Скопировать ссылку
Неправильно оформить трудовой договор и включить в него лишние условия
Основным документом, регулирующим трудовые отношения между работником и работодателем, является трудовой договор. Обязательные условия договора перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ: место работы, трудовая функция, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общих правил в компании, условия труда на рабочем месте и другие существенные положения. Любое последующее изменение трудового договора будет возможно только с согласия работника. Если же он не будет согласен на изменения, то что-либо поменять можно будет только после выполнения определенной законом процедуры, подготовив достаточные обоснования.
Работодатели часто допускают две противоположные ошибки.
Первая — не указывают обязательные условия. Вторая — наоборот, перегружают договор деталями, которые можно было спокойно вынести в локальные нормативные акты.
Например, в договоре указывают не просто город или местность, а точный адрес офиса, этаж и офис. Можно ли так указывать место работы? Можно. Но в дальнейшем, при изменении местонахождения компании даже в рамках одного города, потребуется подписывать с работниками дополнительные соглашения (поскольку меняется условие трудового договора). Лишний шаг, которого можно избежать.
То же самое с должностными обязанностями, режимом работы и премиями. Если у всех сотрудников в компании общий режим, его можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка, а в договоре сделать отсылку. Если есть должностная инструкция, не нужно переписывать в договор весь список обязанностей. Если премии регулируются положением о премировании, не стоит превращать трудовой договор в подробное описание всех стимулирующих выплат.
Трудовой договор должен быть полным, но не перегруженным. Все, что обязательно по статье 57 ТК РФ, должно быть указано. Все, что может меняться и удобнее регулировать внутренними документами, лучше выносить в локальные акты.
Риск здесь не только организационный. Ненадлежащее оформление трудового договора может повлечь ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Для юридических лиц штраф может составлять от 50 000 до 100 000 рублей, ошибки могут оцениваться отдельно по каждому неправильно оформленному договору.
Формально установить испытательный срок и не использовать его
Испытательный срок — это определенный трудовым договором срок, в течение которого работодатель проверяет соответствие работника поручаемой работе. Если такого условия нет, считается, что работник принят без испытания. По общему правилу, испытательный срок не может превышать трех месяцев.
Для отдельных категорий, например руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и руководителей филиалов, он может составлять до шести месяцев.
Ошибка работодателя в том, что испытательный срок устанавливают, но никак не сопровождают. Руководитель недоволен работой сотрудника, но не фиксирует замечания, не ставит понятные задачи, не дает обратную связь. В конце испытания выясняется, что работодатель хочет расстаться, а сотрудник уверен, что все было нормально. Для увольнения в данном случае потребуется подготовить письменное уведомление с указанием причин, послуживших основанием для признания работника. Уведомление необходимо вручить работнику не позднее чем за 3 дня до даты увольнения.
Рекомендации о том, как снизить риск спора:
- Оформить план прохождения испытательного срока. В нем можно прописать задачи, ожидаемые результаты, сроки и критерии оценки. Если работник в течение испытательного срока не справляется, важно фиксировать это письменно (служебными записками, отчетами, комментариями руководителя, перепиской по задачам). Лучше разбивать такой документ по месяцам, фиксируя ожидаемый результат по итогу каждого месяца.
Действующее законодательство не требует обязательного оформления этого документа, и его отсутствие не препятствует уволить работника в связи с непрохождением испытательного срока, но на практике с таким документом гораздо проще аргументировать, почему по вашему мнению работник не проходит испытание.
- Корректно формулировать само условие в договоре. Рекомендуется писать не «испытательный срок составляет 3 месяца», а «работнику устанавливается испытательный срок до 3 месяцев». Вторая формулировка дает работодателю больше гибкости, где он вправе принять решение об увольнении в любой момент до истечения этого срока.
- Не замалчивать, если что-то идет не так. Руководителям бывает неудобно говорить работникам, что их работа не соответствует ожиданиям. В результате к концу испытательного срока работник и работодатель подходят с разными ожиданиями: работник думает, что все окей, тогда как работодатель, напротив, нацелен прощаться с работником.
- Увольнение как не прошедшего испытание должно быть обоснованным. Работника необходимо письменно уведомить не позднее чем за три дня до увольнения с указанием причин. Если причины общие и недоказанные, например «не подошел команде» или «не оправдал ожиданий», риск оспаривания возрастает.
Нарушать правила обработки персональных данных работников
Персональные данные сотрудников — отдельная зона риска. Работодатель обрабатывает паспортные данные, адреса, сведения о семье, банковские реквизиты, фотографии, данные о здоровье в случаях, предусмотренных законом, и другую информацию. Общие правила установлены Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».
Закон закрепляет принципы и условия обработки персональных данных, включая требование обрабатывать данные законно, конкретно для определенных целей и не собирать избыточную информацию.
