Журналы учетной документации старшего смены подразделения службы безопасности гипермаркета

1. ПЕРЕЧЕНЬ ЖУРНАЛОВ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕТАЦИИ

Контроль над ведением старшими смены журналов учетной документации осуществляет руководитель службы безопасности гипермаркета.

1. Журнал «Приема – сдачи смен» (ведется старшим смены, обязанность его ведения должна быть регламентирована «должностной инструкцией старшего смены подразделения службы безопасности»);
2. Журнал «Учета ошибок персонала ТЦ» (ведется старшим смены);
3. Журнал «Учета хищений» (ведется старшим смены);
4. Журнал «Учета порчи товара» (ведется старшим смены);
5. Журнал «Учета расходования противокражных датчиков» (ведется старшим смены, ведение регламентируется «Инструкцией о порядке использования противокражных датчиков»);
6. Журнал «Учета прибытия-убытия автотранспорта c товаром и оборудованием» (ведется сотрудниками службы безопасности, несущими дежурство на дебаркадере, контролируется старшим смены и руководителем службы безопасности, ведение, как правило, регламентируется нормативными актами по учетам товародвижения);
7. Журнал «Учета забытых и потерянных покупателями вещей» (ведется старшим смены);
8. Журнал «Учета технических неисправностей» (ведется старшим смены);
9. Журнал «Выдачи технических средств» (ведется старшим смены);
10. Журнал «Учета промоутерских акций» (ведется старшим смены, ведение, как правило, регламентировано «Инструкцией о порядке проведения промоуторских акций»);
11. Журнал «Выдачи ключей» (ведется сотрудником службы безопасности поста «Служебный вход» либо старшим смены в торговых предприятиях небольшого формата);
12. Журнал «Контрольного снятия касс» (ведется старшим смены, совместно с менеджером, контролирующим работу кассиров, - старшим кассиром, менеджером прикассовой зоны);
13. Журнал «Открытия-закрытия центральной кассы» (ведется членами комиссии по открытию-закрытию гипермаркета, контролируется старшим смены, регламентирован, как правило, «Стандартом открытия-закрытия гипермаркета»);
14. Журнал «Прибытия-убытия персонала» (заполняется сотрудниками гипермаркета, контролируется старшим смены либо сотрудником службы безопасности соответствующего поста, регламентирован, как правило, «Стандартом о внутриобъектовом режиме»);
15. Журнал «Учета похищенного и испорченного товара» (ведется старшим смены).

2. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ «ЖУРНАЛА ПРИЕМА - СДАЧИ СМЕН СТАРШИМИ СМЕНЫ»

Как уже было отмечено, ведение данного журнала, обычно регламентировано должностной инструкцией старшего смены, в соответствии с которой старшему смены предписано вести учет происшествий, недостатков в работе сотрудников службы безопасности и персонала, отмечая указанные события в журнале приема-сдачи дежурства в хронологическом порядке. Зачастую, данный журнал является документом, на основании которого руководитель службы безопасности гипермаркета составляет ежедневную служебную записку на имя Директора гипермаркета.

Журнал «Приема-сдачи смен» должен заполняться старшим смены в течение смены четким разборчивым почерком, в хронологическом порядке, по мере поступления информации о событиях, происходящих в гипермаркете и результатах разбора по произошедшим событиям. В нем в обязательном порядке должна найти отражение следующая информация:

