператору базы данных один экземпляр товарно-транспортной накладной для проверки соответствия цен в товарно-транспортной накладной ценам в заказе. Оператор базы данных создает в Торговой системе приходную накладную на основании соответствующего заказа поставщику. Спецификацию и цены Оператор базы данных заполняет автоматически из соответствующего заказа поставщику. При обнаружении превышения цены поставленного товара Оператор базы данных аккуратно вычеркивает цену позиции в товарно-транспортной накладной и рядом вписывает цену из заказа поставщику.

Приходной накладной в данном случае Оператор базы данных присваивает статус «принят на складе». Подпись и штамп о приеме товара ставятся на товарно-транспортную накладную только после предоставления поставщиком исправленных (или полного пакета) документов. Статус приходная накладная «принят полностью» присваивается только после предоставления Поставщиком исправленных документов.

При обнаружении цены в товарно-транспортной накладной ниже, чем в заказе поставщику, в соответствующую строку спецификации вводится цена из товарно-транспортной накладной.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной передается Менеджеру по приему товара для приема товара по количеству и качеству. Терминал сбора данных с заказом Менеджер по приему товара получает у оператора ввода данных.

Менеджер по приему товара в ходе приема товара проверяет:

• количество поставленных товаров (товар принимается кратно упаковке);
• целостность и качество доставленных товаров и упаковки. При приемке товаров, нуждающихся в проверке качества (фрукты, овощи), Менеджер по дебаркадеру вызывает Заместителя заведующего секцией, ответственность за качество принимаемого товара из данного перечня несет Заместитель заведующего секцией;
• наличие и читаемость штрих-кода, при этом, весь штучный товар необходимо сканировать в отдельности, товар без штрих-кода не принимается;
• соответствие штрих-кода наименованию товара;
• весовой товар, который необходимо взвешивать при приемке, принимается в количестве, указанном в распечатанном заказе. Допускается прием товара с превышением веса, указанного в заказе, не более чем на 20%;
• срок годности товара, товар с длительными сроками реализации, у которого оставшийся срок годности менее 1/3 от срока реализации, не принимается; товар со сроком реализации до 1 месяца не принимается, если оставшийся срок годности менее 2/3 от срока реализации. Если оставшийся срок годности менее 1/3 (2/3 со сроком реализации до 1 месяца), Менеджер по приему товара ставит в известность Заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара.

Принимаемый товар паллетируется по видам товара (соответственно секциям) на дебаркадере в соответствии с предпочтениями Заместителя заведующего секцией.

Товар, не принятый по одной из вышеуказанных причин, аккуратно вычеркивается менеджером по приему товара из накладной. Если позиция не принята по количеству, то зачеркивается только количество позиций, указанных в товарно-транспортной накладной и рядом аккуратно вписывается фактически принятое количество.

Если у поставщика имеется возвратная тара, то менеджер по приему товара отдает ее в обязательном порядке, при этом подтверждая возврат тары и ее количество, поставив соответствующий штамп и подпись на двух экземплярах накладных.

Фактическое количество товара, полученное во время подсчета, вносится в терминал сбора данных. Терминал сбора данных с внесенными данными Менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для формирования приходной накладной и получает у оператора ввода данных первый экземпляр накладной с проверенными ценами и отсутствием позиций с превышением цены. Менеджер по приему товара производит вычеркивание позиций в обоих экземплярах товарно-транспортной накладной и по количеству, и по цене. Все вычеркнутые позиции необходимо заверить подписью экспедитора Поставщика, напротив каждого вычерка.

Менеджер по приему товара регистрирует прием товара в «Журнале учета приема товара», подписывает товарно-транспортную накладную и передает один экземпляр на пост сотрудников службы безопасности дебаркадера.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной менеджер по приему товара передает оператору ввода данных, для окончательной проверки корректности внесенных данных в Торговой системе. После проверки товарно-транспортная накладная и счет-фактура передается старшему оператору (бухгалтеру торгового объекта) для сверки соответствия данных, подшивки документов и ведения бухгалтерского учета.

На посту «Дебаркадер» Сотрудник службы безопасности отмечает время убытия и делает отметку в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием»».

Менеджер по дебаркадеру сообщает Заместителю заведующего секцией о завершении приема товара. Заместитель заведующего секцией в контакте с Менеджером по дебаркадеру организует транспортировку принятого товара в торговый зал.

Важно

В ходе приема товара могут допускаться ошибки как со стороны менеджеров по приему товара, так и со стороны операторов по вводу данных. И те и другие ошибки могут причинить значительный ущерб торговой организации.

Невнимательность менеджера по приему товара может привести к тому, что на приход ставиться товар, фактически не поставленный в торговый объект. На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда товар принимался (то есть ставились подписи на приходных накладных) на основании данных заказа поставщику, фактически же товар не пересчитывался. В результате «принималось» количество товара, в два раза меньше, чем поставлялось фактически.

Ошибки в ходе оформления приходных документов. Данные ошибки совершаются операторами ввода данных. Даже если в ходе приема товара никаких нарушений не было и товар принимался по факту, в процессе оприходования товара, оператор может не учесть вычерки, который делал менеджер по приему товара, и поставить на приход товар, фактически отсутствующий (не принятый). Варианты: Механическая ошибка. Вместо 10 единиц товара на приход ставиться 100 единиц. Соответственно 90 единиц товара, которые естественно, не будут обнаружены во время проведения инвентаризации, поскольку их и не было, будут являться прямыми убытками торгового предприятия. В практике встречаются и более изощренные ошибки. Например, однажды оператор в графу «количество», забила штрих-код товара. Ошибки такие выявляются в ходе пост-событийной проверки, путем сравнения заказа товара на тот или иной день, сведениями о его оприходовании в программе учета товародвижения и анализом непосредственно первичной документации о приходе товара.

Прием товара от транспортной Компании

При поступлении товара от Поставщиков, поставка которого осуществляется транспортной Компанией (автотранспортом, оплачиваемым торговой организацией), необходимо принимать его в следующем порядке:

1. Информацию о дате прибытия товара от таких Поставщиков обязан предоставить Категорийный менеджер посредством направления электронного письма, на электронный адрес Заведующего секцией, с копией Заместителям директора торгового объекта, в день, предыдущий дате поставки. Письмо должно содержать информацию о дате поставки в товара в торговый объект, наименовании Поставщика и номера заказа, в случае, если он сформирован Категорийным менеджером.

2. Заместитель директора торгового объекта должен внести данные о заказе Поставщику в реестр заказов следующего дня, проверив наличие размещенного заказа в Торговой системе.

3. Разгрузку арендованного автотранспорта необходимо осуществлять без очереди, не более одного часа, со времени его регистрации в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием».

4. Принять по количеству паллет (тюков, коробок) и подписать транспортные документы о доставке груза в торговый объект.

5. Прием товара по количеству и качеству осуществлять, только при наличии в Торговой системе размещенного заказа на эту продукцию.