Организовать процесс обработки персональных данных работников в полном соответствии с требованиями действующего законодательства — несоответствия встречаются практически у каждого работодателя. Частые ошибки работодателей: нет согласия там, где оно нужно; согласие сформулировано слишком широко; данные передаются третьим лицам без правового основания; фото и ФИО сотрудников публикуются на сайте без отдельного согласия на распространение; данные бывших сотрудников хранятся дольше необходимого срока.
На что важно обратить внимание — проверка кандидатов. Если работодатель собирает и анализирует информацию о соискателе, важно соблюдать принципы обработки персональных данных и не выходить за разумные пределы. Проверка должна быть связана с деловыми качествами кандидата и характером будущей работы.
Ответственность за нарушения предусмотрена статьей 13.11 КоАП РФ. После изменений штрафы по персональным данным стали существенно выше, особенно при утечках и повторных нарушениях.
Что делать: проверить согласия, цели обработки, сроки хранения, доступы к данным, договоры с подрядчиками и порядок публикации информации о сотрудниках.
Подменять трудовые отношения договорами ГПХ или самозанятыми
Работа с самозанятыми и физическими лицами по договорам гражданско-правового характера сама по себе законна. Ошибка начинается там, где под видом ГПХ фактически существуют трудовые отношения.
Если сотрудник работает по графику компании, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, выполняет постоянную трудовую функцию, получает регулярное вознаграждение в одни и те же даты и встроен в рабочий процесс как штатный сотрудник, риск переквалификации очень высокий.
Для работодателя это может означать доначисление налогов и страховых взносов, штрафы, обязанность предоставить работнику трудовые гарантии: отпуск, оплату сверхурочной работы, компенсации и другие выплаты. По статье 5.27 КоАП РФ заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, прямо выделено как нарушение.
В ситуации с самозанятыми дополнительный интерес для признания таких договоров фактически регулирующими трудовые отношения возникает у ФНС России. Это связано с тем, что по договорам с самозанятыми компания не платит страховые взносы, а применяемая ставка по НПД ниже ставки НДФЛ, возникает недоимка.
При работе с СЗ акцентируем внимание на том, что подрядчиков нужно привлекать для конкретных задач или проектов, а не для закрытия постоянной штатной функции. Для ИП, не имеющего в штате сотрудников, очень подозрительно иметь 50+ длительных договоров с самозанятыми.
В договоре не должно быть условий, характерных для трудового договора: режима рабочего времени, подчинения ПВТР, «зарплатного» графика выплат, должности вместо результата работы.
Не ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (ЛНА), регулирующими его деятельность. По статье 68 ТК РФ работодатель обязан до подписания трудового договора ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором.
Проблема возникает, когда сотрудника хотят привлечь к дисциплинарной ответственности. Работодатель говорит: «Он нарушил регламент». Работник отвечает: «Я этот регламент не видел». Если доказательств ознакомления нет, позиция работодателя слабеет.
Важно помнить, что ознакомление нужно не только при приеме на работу. Если локальный акт меняется, работников также нужно знакомить с новой редакцией. Если появляется новый документ, который регулирует деятельность сотрудника, ознакомление тоже нужно зафиксировать.
Заведите понятный реестр ЛНА и систему фиксации ознакомления. Это может быть бумажная подпись, электронный кадровый документооборот или иной законный способ, но у работодателя должно оставаться доказательство.
Не учитывать отраслевые соглашения
Отраслевое соглашение — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения и устанавливающий общие принципы регулирования связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на отраслевом (межотраслевом) уровне социального партнерства. Срок действия соглашений определяется самими соглашениями, но по общему правилу не может превышать 3 года. ОС устанавливает общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей).
Они часто остаются вне поля зрения малого и среднего бизнеса. Работодатель знает Трудовой кодекс, свои локальные акты, штатное расписание, но не проверяет, есть ли соглашение по его отрасли.
А это важно. Отраслевое соглашение может устанавливать дополнительные гарантии, компенсации, льготы и условия оплаты труда для работников конкретной сферы с предусмотренными Трудовым кодексом РФ. Эти соглашения заключаются на отраслевом уровне и могут распространяться на работодателей автоматически, если они не направили мотивированный отказ от присоединения.
Например, существуют отраслевые соглашения для нефтегазовой отрасли, угольной промышленности и других сфер. Если компания относится к соответствующей отрасли и не отказалась от присоединения в установленном порядке, она может быть обязана выполнять условия соглашения.
У отраслевых соглашений есть особенность — они автоматически распространяют свое действие в отношении организаций, осуществляющих деятельность в данной отрасли, по истечении 30 календарных дней с даты официального опубликования предложения о присоединении к соглашению. У работодателя есть возможность отказаться от присоединения к соглашению полностью или в части отдельных положений, направив мотивированный отказ в Минтруд РФ. К мотивированному отказу необходимо приложить протокол консультаций работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации, объединяющей работников данного работодателя. Отказаться от присоединения к отраслевому соглашению просто так нельзя, нужны веские причины.