• время заступления старшего смены на дежурство;
• время и состав комиссии по открытию гипермаркета, замечания, имеющие место при открытии гипермаркета;
• время и состав комиссии по открытию центральной кассы, замечания комиссии, по открытию центральной кассы, результаты проверки наличия ключей от кассовых терминалов и денежных ящиков;
• состав дежурной смены сотрудников службы безопасности, время их прибытия и заступления на посты;
• ФИО, должность и время опоздавших сотрудников гипермаркета;
• отметка о проведении инструктажа заступающей дежурной смены сотрудников службы безопасности;
• отметка об участии старшего смены в инструктаже линейного персонала;
• отметка о проведении внутренней и внешней инкассации денежных средств;
• отметка о контрольных снятиях касс и значительных расхождениях, выявленных при снятиях X и Z-отчетов;
• отметка о посещении гипермаркета вышестоящими сотрудниками службы безопасности и руководством Компании, а так же посещение представителей правоохранительных и иных контролирующих органов, поступившие при этом замечания;
• отметка о проведении работ сотрудниками сторонних организаций в ночное время;
• отметка о срабатывании охранно-пожарной сигнализации;
• наличие и исправность технических средств, принятых под охрану;
• хронологический перечень всех событий, произошедших в гипермаркете в течение дежурной смены и в ночное время, а так же контрольные мероприятия сотрудников охраны по предотвращению, пресечению и возмещению фактов причинения ущерба гипермаркету, с фиксацией их результатов;
• предложения и рекомендации о принятии мер по ликвидации причин и условий, способствующих причинению ущерба Компании, нарушению сотрудниками локальных нормативных актов Компании и норм федерального законодательства и возникновению иных происшествий, негативно сказывающихся на имидже и интересах Компании.

При фиксации фактов причинения ущерба торговому центру следует придерживаться следующего алгоритма изложения данных фактов:

1. При выявлении факта хищения покупателем:

• Время и обстоятельства выявления данного факта («сработка» противокражной системы (далее – ПКС); задержание по оперативной информации (чьей); выявление факта при наблюдении по мониторам СВН; и т.д.). При этом не следует указывать оперативно-тактические приемы работы охраны по выявлению данных фактов, особенно в отношении персонала;
• Должность и фамилия сотрудника охраны или линейного персонала, выявившего данный факт;
• Стоимость имеющегося при задержанном оплаченного товара с № кассового чека;
• Полное наименование и розничная стоимость похищенного товара;
• Время вызова и время прибытия сотрудников ОВО, номер экипажа, гос. номер автомашины экипажа, фамилия и звание старшего экипажа полиции;
• В случае, если сотрудники полиции не вызывались, - причина этого;
• ФИО и установочные данные задержанного (дата рождения, место жительства, данные о социальном портрете покупателя совершившего хищение);
• Решение, принятое по факту задержания, - Сотрудниками ОВО составлен протокол, написано заявление о привлечении к уголовной ответственности, проведена профилактическая беседа с оплатой товара на кассе, товар возвращен в торговый зал для реализации, товар оплачен в кратном размере и т.д.;
• В случае, если товар разукомплектован либо потерял товарный вид, - меры, принятые к возмещению причиненного ущерба;
• Иные значимые обстоятельства, отражение которых необходимо для получения полной картины происшествия;
• Причины и условия, способствующие совершению хищения, - отсутствие надлежащего контроля со стороны сотрудников охраны; отсутствие противокражных датчиков на товаре, подлежащему обязательному оборудованию ими; несвоевременное реагирование на сигналы от линейного персонала о подозрительных покупателях и т.д.

2. При выявлении факта хищения, совершенного сотрудником гипермаркета:

• Время и обстоятельства выявления данного факта («сработка» ПКС; задержание по оперативной информации; выявление в процессе досмотра, после окончания рабочей смены; выявление употребления неоплаченного товара во время рабочей смены и т.д.);
• Время и подробные обстоятельства совершения данного факта, а так же обстоятельства, способствующие или облегчившие сотруднику совершение хищения;
• Должность и фамилия сотрудника охраны или линейного персонала, выявившего данный факт или сообщившего о нем;
• Полное наименование и стоимость похищенного товара;
• Время вызова и прибытия сотрудников ОВО, номер экипажа, гос. номер автомашины экипажа, фамилия и звание старшего экипажа;
• В случае, если сотрудники полиции не вызывались, - причина этого;
• Решение, принятое по факту задержания, - Сотрудниками ОВО составлен протокол, руководителем службы безопасности, или иным должностным лицом, имеющем доверенность, написано заявление о привлечении сотрудника к уголовной ответственности, товар оплачен в кратном размере, компенсирована недостача, выявленная в результате инвентаризации по категории товаров, с которыми был задержан сотрудник и т.д.;
• Основания, по которым сотрудник, совершивший хищение, уволен, - по собственному желанию, по соглашению сторон или по п/п-ту «г» п.6 ст.81 ТК РФ (В случае, если увольнение состоялось в течение текущей дежурной смены);
• Проведенные профилактические мероприятия, по устранению причин и условий, способствовавших совершению хищения сотрудником гипермаркета.