6. Каждому эпизоду транзита товара должно предшествовать информационное письмо от Менеджера по логистике, на адрес Заместителя директора торгового объекта, с разъяснением действий по обеспечению сохранности и отправки товара в торговые объекты, для которых предназначен товар.

7. Прием товара по количеству и качеству осуществлять в одностороннем порядке, по заказу, в тот же день. При обнаружении внутритарной недостачи или брака при приеме товара, в накладной оформить вычерк и закрепить его подписью Менеджера по приему товара. Брак и излишек сфотографировать на месте приемки.

8. Отсканированную накладную и фотографии в тот же день по каналам электронной связи (допустима отправка факсом) отправить Поставщику и Категорийному менеджеру, для предоставления исправленных накладных (с адреса Заведующего секцией, либо Заместителя директора торгового объекта).

9. Данные внести в Торговую систему в установленном порядке.

10. Окончательно оформленную товарно-транспортную накладную, с подписью и штампом торгового объекта (без вычерков), Старший оператор (бухгалтер) торгового объекта должен отправить Менеджеру по логистике в центральный офис торговой организации, с пометкой «отправить Поставщику».

11. Менеджер по логистике должен организовать отправку полученной из торгового объекта документации Поставщику по почте.

12. При наличии вычерков в накладной, Поставщик, получив по электронной почте или факсом документы, должен обратно отправить по почте исправленные варианты документов. При отсутствии исправленных документов в течение 7 рабочих дней со дня отправки, Категорийный менеджер должен провести переговоры с Поставщиком и принять решение по замене документов.

13. Полученные по почте исправленные документы (товарно-транспортные накладные и счет-фактуры) Офис-менеджер центрального офиса торговой организации отправляет в соответствующий торговый объект.

Прием товара по штрих-коду

Во всех торговых объектах прием товара осуществляется только по штрих-кодам на поставляемой продукции.

Без штрих-кода РАЗРЕШЕНО принимать только следующие виды продукции:

1. Весовой товар.
2. Товары, реализуемые по короткому штрих-коду, согласно утвержденного списка.
3. Упаковочную тару (подложки, пакеты, тара под салаты), которую торговый объект не реализует в розницу. Данная продукция принимается без заказа.
4. Продукцию, поставляемую для подразделения собственного производства.
5. Одноразовую посуду. При приеме товара обязательно на каждую транспортную упаковку (коробку) приклеивается местный штрих-код, распечатанный да аппарате «Datamax», при фасовке сканируется приклеенный на транспортную упаковку штрих-код и распечатывается необходимое количество штрих-кодов на аппарате «Datamax».

ЗАПРЕЩЕНО принимать товар, у которого:

1. Нет штрих-кода, за исключением, случаев, указанных выше.
2. При приеме товара штрих-код не считывается сканером и не определяется при ручном вводе в терминал сбора данных.
3. Имеется несколько штрих-кодов на одном экземпляре товара, если ни один из них не идентифицируется с данной позицией.
4. Штрих-код определяется в Торговой системе под другим наименованием, например: фактически принимается позиция «полка верхняя», а при сканировании высвечивается «рыба горбуша без головы свежемороженая».

Прием товара осуществлять только на основании заказа.

Весь штучный товар сканировать в обязательном порядке.

Проверка работы сотрудников грузовой зоны

Группы товаров, входящие в группу риска (товары, по которым имеются наиболее значительные потери выявленные в ходе текущих и итоговых инвентаризаций) и обозначенные в списке, утвержденном Первым заместителем Генерального директора (Операционным, Исполнительным директором торговой организации) и согласованным с Руководителем Службы безопасности торговой организации, принимаются только в присутствии Сотрудников службы безопасности и сопровождаются ими до въезда в торговый зал.

Сотрудник службы безопасности должен проверять фургоны автомашин с доставленным товаром, чтобы убедиться в том, что весь товар выгружен. Если автомашина одним рейсом осуществляет доставку грузов на несколько торговых объектов сети, то сотруднику службы безопасности необходимо убедиться в наличие накладных на товар, оставшийся в фургоне автомашины после его выгрузки в торговый объект, который по утверждению представителя поставщика предназначен для другого места доставки.

Ежедневно старший смены подразделения службы безопасности организовывает проверку приемки фруктов и овощей без уведомления работников грузовой зоны. Производится выборочное контрольное взвешивание принятых позиций. При выявлении несоответствий составляется акт, который передается директору торгового объекта, для принятия мер. Старший смены по своей инициативе может проводить контрольное взвешивание и подсчет любого принятого товара.

Не реже одного раза в месяц комиссия, которая состоит из руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта, менеджера по дебаркадеру и заведующего секцией, проверяет каждого менеджера по приему товара. Комиссия пересчитывает количество принятого товара непосредственно после приема товара и сравнивает их с подсчетами менеджера по приему товара. Результаты проверки заносятся в протокол.

Оформление приходных накладных

Загрузка терминала сбора данных

Перед началом приема товара по количеству и качеству Менеджер по приему товара сообщает Оператору базы данных номер заказа Поставщику, по которому будет осуществляться прием товара. Оператор базы данных загружает в терминал сбора данных указанный заказ и передает терминал СОБРа данных Менеджеру по приему товара.

Оформление приходной накладной

После того, как товар принят, документы передаются Оператору ввода данных для формирования приходной накладной в Торговой системе. Приходная накладная должна создаваться только на основании заказа. Спецификацию и цены необходимо заполнять автоматически из документа, являющегося основанием данной приходной накладной. В приходной накладной должны быть указаны:

• номер приходной накладной;
• дата приходной накладной;
• название Поставщика, от которого пришел товар;
• торговый объект, в который пришел данный товар;
• номер накладной Поставщика;
• номер счет-фактуры Поставщика;
• дата счет-фактуры Поставщика;
• дата приема счет-фактуры от Поставщика;
• отсрочка платежа (проставляется автоматически из контракта);
• спецификация накладной (артикул и наименование принятого товара);
• количество принятого товара;
• закупочная цена;
• сумма в закупочных ценах;
• налог на добавочную стоимость.

Оформленная приходная накладная должна быть переведена в статус «принят полностью». Редактирование накладной Операторам после присвоения накладной статуса «принят полностью» ЗАПРЕЩЕНО. Редактирование, в случае ошибки, может производить только Старший Оператор (Бухгалтер) магазина.

Оператор ввода данных фиксирует оформление приходной накладной в «Журнале учета приема товаров».

При создании приходной накладной в Торговой системе, Оператору необходимо проверить цены, указанные в первичной документации, на их соответствие ценам, указанным в заказе (контракте). Если сумма и цены сходятся с накладной Поставщика, то Оператор дает разрешение на подпись документов Менеджеру по приему товара. Если сумма и цены не сходятся, то Менеджер по приему товара ставит на накладной следующие штампы:

1. «Принят по количеству» (ставит свою подпись внутри штампа),

2. «Торговый объект “_________” г. ___________, адрес _________» (у каждого торгового объекта должна быть своя печать с указание города и юридического адреса),

3. «Предоставить исправленные документы» (ставит дату формирования накладной).

