Управление корпоративными знаниями

Понять, что происходит в сфере управления знаниями в вашей компании, помогут следующие вопросы:

• Каким образом происходит обмен полезными сведениями и опытом в вашей компании?
• В каком виде хранится накопленная рабочая информация?
• Над какой задачей вы сейчас работаете? Возможно, кто-то из сотрудников уже имеет успешный опыт ее решения? Или этого сотрудника нельзя спросить, потому что он уволился?

С чего начать?

Планируя создание системы управления знаниями, нужно определить фактический объем знаний компании, проанализировать принятые методы работы с накопленной информацией. Результат может быть удобно представлен в виде карты знаний. Один из первых экспертов в России в сфере knowledge management Мария Мариничева в книге «Управление знаниями на 100%» пишет: «Карта знаний представляет собой графическое изображение местоположения знаний и информации, необходимых для работы организации и ее подразделений. Ее создание — это процесс обнаружения тех знаний, которые необходимы для выполнения задач компании, установления авторства этих знаний, их ценности и связей между ними. Объектами нанесения на карты являются: документы, сайты, ресурсы (например, директории, каталоги, базы знаний), события, сообщества, эксперты (имена и контакты)».

Разработка базы знаний

Множество успешных транснациональных корпораций начали внедрять систему управления знаниями еще с 90-х гг. прошлого века. В настоящее время их информационные системы превратились в «корпоративный мозг», содержащий всевозможную информацию: сведения о сотрудниках, о внедренных проектах, о том, что было сделано по конкретной проблеме за всю историю компании.

Основной задачей при создании базы знаний является сделать ее не очередным кладбищем документов, а удобным инструментом для сохранения и обмена знаниями. Помимо различных приложений по формированию базы данных, на рынке появилось и программное обеспечение, предназначенное специально для управления знаниями.

Как правило, база знаний содержит документы, распоряжения, отчеты и результаты исследований, полезную информацию о рынке. Присутствуют персональные странички топ-менеджеров и экспертов. В базу заносятся случаи из практики, наработки по эффективному решению рабочих ситуаций, советы, опыт выхода из различных рабочих ситуаций, опыт общения с клиентами. Раздел для новичков может содержать презентации прошедших тренингов и ключевой информации, фотографии и контакты сотрудников. Полезно, если база будет содержать раздел предложений и идей, где рядовые сотрудники могут высказать свои предложения и предложить для обсуждения свои способы решения рабочих задач. Информационное поле структурируется по клиентам, областям задач или иным образом. А так как корпоративная база знаний – это инструмент, куда можно обратиться за справкой, необходимо позаботиться об удобной системе поиска.

Поскольку знания компании распределены среди ее сотрудников, то на жизнеспособность информационной базы влияет, прежде всего, желание самих сотрудников принимать участие в ее наполнении и развитии. Преодолеть сопротивление и добиться успеха в деле внедрения нового подхода – настоящее искусство. Эксперты по управлению знаниями отмечают следующие наиболее острые проблемы: сотрудники не спешат делиться своим ноу-хау и превращать его в интеллектуальную собственность компании, тем самым снижая свою ценность; у персонала нет времени и желания заполнять различные базы данных.

Часто работа с базой включается в перечень должностных обязанностей, а в некоторых компаниях требуют писать отчеты после завершения очередного этапа работы. Все эти меры могут дать только кратковременный эффект. В деле внедрения стратегии управления знаниями велика вероятность того, что нововведения не приживутся и не принесут очевидной пользы без заинтересованности самих сотрудников в развитии базы.

Задача HR-менеджера в этом случае – продумать правильное позиционирование нововведения и создать мотивацию для сотрудников по внесению своих знаний в базу. И главное при этом – грамотно представить все те плюсы, которые может дать система управления знаниями, начиная с того, что база делает жизнь сотрудника легче и заканчивая улучшением работы компании в целом. Одним из мотиваторов персонала выступает возможность продемонстрировать перед коллегами свой бесценный опыт решения рабочих ситуаций. При этом стоит предоставить полное право сотрудникам самим заниматься развитием и наполнением базы и, следовательно, нести ответственность за нее жизнеспособность. Хорошим шагом для руководства станет поощрение активных наполнителей базы.

Пожалуй, наиболее популярные методы распространения знаний в компаниях на сегодняшний день – это развитие системы корпоративного обучения и института наставничества. Но их минусом является то, что, получая профессиональные знания и приобретая бесценный опыт, сотрудник хранит их только у себя в голове. При его уходе компания неизбежно теряет часть своего интеллектуального капитала. Поэтому одна из задач эффективного управления знаниями заключается в том, чтобы свести такие потери к минимуму и создать инструменты сохранения и распространения таких знаний в компании.