3. При выявлении факта ошибки при отправке возврата товара поставщику:

• Время выявления данного факта;
• Номер товарной накладной, дата;
• Наименование поставщика;
• Суть ошибки, - Не подан на возврат товар, указанный в накладной; подан лишний товар; не соответствие веса товара и т.д.;
• Точное наименование товара, по которому имеются расхождения; его стоимость за единицу товара, общая сумма;
• Фамилия ответственного должностного лица, по чьей вине произошла ошибка;
• Обстоятельства, способствующие совершению данной ошибки;
• На какой стадии были допущены нарушения Стандарта регламентирующего процесс данной стадии товародвижения - при перемещении товара из торгового зала на дебаркадер; во время нахождения его на «складе возвратов»; при непосредственной передаче товара представителю поставщика и т.д.;
• Решение, принятое по факту выявленных расхождений, - количество товара приведено в соответствие с накладной; лишний товар возвращен на реализацию; накладная исправлена и возврат осуществлен по факту и т.д.;
• Решение, принятое в отношении сотрудника, по вине которого была допущена ошибка при возврате товара;
• Фамилия сотрудника охраны, выявившего данный факт;
• Причины и условия, которые привели к тому, что подобная ошибка была допущена, - слабый контроль со стороны руководства линейным персоналом; не знание должностными лицами стандартов и инструкций, регламентирующих тот или иной процесс товародвижения; личная невнимательность и недисциплинированность лица, допустившего данную ошибку и т.д.;
• Меры, принятые по предупреждению подобных ошибок.

4. При выявлении факта ошибки сотрудника гипермаркета при обслуживании покупателей:

• Время и место выявления данного факта, - ПКС, выход из участка кассовых терминалов, прикассовая зона и т.д.;
• Фамилия сотрудника охраны или линейного персонала, выявившего факт;
• Номер кассового чека, при проверке которого выявлен данный факт, либо другие обстоятельства выявления, - визуальное наблюдение, при наблюдении по мониторам СВН, обращение покупателей и т.д.;
• Номер кассы и фамилия сотрудника, допустившего ошибку;
• Суть выявленной ошибки кассира или продавца, - по невнимательности не пробит какой либо товар; пробито лишнее количество приобретенного покупателем товара; пробит товар другого наименования, пересорт при взвешивании и т.д.;
• Причина совершенной ошибки, - невнимательность, при сканировании товара; ошибка при наборе штрих-кода товара вручную; ошибка в умножении; не знание кассиром ассортимента товаров и т.д.;
• Фамилия старшего кассира, которому доложено о выявленной ошибке кассира;
• Решение, принятое по выявленной ошибке, - не пробитый товар оплачен на кассе (№ кассы, № кассового чека); товар возвращен в реализацию; излишне пробитый товар оплачен кассиром, а покупателю возвращены деньги и т.д.

5. При выявлении факта причинения ущерба сотрудником гипермаркета или покупателем:

• Время выявления данного факта;
• Фамилия сотрудника охраны, выявившего данный факт, либо сотрудника линейного персонала, сообщившего об этом;
• Фамилия сотрудника гипермаркета, причинившего ущерб;
• Обстоятельства причинения ущерба (время, место и т.д.);
• Наименование уничтоженного или поврежденного товара или имущества торгового центра, его стоимость;
• Фамилия должностного лица, которому доложено о происшедшем;
• Решение, принятое по данному факту, - товар оплачен на кассе (№ кассы и № кассового чека); Составлен акт, вызваны сотрудники милиции, подан гражданский иск и т.д.;
• Обстоятельства, способствующие причинению ущерба, - неправильная выкладка товара, нарушение правил техники безопасности, личная невнимательность или неосторожность и т.д.