При превышении цен в первичной документации, относительно заказа, приходной накладной в Торговой системе присваивается статус «принят на складе» и ее необходимо разослать по электронным каналам Торговой систему в центральную базу торговой организации.

Старший оператор (Бухгалтер) заполняет таблицу «Несоответствие цен». Еженедельно в понедельник данная таблица высылается в адрес сотрудника Финансовой службы торговой организации, для блокировки оплат Поставщику.

Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта присваивает накладной статус «принят полностью», только после предоставления Поставщиком исправленных документов.

Контроль приема и перемещения товара, отнесенного к «группе риска»

В целях усиления контроля приема товаров, по которым имеются наиболее значительные недостачи, следует устанавливать особый порядок их приема и перемещения в торговый зал. Поскольку в процессе усиленного контроля задействуются дополнительные резервы сотрудников торгового объекта, рекомендуется список товарных позиций, относимых к «группе риска» по определенному торговому объекту утверждать Первым заместителем Генерального директора (Операционным, Исполнительным директором) по согласования с Руководителем Службы безопасности торговой организации.

В обязательном порядке с данным списком должны быть ознакомлены:

• директор торгового объекта;
• заместитель директора торгового объекта;
• руководитель подразделения службы безопасности торгового объекта;
• старший смены подразделения службы безопасности торгового объекта;
• сотрудники подразделения службы безопасности;
• менеджеры по дебаркадеру;
• менеджеры по приему товара;
• заведующие секциями;
• заместители заведующих секциями;

Порядок осуществления приема товарных позиций, отнесенных к категории «товаров группы риска»

Порядок проведения приема товара на дебаркадере:

По приходу товара, который подлежит усиленному контролю, менеджер по приему товара сообщает об этом старшему смены подразделения службы безопасности, соответствующему заведующему секцией (заместителю заведующего секцией) и менеджеру по дебаркадеру о приходе данного товара.

Старший смены подразделения службы безопасности (в его отсутствие сотрудник подразделения, - из числа наиболее подготовленных сотрудников), обязан присутствовать и обеспечивать контроль процесса приема товара, а менеджер по дебаркадеру обязан создать все необходимые условия для качественного приема товара.

Прием осуществляется только в присутствии сотрудника (старшего смены) подразделения службы безопасности.

Порядок комиссионной проверки «товара группы риска» при перемещении из зоны приемки в торговый зал:

При перемещении принятого товара из дебаркадера в торговый зал создается комиссия для дополнительной проверки результатов приема товара на дебаркадере. В состав комиссии входят:

• старший смены (наиболее подготовленный сотрудник) подразделения службы безопасности;
• менеджер по дебаркадеру или заместитель директора торгового объекта;
• заведующий соответствующей секции (заместитель заведующего секцией).

В присутствии членов комиссии заместитель заведующего секцией (заведующий секцией) пересчитывает товар по позициям согласно товарной накладной и сравнивает его с подсчетами менеджера по приему товара.

Все упаковки вскрываются повторно для сравнения с подсчетами менеджера по приему товара.

После окончания пересчета товара, члены комиссии ставят в товарной накладной подтверждающую отметку о том, что количество товара при пересчете совпадает с количеством в накладной.

Перемещение товаров между торговыми объектами сети

Согласование перемещения

Перемещение товаров между торговыми объектами сети может быть инициировано Категорийным менеджером торговой организации или Директором торгового объекта.

Директор торгового объекта обязан согласовать перемещение товара с соответствующим Категорийным менеджером, ответственным за перемещаемую групп товаров, обосновав необходимость перемещения служебной запиской, направляемой посредством электронной почты.

Категорийный менеджер должен рассмотреть служебную записку на перемещение и принять по ней решение в течение двух рабочих дней. Решение на перемещение товара может принять только Категорийный менеджер. Однако любое решение по перемещению товара между торговыми объектами согласовывается с Руководителем Категорийного менеджера.

В случае отказа в перемещении товара Категорийный менеджер должен немедленно уведомить об этом инициатора перемещения своей служебной запиской или соответствующей резолюцией на служебной записке инициатора.

В случае принятия положительного решения на перемещение товара Категорийный менеджер служебной запиской уведомляет об этом всех Директоров торговых объектов, задействованных в данном перемещении. Копия служебной записки направляется также Менеджеру по логистике, для организации транспортировки перемещаемого товара. В служебной записке необходимо указывать следующие данные:

• наименование перемещаемого товара;
• количество;
• адреса торговых объектов, участвующих в перемещении;
• дату перемещения.

Перемещение товара

По указанию Директора торгового объекта (допускается направление копии служебной записки на перемещение) Заведующий секцией обеспечивает сбор товара, предназначенного для перемещения, в срок, не более чем за одни сутки до даты перемещения. Документы на перемещение Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта оформляет только по служебной записке (копии служебной записки на перемещение) после предоставления данных о количестве перемещаемого товара от Заведующего секцией. Скомплектованный товар на отдельной паллете (отдельных, если их несколько), запаллетированый стрейч-пленкой, вместе с документами передается Менеджеру по дебаркадеру и хранится на дебаркадере до момента отгрузки. Менеджер по дебаркадеру несет ответственность за сохранность перемещаемого товара до отгрузки.

Экспедитор может принимать перемещаемый товар только при наличии правильно оформленных документов на перемещение. Экспедитор обязан принимать товар по количеству и качеству и несет ответственность за сохранность перемещаемого товара.

Контроль над перемещением

Контроль над осуществлением перемещения возлагается на Категорийного менеджера. Ответственность за перемещение товара несет каждый участник перемещения на своем этапе.

Порядок перемещения продукции собственного производства в иные торговые объекты сети

Далеко не всегда подразделения производства собственной продукции имеются во всех торговых объектах торговой организации. Зачастую, в рамках одного региона (города), целесообразнее организовывать перемещение готовой продукции из одного торгового объекта, в котором размещается производство, в иные торговые объекты сети.

Порядок перемещения

Перемещение товаров собственного производства между торговыми объектами сети может быть инициировано Заведующим секцией торгового объекта либо Руководителем отдела собственного производства, путем передачи заказа по электронной почте (или факсом) на адрес менеджера по отправке продукции собственного производства, переданному в день, согласно графика, утвержденному Руководителем отдела производства собственного производства и отправленному до 14.00 этого же дня.

В дальнейшем, процессом изготовления, подготовки и непосредственно перемещения товара занимаются нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности:

1. Менеджер по отправке продукции собственного производства:

Направив письмо в электронном виде заведующему секцией, подтверждает получение его заказа. Распечатывает заказ полностью и отдельно по подразделениям собственного производства: «Кулинария», «Пекарня», «Кондитерская продукция» и передает заказ на продукцию с указанием торгового объекта и даты отгрузки продукции в 15.00 того же дня бригадирам соответствующих подразделений под роспись в специальном журнале «Получения заявок».