На практике ошибка выглядит так: работодатель платит и предоставляет гарантии только по ТК РФ, не учитывая, что отраслевое соглашение требует больше. Это может всплыть при проверке или в споре с работником. При этом невыполнение работодателем условий отраслевого соглашения является основанием для привлечения к административной ответственности.
Что делать: проверить, есть ли соглашение по вашей отрасли, оценить, распространяется ли оно на компанию, и дальше либо учитывать его в кадровых и зарплатных процессах, либо своевременно готовить мотивированный отказ, если для этого есть основания.
Копить отпуска сотрудников годами
Почти в каждой организации найдется хотя бы один работник, который отказывается ходить в отпуска и накопивший большое количество отпускных за все годы работы. Многие работодатели спокойно относятся к такой ситуации, зачастую закрывают на это глаза, радуясь такому ответственному работнику. Юридически и управленчески — это риск. Во-первых, отпуск — часть режима труда и отдыха. Работодатель обязан организовать работу так, чтобы сотрудник отдыхал. Во-вторых, при увольнении за все неиспользованные отпуска нужно выплатить компенсацию. Это прямо предусмотрено статьей 127 ТК РФ.
Кроме того, график отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. Это следует из статьи 123 ТК РФ. Работника нужно уведомить о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели.
Ошибка работодателя — думать, что отпуск возможен только тогда, когда сотрудник сам попросил. По общему правилу даты отпуска определяются графиком отпусков. Да, есть категории работников, чьи пожелания нужно учитывать, но в целом работодатель вправе и обязан планировать отпуска.
Не накапливайте проблему. Даты ежегодного оплачиваемого отпуска определяются графиком отпусков, а он составляется работодателем по собственному усмотрению. При составлении графика отпусков на следующий год отдельно смотреть сотрудников с большими остатками и постепенно снижать накопления. Сотрудники должны отдыхать и не перегружаться в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Неправильно применять районные коэффициенты и северные надбавки
Одной из гарантий для работников, трудящихся в местностях с неблагоприятными климатическими условиями, является повышенный размер оплаты труда. Эта гарантия достигается за счет установления таким работникам районных коэффициентов и северных надбавок к заработной плате.
Районные коэффициенты и процентные надбавки часто воспринимаются как тема только для Крайнего Севера. Но это не так. Выплаты могут применяться и в других местностях с особыми климатическими условиями, а конкретный размер зависит от региона, территории, отрасли и иногда даже возраста работника.
По статье 316 ТК РФ районный коэффициент применяется для расчета заработной платы работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Статья 317 ТК РФ регулирует процентную надбавку за стаж работы в таких районах и местностях.
Особенно часто ошибки возникают с дистанционными сотрудниками и положенными им выплатами. Компания находится, например, в Москве, а работник фактически трудится из региона, где действует районный коэффициент или северная надбавка. Работодатель ориентируется на свое местонахождение и не учитывает регион работы сотрудника.
Так, например, распоряжением Совмина РСФСР от 20 февраля 1965 года № 424-р для отдельных категорий работников установлен районный коэффициент в Республике Дагестан. А постановлением Правительства РФ от 29 мая 1993 года № 512 «О районном коэффициенте к заработной плате на территории Республики Горный Алтай» на территории всей Республики Горный Алтай установлен районный коэффициент в размере 1,4.
Другая частая ошибка — включить коэффициент или надбавку внутрь оклада. Так делать нельзя: эти выплаты начисляются на заработную плату. Статьи 316 и 317 Трудового кодекса РФ прямо устанавливают, что указанные выплаты начисляются на заработную плату работника. А в состав заработной платы помимо оклада/ЧТС включаются также и компенсационные и стимулирующие выплаты, полагающиеся работнику. Кроме того, Конституционный суд указывал, что районные коэффициенты и процентные надбавки не могут включаться в состав МРОТ: сначала зарплата должна быть доведена до минимального размера, а уже сверху применяются соответствующие выплаты.
При найме сотрудника из другого региона нужно проверять не только адрес регистрации, а фактическое место выполнения работы. Особенно если речь о дистанционном формате. И лучше не полагаться на случайные таблицы из интернета: размеры коэффициентов и надбавок часто установлены старыми нормативными актами, которые продолжают действовать, но требуют внимательной проверки.
Не провести СОУТ или неправильно указать условия труда в договоре
Согласно статье 214 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечивать безопасные условия и охрану труда, а проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) является одним из инструментов выполнения этой обязанности.
Сама СОУТ регулируется Федеральным законом № 426-ФЗ.