3. ФОРМЫ ЖУРНАЛОВ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Ниже приведены примерные образцы форм журналов учетной документации, перечисленных в разделе 1 настоящей статьи. К ряду журналов имеются пояснительные записки, остальные журналы заполняются по аналогии. Журналы должны заполняться четким, разборчивым почерком. Все росписи должностных и иных лиц в журналах должны иметь расшифровку фамилии расписавшегося сотрудника. Отсутствие расшифровки фамилии, должно расцениваться, как нарушение порядке ведения учетной документации. Все учетные журналы должны быть прошнурованы, страницы пронумерованы и скреплены печатью бухгалтера гипермаркета. На титульном листе указывается дата начала ведения журнала и дата окончания его ведения. Заполненные журналы, при наличии в гипермаркете помещения архива, хранятся в указанном помещении. При отсутствии архива, заполненные журналы учетной документации хранятся в кабинете руководителя службы безопасности гипермаркета. Рекомендуется журналы, перечисленные в разделе 1 настоящей статьи за №№ 1-6, хранить не менее 5 лет. Остальные журналы учетной документации допускается хранить от 1-го до 3-х лет.

Журнал «Учета ошибок (нарушений) персонала ТЦ»

Пояснительная записка о порядке ведения журнала

Журнал ведется старшими смены, один лист таблицы журнала занимает 2 страницы формата А-4, хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.

В графах журнала ведутся следующие записи:

1. указывается порядковый номер записи;
2. указывается день недели, дата, время совершения хищения или задержания нарушителя;
3. Фабула происшедшего должна включать в себя отражение следующих моментов:
• как и кем был выявлен факт совершения хищения;
• оперативно-тактическая работа сотрудников охраны по скрытому сопровождению нарушителя, обстоятельства и способ его задержания, препровождения в комнату досмотра;
• способ припрятывания товара;
• социально-психологический портрет задержанного нарушителя, - пол, возраст, социальный статус, местожительства, и другие значимые данные;
4. Полный перечень похищенного товара с указанием стоимости каждой единицы товара;
5. Суммарная розничная стоимость похищенного товара;
6. Фамилия, имя, отчество должностного лица, выявившего факт хищения, а так же фамилии лиц, из числа сотрудников охраны, реализовавших оперативную информацию о совершенном или совершаемом хищении;
7. Решение, принятое по факту выявления и задержания лица, совершившего хищение, - вызван наряд ОВО (номер экипажа, фамилия старшего), написано заявление о привлечении лица к административной ответственности (после вынесения постановления, - решение по делу), написано заявление о привлечении к уголовной ответственности (решение по заявлению, по возбужденному уголовному делу – приговор суда), лицо оплатило товар (в случае оплаты лицом товара, ранее похищенного неизвестными лицами, в примечание этого не указывать). В данной графе могут так же фиксироваться иные значимые обстоятельства, играющие роль при проведении анализа и формировании стратегии противодействия противоправным посягательствам.

Журнал «Учета расходования противокражных датчиков»

Пояснительная записка о порядке ведения журнала

Журнал ведется старшим смены и хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.

В журнале в графах ведутся следующие записи:

1. обозначается порядковый номер записи;
2. обозначается дата и точное время выдачи или получения датчиков;
3. обозначается тип датчика условной записью;
4. обозначается количество полученных от менеджера, руководителя СБ или директора датчиков, при этом в графе 5 ставится прочерк;
5. обозначается количество выданных датчиков, при этом в графе 4 ставится прочерк.
6. обозначается итоговая сумма предыдущего остатка и последнего прихода, или указывается разница между предыдущим остатком и количеством выданных датчиков;
7. обозначается фамилия и инициалы старшего смены, выдавшего или получившего датчики, и ставится им личная подпись;
8. обозначается фамилия и инициалы лица, получившего или вернувшего (выдавшего) датчики старшему смены и ставится личная подпись;
9. обозначается группа одного вида товаров, для оборудования которых выдаются датчики. Например: шампуни, водка, обувь и т.д.;
10. обозначается процентное соотношение оборудуемого товара к общему количеству товара одной позиции. Например: 80% означает, что из десяти бутылок водки «Немирофф», выставленных на стеллажи или паллеты, будет оборудованы датчиками восемь;
11. обозначаются другие важные сведения о процедурах учета, не нашедших отражения в других графах. Например: для ТД «Верта».

Примечание: в одной строке журнала может быть проставлен только приход или расход. В одной строке фиксируются сведения только об одной группе товара. Разные группы товара фиксируются под разными порядковыми номерами записи.

