Скопировать ссылку
Сегодня, когда конкуренция на рынке высока и соперники не дремлют, многие компании начинают искать новые способы и формы экономии затрат и оптимизации бизнес-процессов. Цель заключается в том, чтобы вырваться вперед и обогнать конкурентов.
Поиском ответов на вопросы по оптимизации расходов, а также внедрением различных методов решений я активно занималась, когда возглавляла Службу управления персонала на пищевом производственном предприятии.
Распространено мнение, что системы «бережливого производства» или, как их еще называют «лин-менеджмента», как правило, применяются только на самом производстве.
Здесь необходимо пояснить, что же такое «бережливое производство»? Термин переводится с английского как «ничего лишнего», его основателем является Тайити Оно, создавший производственную систему в Toyota в 1950-е годы. Это концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Концепция предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя.
Отправная точка — анализ ценности создаваемого продукта для конечного потребителя на каждом этапе его воплощения. В качестве основной задачи предполагается создание процесса непрерывного устранения потерь, любых действий, потребляющих ресурсы, но не создающих ценности для конечного потребителя.
Существует семь видов потерь:
- потери из-за перепроизводства;
- потери времени из-за ожидания;
- потери из-за ненужной транспортировки;
- лишние этапы обработки;
- лишние запасы;
- ненужные перемещения;
- выпуск дефектной продукции.
Разработано множество инструментов системы «бережливого производства» и для решения задачи по оптимизации затрат. Мне стало понятно, что есть методы, которые помогают справиться с решением вопросов не только на производстве, но и в офисной работе.
Таким образом, мы провели эксперимент по оптимизации рабочих процессов в службе персонала при помощи одного из инструментов «бережливого производства» — 5S.
5S — это метод организации рабочего пространства, целью которого является создание оптимальных условий для выполнения работы, поддержания порядка, экономии времени и энергии, а также постоянного совершенствования бизнес-процессов.
Технология создания эффективного рабочего места состоит из пяти элементов:
- Сортировка (Sorting);
- Свое место для всего (Setinoder);
- Содержание в чистоте (Sweeping);
- Стандартизация (Standardizing);
- Совершенствование (Sustain).
В результате внедрения мы получили не только понятную стандартизированную систему организации рабочих мест в службе персонала, но и значительную экономию времени за счет создания стандартов работы персонала, сокращение двух штатных единиц благодаря уменьшению ненужных действий и перераспределению обязанностей, а также экономию канцелярских принадлежностей и даже офисной мебели.
Остановимся подробнее на каждом элементе метода 5S.
1. Сортировка (Sorting)
На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Необходимо произвести удаление ненужных предметов. Данные действия также приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в сортировку и определение предметов, которые должны быть:
- немедленно удалены и утилизированы;
- перенесены в место для хранения;
- оставлены как необходимые для выполнения работы.
Предметы, нуждающиеся в хранении, перемещаются в зону «карантина». Подобное пространство может быть выделено в каждой службе в офисе или на специально организованном складе. Все вещи, перемещаемые в зону «карантина» подлежат маркировке, то есть помечаются красными сопроводительными ярлыками, на которых указаны:
- дата;
- кем промаркирован;
- ФИО и должность сотрудника (владельца рабочего места);
- информация о предмете (наименование, инвентарный номер, количество);
- причина маркировки (посторонний предмет, не используется, сломан, устарел, назначение неизвестно, требует ремонта, излишек и т.д.).
При осуществлении этапа «сортировка» важно уделить отдельное время разделению электронных документов: необходимо удалить дублирующие друг друга и те, которые не используются больше, чем шесть месяцев. Особо важные, не часто используемые можно переместить в папку с именем «Архив».
2. Свое место для всего (Setinoder)
Ключевые понятия в данном случае — это рациональное расположение и наведение порядка с необходимыми предметами. Вещи нужно поместить на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто ими пользуется. Следует также промаркировать их для быстрого поиска. Основная цель этого элемента — определение «дома» для каждого предмета в рабочем пространстве.
Для проведения данной работы в офисе я рекомендую использовать спортивный коврик, который столь популярен при занятиях йогой или во время туристических походов, его еще называют «пенка». Такой коврик должен быть разрезан на части по площади ящика письменного стола, для каждого ящика нужно по два коврика.
Далее вы определяете необходимые для хранения в ящике предметы, например: ножницы, ручка, карандаш, ластик, линейка и т.д. Два коврика укладываются в ящик, и в верхнем коврике необходимо вырезать углубления для каждого предмета, предварительно сделав трафарет каждого предмета, обведя его границы карандашом.
В каждом углублении нижнего коврика необходимо написать (на бумаге по размеру и закрепить прозрачным скотчем) название того предмета, который будет помещен в углубление. Это делается для того, чтобы каждый мог безошибочно определить место хранения вещи и всегда вернуть ее на определенное место.
При осуществлении этапа рационального расположения необходимо создать электронные папки документов, в которых они будут располагаться удобным способом для быстрого поиска.
Названия папок, например, могут быть следующими: рабочие документы — «Проекты», «В работе», «5S», «Архив» и т.д.
3. Содержание в чистоте (Sweeping)
Во избежание повторного захламления рабочего пространства, создается график уборки с четким указанием сроков ее проведения и ответственных лиц.
