Бизнес, не готовый внедрять «удаленку», проиграет конкурентам

Али Окаев

Член экспертного совета Национальной Ассоциации корпоративных директоров и менеджеров

Крупнейшая международная рекрутинговая компания Hays еще в 2018 году провела исследования, которые показали, что 63% работодателей имеют опыт удаленной работы с сотрудниками. 76% работодателей считают удаленную работу трендом на рынке труда. Однако они отмечают сложности, возникающие при такой работе: 49% работодателей отметили, что удаленных сотрудников сложно контролировать, 36% посчитали проблемой то, что удаленные сотрудники не вовлечены в корпоративную культуру и менее лояльны к работодателю, 26% переживают за безопасность данных. Сложности и их решения мы разберем в конце данной статьи.

В пользу того, что количество удаленных рабочих мест будет расти, говорит и поколение Z, которое в ближайшие годы вольется в ряды предпринимателей и их сотрудников. Многие исследования показывают, что это поколение не планирует строить свою карьеру сидя в офисе, им нужна свобода, они привыкли коммуницировать онлайн, более того, их индивидуализм и обостренное чувство справедливости делают удаленную работу более комфортной для них. Многие из них не воспринимают недвижимость, жилье, офисы как ценность, это для них скорей нечто, что держит в рамках, ограничивая свободу. Недвижимость, вчерашний оплот стабильности рискует сегодня разорить владельца, и тенденция эта будет ускоряться. Это отдельная тема, серьезный сигнал собственникам, которые строят свой бизнес, накапливая недвижимое имущество. Словом, те, кто сегодня не научится работать «на коленке» и будет нуждаться в офисной инфраструктуре, может стать дорогостоящим сотрудником и, как следствие, не интересным работодателю.

Сегодня мир столкнулся с тем, что природные форс-мажоры принудительно толкнули человечество к дистанционному взаимодействию. Они заставили нас переформатироваться за считанные недели. Даже лидеры большой двадцатки 26 марта провели онлайн-саммит по борьбе с пандемией, и, мне кажется, многие оценили этот формат как вполне продуктивный, что становится сегодня актуальным, весьма экономным.

Исходя из сказанного, становится очевидным, что удаленная работа уже стала неотъемлемой частью бизнеса, которая призвана:

• Удовлетворить сотрудников, ценности и запросы которых меняются.
• Экономить расходы компании.

Нужно понимать, что это время не придет, оно уже здесь, и те компании, которые не готовы к этому уже сегодня, очень быстро начнут проигрывать.

Как выстраивать удаленную работу российской компании

Можно разобрать пример на довольно успешном кейсе российской компании «Неокомпозит», представителя малого бизнеса, которая с 2017 года внедряет удаленную форму работы. По своей специфике компания работает на территории всей страны и держит представительства в разных регионах.

Все началось с необходимости физического присутствия в нескольких регионах, но не было желания создавать сложную юридическую структуру в виде представительств или филиалов. Задача была решена просто. Внедрена система CRM, домашний офис и жесткая система постановки и контроля задач. Что компания получила в итоге: сотрудника, который был на связи 12 часов в сутки, как с клиентами, так и с центральным офисом, объем работы, который был ничуть не меньше, скорей больше, чем при физическом присутствии сотрудника в офисе. А сотрудник получал свободу, он мог работать и заниматься своими делами, с наушниками в ушах и планшетом подмышкой. Таким образом, компания получила опыт построения работы с удаленными сотрудниками в других городах.

Компания пошла дальше и начала внедрять систему для многих своих сотрудников, 2–3 дня свободного графика в неделю, в зависимости от функционала и предпочтений сотрудника. Довольно демократичная система управления сделала из сотрудников команду лояльных компании, мотивированных людей, что очень сильно помогает при внедрении изменений в компании. Например, в компании действует система свободы выходных и отпусков, «беру отпуск не по графику а по желанию, не на месяц, а на сколько надо», возможность брать выходные по звонку или смс, и так далее.

Что дал компании удаленный формат

Экономия офисных помещений

Компания постоянно набирает персонал, но офисная площадь не растет, в офисе есть несколько свободных мест, где работают удаленные сотрудники, которым по каким-то причинам нужно быть в офисе. Таким образом, условно на 30 сотрудников достаточно 10 постоянных и 5 временных рабочих мест.