2. Бригадир подразделения собственного производства:

Не позднее 15.05 этого же дня распределяет работы, связанные с приготовлением заказа между цехами своего направления, и назначает ответственных лиц: повар (пекарь) и фасовщик-комплектовщик. Часть заявки, которая производится непосредственно в день отгрузки, размещает в специально оборудованные в цехах карманы для заявок, для того, чтобы ознакомлены были обе смены. Ответственность за формирование заявки возлагается на повара (пекаря). После того, как продукция прошла все этапы подготовки к отправке:

• проверяет качество подготовленного товара;
• проверяет качество и корректность фасовки (соответствие упаковки, размещенной в ней продукции и нанесенному на упаковку ценнику - стикеру, правильность взвешивания);
• сверяет фактическое количество приготовленной продукции с данными временной накладной и заявки;
• в случае обнаружения расхождений принимает меры по их устранению;
• при отсутствии расхождений подтверждает правильность и полноту комплектования заказа своей подписью на временной накладной;
• временно размещает приготовленную к перемещению продукцию в специально отведенных местах, в том числе, холодильных камерах, в соответствии с требуемыми условиями хранения;
• передает временные накладные оператору ввода данных для оформления транспортных накладных на перемещение в Торговой системе;
• обеспечивает сохранность и неизменность качества и количества приготовленной, к перемещению продукции до момента передачи менеджеру по отправке продукции собственного производства;
• по окончанию подготовки транспортных накладных, качественных и ветеринарных удостоверений, передает продукцию, подготовленную на перемещение, менеджеру по отправке продукции собственного производства на ответственное хранение до момента передачи представителю получателя.

3. Повар (пекарь)подразделения собственного производства:

• готовит продукцию по заявке:

1. салаты, пироги в день отправки;
2. шашлыки, копченые изделия, продукцию пекарни, пельмени накануне дня отправки.

• сортирует и комплектует готовую продукцию, в специально предназначенную тару (коробки, поддоны, контейнеры) по магазину-грузополучателю, с обозначением торгового центра, куда отправляется продукция, и размещая её в специально отведенной холодильной камере.

4. Фасовщик-упаковщик подразделения собственного производства:

• собирает и фасует продукцию, подлежащую перемещению, в специализированную тару;
• наносит ценник - стикер на упаковку;
• проставляет дату изготовления;
• при наличии этикетки наносит её на упаковку;
• наносит ценник - стикер на временную накладную;
• скомплектованный товар на специально предназначенной таре (коробки, поддоны), с документами передает бригадиру.

5. Оператор ввода данных:

• на основании временной накладной (либо выгрузки информации из терминала сбора данных) формирует расходную накладную в Торговой системе;
• проверяет правильность внесенных им данных путем сверки данных временной и сформированной накладной;
• подтверждает правильность данных в расходной накладной своей подписью, данный экземпляр остается на хранение в архиве подразделения собственного производства;
• передает накладные бригадиру подразделения собственного производства.

6. Ветеринарный врач:

• удостоверяется в качестве изготовленной продукции;
• в случае наличия в подготовленной к перемещению продукции, подлежащей обязательному сопровождению ветеринарным удостоверением, выписывается ветеринарное удостоверение, передается менеджеру по отправке продукции собственного производства.

7. Менеджер по отправке продукции собственного производства:

• проверяет наличие и правильность оформления сопроводительных документов, в том числе, качественных и ветеринарных удостоверений;
• в случае обнаружения недостатков в оформлении сопроводительных документов, возвращает их начальнику подразделения собственного производства для исправления;
• при отсутствии замечаний к оформлению сопроводительных документов, принимает на хранении от бригадира, в соответствии с переданными ему начальником производства, товарными накладными, приготовленную к перемещению продукцию, при этом сверяя фактическое количество приготовленного на перемещение товара с данными товарной накладной;
• размещает приготовленную к перемещению продукцию в специально отведенных местах, в том числе, холодильных камерах, в соответствии с требуемыми условиями хранения;
• обеспечивает сохранность и неизменность качества и количества приготовленной к перемещению продукции до момента передачи представителю грузополучателя;
• передает подлежащую перемещению продукцию представителю грузополучателя, подтверждая данный факт, а также корректность произведенной отгрузки своей подпись на всех экземплярах накладных в графе «Отпуск груза произвел ________»;
• лично присутствует при проведении сотрудником службы безопасности контрольных мероприятий на момент погрузки товара в автотранспорт грузополучателя.

Контроль перемещения продукции

Контроль над перемещением продукции собственного производства возлагается на начальников подразделений собственного производства. Каждый участник перемещения на своем этапе несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном российским законодательством и регламентами торговой организации.

Порядок пломбирования грузов при перемещении их между торговыми объектами сети

Несмотря на то, что данный вопрос непосредственно не относится к процедуре учетов товародвижения, с учетом его важности с точки зрения обеспечения безопасности и сохранности товара на одном из достаточно «критичных» этапах его движения я решил включить его в качестве подраздела настоящей статьи.

Важной составляющей обеспечения безопасности перемещаемого между торговыми объектами сети товара, а так же одним из эффективных способов решения проблем, связанных с обеспечением безопасности и сохранности перемещаемых грузов, является применение надежных средств пломбирования и индикации, которые позволяют ограничить доступ к материальным ценностям, вовремя обнаружить факт несанкционированного доступа к грузу во время транспортировки и регулировать отношения с поставщиками и клиентами при возникновении конфликтных ситуаций. Использование средств пломбирования и индикации сокращает финансовые и временные потери, дисциплинирует персонал, увеличивает скорость обработки грузов, позволяет отслеживать груз на каждом этапе его следования.

Порядок пломбирования

При назначении груза грузополучателю должны быть опломбированы загруженные крытые автомобили и прицепы, отдельные секции автомобилей и контейнеры. При перевозке груза одним транспортом в несколько торговых объектов, пломбирование происходит в каждом пункте разгрузки до последнего места назначения, пока весь груз не будет принят грузополучателем.

Пломбы навешивают:

• у фургонов или секций автомобиля — на всех дверях по одной пломбе;
• у контейнеров — на каждой двери по одной пломбе;

Пломбирование дверей крытого тентом кузова, можно производить, только когда соединение тента с платформой кузова обеспечивает невозможность доступа к грузу. Если в местах соединения тента с платформой кузова, имеются места свободного доступа к грузу, пломбы навешиваются на соединении с таким интервалом, чтобы исключить возможность не санкционированного доступа к грузу.

При необходимости пломбы навешивают на концах соединительного троса тента с платформой кузова, в целях исключения расчехления тента.

Для пломбирования могут применяться свинцовые камерные (должны имеються у старшего кассира) или индикаторные пластиковые пломбы.

При навешивании свинцовых пломб, концы проволоки пропускают через входные отверстия пломбы, затем скручивают между собой двумя витками, один конец проволоки закручивают вокруг второго, а затем второй — вокруг первого и т.д. После этого образовавшийся узел втягивают до отказа в камеру и зажимают пломбу пломбировочными тисками, которые так же должны иметься у старшего кассира торгового объекта.