Журнал «Учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием»

Пояснительная записка о порядке ведения журнала

Журнал ведется старшим смены и хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами. Под «забытыми» вещами имеются в виду оплаченные товары, забытые в прикассовой или входной зоне. Под «потерянными» вещами понимаются личные вещи покупателей (зонты, одежда, сумочки, портмоне, барсетки, очки, сотовые телефоны и т.д.)

В журнале в графах ведутся следующие записи:

1. обозначается порядковый номер записи;
2. обозначается дата и точное время обнаружения товара или личных вещей;
3. указывается наименование товара, его количество, стоимость, а так же индивидуальные характеристики потерянных вещей. В случае обнаружения ценных вещей и предметов, составляется акт в присутствии не менее двух сотрудников магазина и не менее одного покупателя или посетителя с подробных описанием найденного;
4. указывается место, должность, фамилия обнаружившего сотрудника или покупателя;
5. указывается, кому передан данный товар. Скоропортящийся товар немедленно возвращается на реализацию. Непродовольственные товары могут до конца текущей смены находиться у старшего смены. В случае, если за ними не обратились в течение текущей смены, они возвращаются в торговый зал. Расписывается лицо, кому данный товар передается либо старший смены;
6. указывается фамилия покупателя, обратившегося за забытым товаром и данные подтверждающие факт того, что именно он забыл данный товар (кассовый чек, записи системы видеонаблюдения, показания свидетелей и т.п.)

Пояснительная записка о порядке ведения журнала

Журнал ведется старшими администраторами и хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.

В журнале в графах ведутся следующие записи:

1. обозначается порядковый номер записи;
2. обозначается дата и точное время обнаружения технической неисправности;
3. указывается какая именно неисправность оборудования, нарушение в функционировании инженерно-строительных сетей, коммуникаций и т.п., обнаружена;
4. Фамилия, имя, должность сотрудника, обнаружившего неисправность;
5. Кому старший смены сообщил о неисправности (руководитель СБ, инженер, директор ГМ, представители обслуживающих организаций и т.д.);
6. Описание проведенных работ;
7. Дата и время устранения неисправности;
8. Наименование организации, представитель которой устранял неисправность, фамилия, инициалы, подпись лица, устранившего неисправность;
9. Фамилия, инициалы лица, принявшего работу у представителя сторонней организации либо фамилия инициалы, подпись старшего смены, подтверждающего факт устранения неисправности;
10. В примечании указываются иные значимые обстоятельства выявления неисправностей и их устранения.

Журнал «Выдачи технических средств»

Журнал «Учета промоутерских акций»

Примечание: Ведение данного журнала, как правило, регламентируется «Инструкцией о порядке проведения промоуторских акций». Которой руководителю СБ (старшему смены) предписывается:

1. убедиться в наличии заявки на проведение акции, согласованной с отделом промо-акций;
2. предусмотреть дополнительные меры безопасности и обеспечить специальное сопровождение акции имеющимися силами и средствами сотрудников СБ;
3. обеспечить проведение инструктажа представителей фирм, участвующих в акции, по вопросам пожарной и террористической безопасности и иным инструкциям и правилам в части их касающейся;
4. проинформировать своих подчиненных о планируемом мероприятии, предпринимаемых мерах по обеспечению безопасности на участке проведения акции, дав им четкие на этот счет указания;
5. вести учет проводимых акций и их особенностей, фиксируя данные в специальном журнале;
6. особо контролировать приход и расход продукции, используемой в акции;
7. В разделе 7: «Примечание» делается отметка о расходовании продукции , оставшейся после проведения акции.

Примечание: своей подписью старший смены подтверждает факт сдачи ключа ответственным должностным лицом, ранее получавшим ключ от помещения.

Журнал «Контрольного снятия касс»

Журнал «Прибытия - убытия персонала»

Журнал «Учета похищенного и испорченного товара»

Еще раз хочу подчеркнуть, что введение в практику выше перечисленных журналов носит рекомендательный характер. Более того, я уверен, что переход большей части информации, подлежащей учету и последующему анализу на электронные носители актуален. Каким образом это реализовать, - вопрос руководителей, заинтересовавшихся данным вопросом.

Готов к конструктивному диалогу по этой теме.