Экономия на содержании сотрудников

Компания экономит и достаточно существенно, если суммировать снижение затрат, на, казалось бы, мелких статьях расходов как питание, электроэнергия, вода, канцтовары, мебель, иные расходные материалы, то выходит неплохая экономия.

Экономия времени сотрудников затрачиваемого на проезд

Не все считают время на проезд, но на самом деле, час-два времени, 5 раз в неделю — это 350 часов в год, мы этого не замечаем, а это почти полноценный отпуск. Это время тратится либо на личные дела, либо на работу, повышая производительность сотрудника.

Сотрудник на связи не 8 часов, а 10 или даже 12

В домашней обстановке границы работы и дома размыта, соответственно, занимаясь в рабочее время личными делами, сотруднику не доставляет больших неудобств работать в личное время. Конечно, этим нельзя злоупотреблять, иначе пропадает мотивация, но это решается просто, в зависимости от функционала и характера человека, интервал его рабочего времени со временем оформляется сам по себе.

Высокую вынужденную вовлеченность сотрудников в CRM систему

Внедрение систем CRM и умение работать в ней уже стало обязательным требованием для компаний, планирующих занимать серьезные позиции на рынке, и удаленная работа, заставляет сотрудников изучать ее и работать в ней. Таким образом компания тратит меньше сил на обучение сотрудников и несет меньше потерь из за ошибок, связанных с плохим знанием системы, нежелания сотрудников связываться с CRM, что довольно частое явление в малом бизнесе.

Дисциплина руководителей, которые вынуждены более четко ставить задачи и контролировать их выполнение удаленными сотрудниками

Когда сотрудник весь день перед глазами, возникает обманчивое чувство, что он работает. Точно так же, когда сотрудник на удаленке, возникает обратное чувство. Эту проблему в компании решили жесткими правилами постановки задач. Если сотрудник не занят — виноват руководитель. А чтобы не нагружать руководителя необходимостью постоянных постановок задач, компания внедрила систему еженедельного планирования, когда сам сотрудник ставит себе задачи на неделю, а руководители дополняют его график своими задачами, и по мере возникновения новых задач ставят их и контролируют выполнение, что не занимает много времени, так как почти всю работу выполняет CRM.

«Минусы» и страхи удаленной работы

Сложности контроля удаленных сотрудников

Эту проблему мы разобрали и решили посредством постановки и контроля задач таким образом, чтобы сотрудник был загружен необходимым объемом задач.

Потеря лояльности мотивации сотрудника

Этот риск существует и при офисном варианте работы, это, я бы сказал, скорей вопрос создания и управления командой, даже сотрудники, не видевшие руководство никогда, могут иметь высокую вовлеченность и мотивацию, считая себя частью чего-то великого, важного, нужного. Это зависит от лидерских качеств руководителей, целей компании и способа ее донесения до сотрудников. Отсутствие личных коммуникаций можно решать, например, организацией еженедельных офлайн- и онлайн-«корпоративов». Как в рассматриваемой нами компании, которая каждый четверг после 15:30 устраивает день открытых дверей для бесед за чашкой чего-нибудь, или онлайн-мероприятия, которые не касаются работы и связаны только с личными взаимоотношениями сотрудников, где первое лицо компании принимает непосредственное участие, называя это главным мероприятием компании.

Недостаток оперативной информации и обратной связи снижает результативность работы сотрудника

Современные CRM почти полностью решают эту проблему, вся информация в удобном виде и необходимом количестве доступна в режиме реального времени, сотрудники периодически общаются, глядя в глаза друг другу, через средства удаленной видеосвязи, что позволяет избежать информационного голода или чувства отсутствия контакта с коллегами и руководством.

Выводы

Необходимость внедрения удаленной системы работы с частью сотрудников созрела вчера, и, по мнению многих экспертов, вопрос о его необходимости не стоит. Вопрос в скорости внедрения этого подхода и количества шишек, которые набьют компании в процессе частичного, а в некоторых бизнесах полного перехода на удаленку. Это очередное окно возможностей, которое позволяет малому бизнесу сократить дистанцию с крупными игроками не в ресурсах, а в гибкости и в скорости. Неповоротливые компании в условиях очень быстрых изменений, которые нам, в очередной раз, продемонстрировала природа, несут в себе риски больших потерь, а если при этом компания еще и маленькая, то у нее очень мало шансов дожить до следующего пинка природы, и, тем более, пережить этот пинок.