При использовании свинцовых камерных пломб их сжимают тисками так, чтобы оттиски с обеих сторон получались четкими и ясными, а проволоку нельзя было вытащить из пломбы. После сжатия тисками каждая пломба должна быть тщательно осмотрена, и в случае обнаружения дефекта (неясность цифр знака тисков, срез знаков и т.п.) ее заменяют. Контрольные знаки пломб должны иметь четко читаемые буквенные и цифровые обозначения;

Индикаторные универсальные пластиковые пломбы (наиболее распространенные).

К этой группе самозапирающихся пломб относятся пломбировочные устройства индикаторного типа, которые изготовлены из полимерных материалов, устанавливаются вручную, без приложения больших физических усилий, путем затягивая на «удавку».

В зависимости от конструктивных особенностей индикаторные пломбы данной группы подразделяют на пломбировочные устройства с фиксированной длиной петли и на самозатягивающиеся пломбы, позволяющие при замыкании получить произвольную петлю, в том числе минимального размера. Фиксированная петля необходима при опломбировании объектов, пломбировочные отверстия которых имеют свободный ход (двери автомашин, складов и т.п.), так как самозатягивающаяся пломба при движении может деформироваться. В зависимости от конструкции гибкого элемента индикаторные пломбы делятся на пломбы ленточного типа и пломбы с гибким элементом круглого сечения. Пломбы ленточного типа более требовательны к диаметру пломбировочного отверстия (как правило, - более 6 мм). Также пломбы различаются по назначению и материалу. Некоторые пломбы имеют конструкцию, сочетающую в себе комбинацию пластикового корпуса и металлического запирающего элемента. Индикаторные пломбы — это устройства одноразового использования;

Необходимым атрибутом каждой пломбы является индивидуальный код, исключающий возможность подмены пломбы после вскрытия. Как правило, идентификационный код представляет собой набор цифр, нанесенных на пломбу с помощью лазерной маркировки, чеканки или печати специальной несмываемой краской. Цифровой код каждой пломбы является уникальным и подлежит регистрации при опломбировании объекта.

Опломбирование груза производится грузоотправителем в присутствии водителя, перевозящего груз (водителя-экспедитора), и представителей торговой организации. Предпочтительно, чтобы ими являлись менеджер по дебаркадеру и старший смены подразделения службы безопасности торгового объекта.

Факт опломбирования груза (дата и время) и вид пломбы (свинцовая камерная или индикаторная пластиковая пломба), а так же контрольные знаки пломбы указывают в товарно-транспортной накладной. После чего данные о пломбировании указанные в товарно-транспортной накладной заверяются подписями (с расшифровкой) лиц, присутствующих при опломбировании груза (водителя-экспедитора, менеджера по дебаркадеру и старшего смены подразделения службы безопасности).

Порядок снятия пломбы

При доставке груза по месту назначения менеджер по приему товара торгового объекта в присутствии водителя (водителя-экспедитора) и сотрудника службы безопасности поста «дебаркадер» проверяет наличие и целостность пломбы, соответствие пломбы данным, указанным в товарно-транспортной накладной. Кроме того проверяется целостность кузова на предмет возможности доступа к грузу в местах соединения тента с платформой кузова или иных местах (например, разрыв тента).

По результатам комиссионной проверки, при отсутствии видимых признаков не санкционированного проникновения к грузу, соответствия пломбы установленной грузоотправителем, менеджер по приему товара в накладной делает отметку с указанием вида пломбы (свинцовая камерная или индикаторная пластиковая пломба), контрольных знаков, даты и времени вскрытия пломбы. Факт вскрытия пломбы заверяется подписями (с расшифровкой) присутствующих лиц (водителя-экспедитора, менеджера по приему товара и старшего смены (сотрудника) подразделения службы безопасности).

В случае нарушения целостности пломбы, либо неправильно навешанной пломбы менеджер по приему товара имеет право отказать в приеме груза или по согласованию с директором торгового объекта принять решение приема груза. Если принято решение приема груза, менеджер по приему товара (под отметкой о пломбировании кузова грузоотправителем) делает отметку в товарно-транспортной накладной с указанием даты и времени выявленных нарушений, фиксирует нарушения на видео-фото камеру. Записи о выявленных нарушениях, сделанные в товарно-транспортной накладной заверяются менеджером по приему товара, водителем (водителем-экспедитором) и сотрудником подразделения службы безопасности (страшим смены) торгового объекта.

При выявлении указанных нарушений прием товара производится комиссионно в составе менеджера по приему товара, водителя (водителя-экспедитора) и сотрудника службы безопасности торгового объекта. Прием товара производится тщательным образом, вскрываются все коробки с товаром, содержимое пересчитывается (весовой товар взвешивается). Выявленные расхождения в количестве (весе) фиксируются в накладной, путем исправления данных в накладной на фактическое, под каждым вычерком ставится подпись водителя-экспедитора. Все факты выявленных расхождений во время приема товара фиксируются на видео-фото камеру, составляется Акт выявленных расхождений, который подписывается менеджером по приему товара, водителем (водителем-экспедитором) и сотрудником службы безопасности торгового объекта.

В случае, если целостность пломбы нарушена или не соответствует номеру, указанному в товарно-транспортной накладной, а грузоперевозчик (водитель) поясняет, что пломба была вскрыта сотрудниками дорожно-патрульной службы ГИБДД МВД РФ, то грузоперевозчик обязан предоставить протокол досмотра груза. В протоколе досмотра груза должна быть отметка о вскрытии пломбы (пломба прилагается к протоколу досмотра), данные инспектора дорожно-патрульной службы (фамилия, имя, отчество, должность и звание, подразделение, сотрудником которого является, номер именного жетона и т.д.), основания для досмотра груза и номер новой пломбы.

Действия водителя (грузоперевозчика) во время перевозки груза, остановки и досмотра опломбированного груза инспекторами дорожно-патрульной службы ГИБДД МВД РФ или иными представителями уполномоченных органов (далее по тексту раздела, - сотрудники ДПС):

• Водитель должен соблюдать правила дорожного движения и управлять автомобилем так, чтобы снизить вероятность остановки транспортного средства сотрудниками ДПС;
• В том случае, если сотрудником ДПС подается сигнал остановки вне стационарного поста дорожно-патрульной службы, Контрольного поста полиции или Контрольно-пропускного пункта, водителю следует остановиться, но не покидать кабину автомобиля за исключением случаев крайней необходимости. Водитель должен быть уверен в том, что его останавливают уполномоченные сотрудники ДПС.

Сотрудники ДПС при остановке транспортных средств обязаны подойти к водителю, представиться, назвать свою должность, специальное звание и фамилию, сообщить о причине остановки транспортного средства. Лица, обладающие правом остановки транспортных средств, обязаны предъявить по требованию водителя служебное удостоверение.