Уборке хозяином рабочего места подлежат, например:
- текущие документы на рабочем столе — ежедневно (недопущение накопления документов, сортировка, архив);
- содержимое шкафов — еженедельно (сортировка, размещение ненужного в зоне красных ярлыков);
- оргтехника — ежедневно (очистка от пыли) и т.д. по установленному графику.
Уборка рабочего места, канцелярских принадлежностей и приборов, поддержание рационального расположения предметов согласно созданной карте рабочего пространства — это прямая обязанность владельца рабочего места. Средства для соблюдения чистоты и порядка всегда должны находиться в непосредственной близости.
При осуществлении этапа уборки необходимо осуществлять сортировку и удаление электронных документов, лучше делать это еженедельно.
4. Стандартизация (Standardizing)
Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов, необходимо закрепить письменно, чтобы они стали наглядными и легко запоминающимися. Нужно разработать стандарты документов, работы и техники безопасности с использованием визуального контроля, разработать и внедрить 5S стандарты. Также необходимо ввести визуальный (зрительный) контроль и информирование в рабочем пространстве, применить «чек-листы» как ежедневные (5S-пятиминутка) для самоконтроля и развития самодисциплины, так и еженедельные для контроля соблюдения 5S стандартов внешними аудиторами.
При осуществлении этапа стандартизации нужно создать единый для всех сотрудников службы стандарта формат папок электронных документов с доступом в каждую папку для руководителя. В «чек-листе» пункт по проверке соблюдения стандарта расположения электронных документов лучше выделить отдельно.
5. Совершенствование (Sustain)
Цель: добиться, чтобы выполнение процедур методологии превратилось в привычку и стало неотъемлемой частью повседневной деятельности в рабочем пространстве. Также необходимо визуализировать действия по улучшениям: разрабатывать и фиксировать предложения по модификациям, внедрять новые улучшенные стандарты.
Образец приемов совершенствования:
- поиск первичной проблемы;
- ее анализ и решение;
- изменение стандарта работы с учетом достигнутого.
Совершенствование является вершиной системы 5S. Каждый работник должен понимать, что создание и поддержание порядка — это возможность сконцентрировать свои силы для качественного и эффективного выполнения своего непосредственного рабочего функционала. Причем это происходит без ненужных потерь времени и отвлечения внимания на дела, не несущие компании прибыль. Все сосредотачивается на поиске и постоянных улучшениях в работе, а также внедрении найденных предложений в жизнь.
Внедрение системы невозможно без лидера и, безусловно, им может быть только руководитель. Работа по введению системы обязательно сопровождается предварительным обучением и личным примером руководителя. В ходе внедрения у сотрудников нередко в самом начале возникает резкое неприятие системы порядка.
Все мы знаем, что происходит в рабочих ящиках столов в подавляющем большинстве офисов. Для того, чтобы найти точилку для карандаша, необходимо перерыть несколько ящиков письменного стола, ведь в них находится огромное количество «нужных вещей, которые обязательно пригодятся». Сотрудники возмущаются, не понимают цели внедрения, иногда доходит даже до увольнения отдельных личностей, нежелающих поддерживать внедрение системы.
Только терпеливые объяснения и личный пример способны сдвинуть стену неприятия и недоверия. Самым сложным является этап «совершенствования», ведь именно здесь необходимо научить каждого сотрудника пониманию того, что его обязанностью является внести еженедельное предложение по улучшению его процесса работы или процесса деятельности компании. Здесь также не обойтись без обучения методам разработки улучшений. Конечно, это очень важная и объемная тема, поэтому она нуждается в отдельном освящении.
На данном этапе необходимо научить и закрепить понимание сотрудников о том, что каждое улучшение должно вести к оптимизации затрат времени, сокращений ненужных перемещений, экономии ресурсов с целью увеличения прибыли компании, а значит, и улучшению материального состояния самого сотрудника. Специалисты постепенно начинают понимать, что внедрение системы ведет к стабильности компании на рынке и к возможности успешно конкурировать и достигать высоких результатов.
Хочу добавить интересный факт: с введением этой системы после пилотного эксперимента во всей компании у многих сотрудников появилось желание внедрить данный инструмент у себя в домашнем хозяйстве.
Женщины увлеченно доставали из своих кухонных шкафов то, что у них давно пылилось на дальних полках и никак не использовалось. Они решительно выкидывали ненужное, а там, где сомневались в том, надо им это или не надо, выделяли отдельное временное место «красный квадрат» и перемещали «сомнительные» предметы (пробки от бутылок шампанского, просроченные пальчиковые батарейки, сломанные перочинные ножи, лишние открывалки для бутылок, с избытком хранящиеся в каждом ящике). Все, что оставалось после тщательной сортировки, маркировалось и размещалось в определенном удобном порядке в шкафах на кухонных полках.
Работницы с удовольствием делились фотографиями, как было и как стало, и рассказывали, насколько удобней и комфортней стала их жизнь на кухне, сколько времени они теперь тратят на уход за собой, а не за кухней.
Мужчины, посмотрев на женщин, стали наводить порядки в своих мастерских и гаражах. Результат не заставил себя ждать: вот они уже довольные в перерывах в курилке хвастаются своими результатами в наведении порядка на своих домашних рабочих местах.
Здесь наглядно можно увидеть, как научный прогресс облегчает и личную жизнь.
