Скопировать ссылку
Что такое проектная инициатива
Это идея, предложение или концепция, направленная на решение конкретных задач. Например, на оптимизацию процессов, внедрение новых продуктов или технологий. Исходить инициатива может от руководства, сотрудников, партнеров компании или «родиться» в результате командной работы.
Далеко не каждая идея, витающая в воздухе, становится инициативой. Как и не всякая инициатива может дорасти до проекта — для этого ей предстоит преодолеть немаленький путь.
Жизненный цикл инициативы значительно длиннее, чем у проекта. Пренебрегать этапами нельзя — может пострадать эффективность.
С какими проблемами обычно сталкиваются компании:
- поступающие инициативы хаотичны и не имеют ничего общего со стратегией компании;
- процесс крайне непрозрачен, сотрудники не знают, по какому принципу отбираются идеи, и что с ними происходит дальше;
- не фиксируются итоги, что порождает однотипные ошибки.
Как превратить идею в реальный, измеримый результат
Начните со сбора предложений
Один из важнейших факторов управления инициативами — дружелюбная среда, когда каждый специалист может поделиться своей идеей и при этом заручиться поддержкой.
Проводите стратегические сессии, введите программы поощрения за лучшие идеи. Важно сформировать в компании культуру вовлеченности персонала. Чтобы сбор идей шел эффективнее, пригласите участвовать в процессе и топ-менеджмент компании.
Немаловажную роль также играет платформа для сбора идей. Инициативы зарождаются спонтанно: важно, чтобы специалисты фиксировали свои предложения «здесь и сейчас». Например, в Directum Projects есть возможность сохранить идею в «закладки» в пару кликов: на старте нужно заполнить всего несколько обязательных полей — например, вид и имя. При этом вернуться к инициативе и детализировать информацию можно в любой момент.
Чтобы инициатива успешно прошла процесс отбора, необходимо заранее распланировать человеческие и финансовые ресурсы. Здесь уместно будет использовать типовые ресурсы — без детализации до конкретных сотрудников.
Проведите анализ
Любая инициатива должна проходить предварительную оценку и приоритизацию: насколько она соответствует целям компании, какие ресурсы потребуются для реализации, какие выгоды несет внедрение и с какими рисками есть вероятность столкнуться.
Для работы со всем перечнем поступивших предложений удобно использовать реестр проектных инициатив.
Для первичного отбора инициатив обычно используются метод экспертной оценки или система скрининга по заранее определенным критериям.
После оценки инициативы ранжируются по степени приоритетности. Для этого применяется матрица приоритетов, модель Кано, метод RICE и другие.
Формализуйте инициативу в проект
Предложения, которые успешно прошли этап анализа, рассматриваются и утверждаются на уровне проектного офиса или управляющего комитета. Именно на этой стадии инициатива получает статус проекта: назначаются руководитель, формируется команда, определяются сроки, бюджет и контрольные точки. В дальнейшем ход проекта будет удобно отслеживать на дорожной карте.
Чтобы инициатива была успешно утверждена, необходимо организовать прозрачный процесс согласования со всеми заинтересованными лицами.
В Directum Projects этот процесс настраиваемый, его можно адаптировать под специфику любой компании. Для этого не требуются технические специалисты, достаточно администратора системы или аналитика.
Задания на согласование инициативы со всем перечнем документов придут после отправки задачи по маршруту.
Как только будет принято решение, в карточке изменится статус инициативы.
Все важные документы будут подписаны электронной подписью — на них появится красная печать. Это защитит информацию от несогласованных изменений.
Спланируйте и реализуйте проект
Если предварительный план уже был создан, то руководителю проекта необходимо его уточнить, забронировать необходимые ресурсы, составить матрицу рисков и предусмотреть способы их минимизации. Вся ключевая информация будет доступна из карточки проекта.
Далее проект переходит в стадию реализации: можно внести корректировки, составить отчеты, добавить ответственных или изменить состав команды.
Оцените результаты и растиражируйте их
По завершении проекта важно подвести итоги по инициативе. Задайте себе вопрос, насколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым. Необходимо также зафиксировать полученные знания, при необходимости скорректировать технологические документы. Если инициатива показала свою эффективность, то она может быть масштабирована на другие подразделения.
В Directum Projects отчеты удобно хранить в пуле документов по проекту, а результат инициативы и рейтинг ее успешности — в карточке.
Управление проектными инициативами — это не разовый процесс, а постоянная практика, которая требует внимания, системности и вовлеченности всей организации. Компании, где выстроена эффективная работа с инициативами, быстрее адаптируются к изменениям, активнее внедряют инновации и лучше используют внутренний потенциал. В условиях нестабильной внешней среды именно такие организации идут на шаг впереди своих конкурентов.