У сотрудников ДПС могут иметься и иные основания для остановки транспортного средства, кроме нарушения водителем правил дорожного движения, а именно:

• наличие данных, свидетельствующих о причастности водителя, пассажиров к совершению дорожно-транспортного происшествия, административного правонарушения, преступления;
• нахождение транспортного средства в розыске, а также наличие данных об использовании транспортного средства в противоправных целях;
• необходимость опроса водителя или пассажиров об обстоятельствах совершения дорожно-транспортного происшествия, административного правонарушения, преступления, очевидцами которого они являются или могут являться;
• выполнение решений уполномоченных на то государственных органов или должностных лиц об ограничении или запрещении движения;
• необходимость привлечения водителя или транспортного средства для оказания помощи другим участникам дорожного движения или сотрудникам полиции;
• проверка документов на право пользования и управления транспортными средствами, а также документов на транспортное средство и перевозимый груз.

Вне пределов стационарных постов сотрудники ДПС имеют право остановки транспортного средства на минимально короткий срок, за исключением проведения специальных мероприятий.

Водитель должен знать, что:

• проверка документов на право пользования и управления транспортными средствами, а также документов на транспортное средство и перевозимый груз может осуществляться только на стационарных постах ДПС, контрольных постах полиции и контрольно-пропускных пунктах, за исключением случаев остановки транспортного средства сотрудником ДПС вне стационарного поста ДПС (Контрольного поста полиции или Контрольно-пропускного пункта) за нарушение водителем правил дорожного движения;
• проведение досмотра транспортного средства и груза, за исключением проведения специальных мероприятий, допускается только в пределах стационарных постов.

При общении с сотрудниками ДПС водитель должен вести себя вежливо и тактично, стараясь как можно более оперативно устранить причину остановки и продолжить движение.

Если при остановке вне стационарного поста ДПС или Контрольного поста полиции водителю предъявляется требование о досмотре транспортного средства и груза, водителю следует сообщить сотруднику полиции, что согласно указанию предприятия-перевозчика (а также страховщика, если груз застрахован), он не имеет права покидать кабину автомобиля, и попросить сопроводить его на ближайший пост ДПС или Контрольный пост полиции;

На посту ДПС или Контрольном посту полиции при проверке документов на право пользования и управления транспортным средством, а также документов на транспортное средство и перевозимый груз, водитель должен предъявить:

• водительское удостоверение, а в случае изъятия в установленном порядке водительского удостоверения - временное разрешение;
• регистрационные документы на транспортное средство;
• путевой лист и документы на перевозимый груз (товарно-транспортные накладные).

На посту сотрудники ДПС вправе предъявить требования о проведении досмотра транспортного средства и груза при подозрении, что транспортное средство используется в противоправных целях, а груз незаконно перевозится.

При предъявлении такого требования водитель должен сообщить, что перевозит груз, соответствующий товарно-сопроводительным документам, и ему категорически запрещается самостоятельно вскрывать пломбу.

В случае, если сотрудник ДПС настаивает на досмотре опломбированного груза, водитель должен в вежливой форме, не вызывая раздражения сотрудника ДПС, сообщить, что ему запрещено вскрывать пломбу. При этом пояснить, что в соответствии с действующим законодательством досмотр должен проводиться в присутствии двух понятых, и он будет настаивать на их присутствии при досмотре груза и опломбировании груза после досмотра пломбами сотрудников полиции или резервными пломбами выданными водителю грузоотправителем;

При осуществлении досмотра груза водитель должен потребовать составления протокола о досмотре груза, или соответствующей отметки в протоколе об административном нарушении (административном задержании), если оно имело место.

Водитель должен проверить содержание составленного протокола, где обязательно должен быть удостоверен факт вскрытия пломбы с указанием ее контрольных знаков. Если этот факт не удостоверен сотрудником ДПС, водитель при подписании протокола должен сделать это самостоятельно. Один экземпляр протокола после его подписания должен быть передан водителю с приложением вскрытой пломбы.

Водитель должен потребовать от сотрудников ДПС опечатать кузов (контейнер) после досмотра пломбами с контрольными знаками полиции. Если водителю будет отказано в этом, это обстоятельство также необходимо в присутствии двух понятых занести в протокол досмотра с указанием причины отказа.

В случае отказа водителю в опломбировании груза знаками полиции по причине их отсутствия, у водителя должны быть свои пломбы выданные грузоотправителем, контрольные знаки которых должны быть зарегистрированы у грузоотправителя.

В этом случае водитель должен потребовать от сотрудников ДПС в присутствии двух понятых занести в протокол досмотра груза запись об отсутствии контрольных знаков полиции и опломбировании груза резервными пломбами водителя.

3.5.16. В любом случае, когда имело место вскрытие пломбы по какой либо причине, водитель должен немедленно сообщить об этом грузоотправителю и грузополучателю.

При перемещении товаров между торговыми объектами сети, запрещается:

• Перевозка груза без пломбы;
• Перевозка груза с неясными оттисками установленных знаков на пломбах;
• Перевозка с неправильно навешенными пломбами;
• Прием груза без пломбы.

Во всех случаях отказа в приеме груза менеджером по приму товара или иными ответственными лицами торгового объекта по вине грузоотправителя, а также при установлении факта отсутствия пломбы, все расходы связанные транспортировкой груза возлагаются на грузоотправителя. Если же будет установлено, что целостность пломбы нарушена по вине грузоперевозчика, то расходы (ущерб) несет грузоперевозчик. Кроме того, в случае установления вины грузоперевозчика в нарушении целостности пломбы и выявления недостачи перевозимого груза, весь ущерб, причиненный торговой организации, возлагается на грузоперевозчика.

Учет товара на стадии его реализации

Реализация через кассу

Розничная реализация товара происходит через контрольно-кассовый аппарат, путем считывания штрих-кода товара. Кассиру ЗАПРЕЩЕНО идентифицировать товар любым другим способом, кроме как с помощью штрих-кода.

Реализация товара по расходной накладной (по безналичному расчету)

Реализация товара по безналичному расчету производится на основании договора на реализацию и платежного поручения Клиента.

Заместитель заведующего секцией торгового объекта с Представителем Клиента набирает в торговом зале образцы продукции, и предоставляют их Оператору базы данных для создания расходной накладной. Количество товара сообщается Оператору базы данных Заместителем заведующего секцией устно.

Оператор базы данных создает и заполняет расходную накладную на продукцию, отобранную Клиентом. Спецификацию необходимо заполнять только по штрих-кодам предоставленного товара. В расходной накладной должны быть указаны:

• номер расходной накладной;
• дата расходной накладной;
• наименование Клиента, которому продан товар;
• торговый объект, осуществляющий продажу товара;
• номер счет-фактуры;
• дата счет-фактуры;
• отсрочка платежа (проставляется автоматически из контракта);
• спецификация накладной (артикул и наименование отпускаемого товара);
• количество отпущенного товара;
• розничная цена;
• сумма в розничных ценах;
• налог на добавочную стоимость и его сумма;

Оформленная расходная накладная должна быть переведена в статус «отпущен полностью» Старшим операторам (Бухгалтером) торгового объекта после передачи товара Клиенту и получения накладной с подписью Клиента. Редактирование накладной Оператором после присвоения накладной статуса «отпущен полностью» ЗАПРЕЩЕНО. Редактирование, в случае ошибки, может производить только Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта.

После оформления документации, Заместитель заведующего секцией или иной, специально назначенный Директором торгового объекта сотрудник (как правило, - сотрудник подразделения службы безопасности), обязан проводить Представителя Клиента до выхода из торгового объекта и присутствовать при проверке накладной сотрудником службы безопасности поста «Выход из торгового зала» или поста «дебаркадер». Если Клиентом закуплено большое количество товара и необходима загрузка транспорта Клиента через дебаркадер, то Заместитель заведующего секцией извещает об этом старшего смены подразделения службы безопасности и обеспечивает доступ к воротам дебаркадера транспорта Клиента.

Бронирование товара Клиентом

При бронировании Клиентом товара Заместитель заведующего секцией или иной, специально назначенный Директором торгового объекта сотрудник, должен снять с розничной реализации отобранное количество товара Клиентом и переместить в специально отведенное для хранения такого товара место.

Оператор базы данных создает и заполняет расходную накладную на продукцию, бронируемую Клиентом. Спецификацию необходимо заполнять только по штрих-кодам предоставленного товара. В расходной накладной должны быть указаны:

• номер расходной накладной;
• дата расходной накладной;
• наименование Клиента, которому продан товар;
• торговый объект, осуществляющий продажу товара;
• номер счет-фактуры;
• дата счет-фактуры;
• отсрочка платежа (проставляется автоматически из контракта);
• спецификация накладной (артикул и наименование отпускаемого товара);
• количество отпущенного товара;
• розничная цена;
• сумма в розничных ценах;
• налог на добавочную стоимость и его сумма;

Созданной накладной Оператор базы данных должен присвоить статус «отпущен со склада», для коррекции остатков товара, забронированного Клиентом.

Накладная должна находится в статусе «отпущен со склада» до момента передачи товара Клиенту.

После передачи товара Клиенту и получения накладной с подписью Клиента оформленная расходная накладная должна быть переведена в статус «отпущен полностью» Старшим операторам (Бухгалтером) торгового объекта. Редактирование накладной Оператором после присвоения накладной статуса «отпущен полностью» ЗАПРЕЩЕНО. Редактирование, в случае ошибки, может производить только Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта.

Если в течении трех дней с момента бронирования Клиентом товара, товар Клиент не оплатил, то весь забронированный товар возвращается в розничную реализацию, о чем Заместитель заведующего секцией обязан сообщить Клиенту заранее, во время отбора Клиентом товара для бронирования.

Ежедневно Старший оператор (Бухгалтер) торгового объекта обязан отбирать в Торговой системе расходные накладные в статусе «отпущен со склада» и контролировать своевременность оплаты Клиентом забронированного товара. Если расходная накладная в Торговой системе в статусе «отпущен со склада» находится четыре дня и более, или Клиент сообщил об отказе покупки забронированного товара, то Старший оператор (Бухгалтер) торгового объекта должен перевести документ в статус «черновик» и сообщить Заведующему секцией об отмене брони.

Заведующий секцией должен организовать перемещение товара из специально отведенного места хранения забронированного товара, в торговый зал для розничной реализации, и скорректировать заказы, в зависимости от остатков товара.

Возврат товара Поставщику

Порядок снятия товара с реализации

Продавец-консультант соответствующей секции, при обнаружении брака или товара с подходящими сроками годности (осталось менее 1/3 от всего срока годности) составляет список данных товаров (вносит данные в терминал сбора данных и передает его Заместителю заведующего секцией. В свою очередь, Заместитель заведующего секцией согласовывает дальнейшие действия по данному товару с Заведующим секцией.

Заведующий секцией принимает решение, на основании условий договора о возврате товара с соответствующим поставщиком.

Виртуальный склад возврата

При принятии Заведующим секцией решения о снятии данного товара с реализации, Заведующий секцией обязан организовать перемещение товара в специально отведенное место, недоступное для покупателя. В Торговой системе Заведующий секцией оформляет накладную на перемещение из места хранения «Магазин» в место хранения «Склад возврата», с указанием количества товара, перемещаемого на «Склад возврата». Накладной на перемещение Заведующий секцией присваивает статус «отправлен». В накладной может быть любое сочетание товаров и от любого поставщика.

Еженедельно, Заместитель директора торгового объекта должен проверять с помощью отчета «Остатки» по месту хранения «Склад возврата», количество товара, снятого с реализации и подлежащего возврату Поставщику.

По каждому факту отсутствия возможности возврата товара Поставщику, Руководителем подразделения службы безопасности торгового объекта должно проводиться разбирательство (служебное расследование), для выявления должностных лиц, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей которых, привело к необходимости списания и последующей утилизации товара.

Итоги разбирательства (Заключение по результатам служебной проверки) Руководитель подразделения службы безопасности должен отправить на адрес Руководителя Службы безопасности торговой организации и Директору торгового объекта. Ущерб по итогам разбирательства взимается с виновных лиц.

Перемещение товара на дебаркадер

При формировании заказа, Заведующий секцией распечатывает отчет «Остатки» по месту хранения «Склад возврата», по ассортиментному узлу Поставщика, которому формируется заказ. По всем товарам, указанным в отчете «Остатки», Заведующий секцией согласовывает возврат данного товара с поставщиком, посредством отправки по электронной почте «Акта возврата», с получением уведомления о согласовании возврата от Поставщика.

После согласования возврата с Поставщиком, Заведующий секцией формирует в Торговой системе накладную на перемещение из места хранения «Склад возврата» в место хранения «Магазин», при этом в накладной указывается только согласованное с Поставщиком количество товара, подлежащее возврату.

Накладной Заведующий секцией присваивает статус «черновик» и распечатывает ее. На распечатанном документе Заведующий секцией указывает наименование Поставщика, которому возвращается товар, и удостоверяет факт договоренности с поставщиком о возврате товара надписью «Возврат с поставщиком согласован», там же указывает дату согласования возврата и ставит свою заверительную подпись.

Распечатанная и подписанная накладная на перемещение передается Заместителю заведующего секцией для транспортировки товара в специально отведенное место на дебаркадере для хранения подготовленного на возврат товара. Заместитель заведующего секцией, согласно списку товара в накладной, собирает и транспортирует его в специально отведенное место на дебаркадере для хранения подготовленного на возврат товара.

При передаче товара, подлежащего возврату Поставщику, на дебаркадер Заместитель заведующего заполняет соответствующие графы «журнала учета возвратов Поставщику». Товар передается Менеджеру по дебаркадеру вместе с подписанной Заведующим секцией накладной на перемещение товара из склада «Склад возврата» на склад «Магазин».

Ответственность за сохранность товара до передачи его на дебаркадер несет Заведующий секцией.

Возврат Поставщику

Менеджер по дебаркадеру расписывается в «Журнале учета возвратов Поставщику» и принимает товар на дебаркадер, сверяя его с накладной на перемещение. До осуществления возврата Поставщику, товар хранится на дебаркадере в специально отведенном, недоступном для посторонних лиц, месте, с обязательным наличием соответствующих накладных на перемещение, подписанных Заведующим секцией.

Ежедневно в реестре заказов Менеджер по дебаркадеру отмечает номера накладных на перемещение с виртуального склада возврата, подготовленных на возврат, при этом данные о подготовленных возвратах Менеджер по дебаркадеру берет из «Журнала учета возвратов Поставщику».

По прибытию поставщика Менеджер по приему товара определяет наличие возврата данному Поставщику по реестру заказов.

Если для Поставщика имеется подготовленный возврат, то Менеджер по приему товара до начала приема товара согласовывает осуществление возврата с Представителем Поставщика.

В случае отказа Поставщика забирать согласованный возврат, в зону приемки вызывается соответствующий Заведующий секцией для принятия решения о приеме товара у данного Поставщика.

Если Заведующий секцией принимает решение о приеме товара без осуществления возврата, то он обязан внести запись в «журнал учета возвратов Поставщику», указывающую на причину переноса даты возврата, например: «возврат, аннулирован по причине …. подпись». Товар транспортируется в специально отведенное место хранения брака, накладной на перемещение присваивается статус «заблокирован». Вся процедура осуществления возврата проводится заново.

При осуществлении возврата Менеджер по приему товара передает Оператору базы данных накладную на перемещение. Оператор базы данных отбирает в Торговой системе полученную накладную по номеру документа, присваивает статус отобранному документу «отправлен» и с помощью функции «экспорт», формирует расходную накладную с операцией «возврат поставщику». В расходной накладной Оператор базы данных проставляет следующие данные:

• операция «возврат поставщику»;
• расход из места хранения «магазин»;
• клиент «наименование поставщика»;
• основания для товародвижения на каждую позицию.

Готовый документ «расходная накладная» в статусе «черновик» распечатывается в трех экземплярах с двумя счет-фактурами и передается Менеджеру по приему товара для осуществления возврата.

Менеджер по приему товара возвращает товар, накладные на возврат подписываются Менеджером по приему товара и Представителем Поставщика.

Возврат товара Поставщику Менеджер по приему товара осуществляет только в присутствии Сотрудника подразделения службы безопасности или старшего смены. Перед каждой процедурой возврата, Менеджер по приему товара оповещает об этом Старшего смены, который лично контролирует передачу товара поставщику, либо назначает для этого наиболее подготовленного сотрудника. Сотрудник подразделения службы безопасности обязан проверить соответствие фактического количества возвращаемого товара количеству в расходной накладной, осуществив процедуры пересчета или перевешивания товара с участием менеджера по приему товара (менеджера по дебаркадеру), возвращающего товар поставщику. При отсутствии ошибок, сотрудник охраны в расходной накладной, в правом нижнем углу последнего листа, в экземпляре, предназначенном для торговой организации, подтверждает факт проверки процедуры возврата надписью: «Возврат проверен», далее указывает свою должность, фамилию и ставит подпись. При обнаружении ошибок – процедура возврата приостанавливается до устранения ошибок.

Данные из накладной Менеджер по приему товара вносит в соответствующие графы «журнала учета возвратов Поставщику».

Подписанная накладная передается Старшему оператору (Бухгалтеру) торгового объекта, для оформления в Торговой системе. Старший оператор проверяет правильность оформления накладной на возврат, присваивает ей статус «отпущен полностью» и снимает платежи с приходных накладных данного Поставщика. Старший оператор должен принимать накладную только с подписью Сотрудника службы безопасности.

Еженедельно, Менеджер по дебаркадеру проверяет «Журнал учета возвратов Поставщику» и берет объяснение с Менеджера по приему товара по пунктам журнала, у которых не заполнены графы о возврате товара Поставщику.

Оформление накладных на возврат товара Поставщику

Оформление накладной на перемещение

Менеджер по приему товара передает Оператору базы данных накладную на перемещение. Оператор базы данных отбирает в Торговой системе полученную накладную по номеру документа. В накладной на перемещение, Оператор базы данных изменяет дату на «текущую», и присваивает статус отобранному документу «отправлен».

Оформление расходной накладной

С помощью функции «экспорт» Оператор базы данных формирует расходную накладную, с операцией «возврат поставщику». В расходной накладной Оператор базы данных проставляет следующие данные:

• операция «возврат поставщику»;
• расход из места хранения «магазин»;
• клиент «наименование поставщика»;
• основания для товародвижения на каждую позицию.

Если основание для товародвижения не проставляется автоматически, то Оператор базы данных должен проставить основание для товародвижения вручную. Все основания для товародвижения должны соответствовать приходам от Поставщика, которому осуществляется возврат.

Если позиция никогда не поставлялась Поставщиком, которому осуществляется возврат, то Оператор базы данных удаляет из расходной накладной данный артикул и сообщает его Заведующему секцией. Возврат данного артикула по данной расходной накладной не осуществляется.

Готовый документ «расходная накладная» в статусе «черновик» распечатывается в трех экземплярах, с двумя счет-фактурами и передается Менеджеру по приему товара для осуществления возврата.

Менеджер по приему товара возвращает товар, накладные на возврат подписываются Менеджером по приему товара и Представителем Поставщика.

Подписанная накладная передается Оператору базы данных. Оператор базы данных должен принимать накладную только с подписью Сотрудника подразделения службы безопасности. Оператор базы данных присваивает ей статус «отпущен со склада», и передает накладную Старшему оператору (Бухгалтеру) торгового объекта, для окончательного оформления в Торговой системе. Старший оператор проверяет правильность оформления накладной на возврат, присваивает ей статус «отпущен полностью» и снимает платежи в центральной базе Торговой системы с приходных накладных данного Поставщика.

В заключение рассмотрения вопросов, затронутых в настоящей статье, хочется еще раз подчеркнуть, что доходность любой торговой организации можно повысить как увеличением товарооборота, так и снижением, или по крайней мере, минимизацией потерь. Налаженная унифицированная и четко регламентированная система учета товародвижения, контролируемая при этом на всех его стадиях, позволит снизить убытки торгового предприятия в разы!

---

[1] В редакции ФЗ № 381-ФЗ от 28.12.2009 г. «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации», торговая сеть - совокупность двух и более торговых объектов, которые находятся под общим управлением, или совокупность двух и более торговых объектов, которые используются под единым коммерческим обозначением или иным средством индивидуализации.

[2] В редакции ФЗ № 381-ФЗ от 28.12.2009 г. «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации», - торговый объект - здание или часть здания, строение или часть строения, сооружение или часть сооружения, специально оснащенные оборудованием, предназначенным и используемым для выкладки, демонстрации товаров, обслуживания покупателей и проведения денежных расчетов с покупателями при продаже товаров.