Закон определяет ее как комплекс мероприятий по выявлению вредных или опасных факторов производственной среды и оценке их воздействия на работника.
Ошибка работодателя может быть двойной. Первая — СОУТ вообще не проводится. Вторая — СОУТ проведена, но условия труда в трудовом договоре указаны неправильно. Например, работодатель пишет «нормальные условия труда», «комфортные условия» или «безопасные условия». С точки зрения закона это некорректно. В договоре должен быть указан класс или подкласс условий труда в соответствии с результатами СОУТ: оптимальные, допустимые, вредные или опасные.
Есть исключения. Например, СОУТ не проводится в отношении дистанционных работников и надомников. Но для обычных рабочих мест процедура обязательна. За нарушения в сфере СОУТ предусмотрена ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ.
Если СОУТ не проводилась, ее нужно запланировать. Если проводилась давно — проверить актуальность результатов. А если результаты есть, сверить формулировки в трудовых договорах.
Издавать избыточные кадровые документы
Кадровый документооборот во многих компаниях живет по принципу «так делали всегда». Работодатель оформляет приказы, карточки, заявления и внутренние формы не потому, что они нужны по закону, а потому, что когда-то такой порядок был принят.
Можно смело отказаться от оформления приказа о приеме на работу, приказа о переводе, приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — все эти документы не требуются по закону. Они относятся к избыточным документам и не всегда делают систему безопаснее. Иногда наоборот, чем больше документов, тем выше риск ошибок, расхождений и устаревших формулировок.
Например, после изменений в трудовом законодательстве приказ о приеме на работу больше не является обязательным документом. Трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Аналогично можно пересмотреть необходимость личной карточки по форме Т-2 и ряда внутренних приказов, если они не требуются законом и не нужны для конкретных процессов компании.
Это не значит, что нужно одномоментно отменить все привычные документы. Что нужно сделать: провести аудит кадрового документооборота и принимать решение только после его пересмотра. Посмотреть, какие документы обязательны, какие нужны для управления процессами, а какие существуют только по инерции.
Ошибки при проверке кандидата
Помимо трудовых ошибок уже после найма, важна проверка кандидата до оформления. Здесь работодатели часто впадают в одну из двух крайностей. Одни не проверяют вообще ничего и узнают о рисках слишком поздно. Другие собирают чрезмерный объем информации и создают уже риски по персональным данным и дискриминации.
Нужно проверять только то, что связано с будущей работой и деловыми качествами кандидата.
Например, если кандидат идет на должность, связанную с финансами, материальной ответственностью или управлением деньгами, разумно проверить наличие исполнительных производств через официальный банк данных ФССП.
Ошибочно считать, что наличие долгов мотивирует сотрудника работать усерднее для их погашения — это не всегда так. Наоборот, у человека с долгами может возникнуть желание быстро найти дополнительные источники дохода, что зачастую противоречит корпоративной культуре и может привести к нарушению закона.
Если должность связана с управлением финансами или ответственностью за активы, можно проверить сведения о банкротстве в ЕФРСБ — Едином федеральном реестре сведений о банкротстве.
Также имеет смысл собирать обратную связь с прошлых мест работы, но делать это аккуратно: лучше с согласия кандидата и через понятный процесс. Проверка поможет вам:
- Подтвердить профессиональные навыки и опыт — убедиться, что заявленные компетенции соответствуют реальности и опыту работы.
- Оценить степень соответствия корпоративной культуре — понять, насколько кандидат впишется в коллектив и разделяет ценности вашей компании.
- Определить уровень ответственности и надежности — выяснить, насколько сотрудник был ответственен в своих обязанностях и можно ли на него положиться.
Такая проверка способствует принятию более обоснованного решения о найме и снижает риски при подборе нового сотрудника.
Еще один важный пункт — конфликт интересов. Конфликт интересов при трудоустройстве — это ситуация, когда личные интересы кандидата могут противоречить интересам компании или влиять на его объективность и честность в выполнении служебных обязанностей. Такой конфликт может негативно сказаться на репутации организации, привести к нарушению этических стандартов или даже к юридическим последствиям.
Например:
- личные связи и родственники — найм близких родственников или знакомых, что может привести к необъективному отношению или возникновению фаворитизма;
- деятельность вне работы — участие в бизнесе конкурентов, ведение собственного бизнеса, который может конфликтовать с интересами работодателя;
- финансовые интересы — наличие долей или инвестиций в компании-конкуренты или связанные организации;
- использование служебной информации — неправомерное применение данных, полученных в ходе выполнения служебных обязанностей, для личной выгоды или в интересах третьих лиц.
Сам по себе конфликт интересов не всегда означает отказ в найме, но его нужно выявить и оценить до того, как человек получит доступ к внутренней информации. По статье 64 ТК РФ, необоснованный отказ в заключении трудового договора запрещен. Отказ должен быть связан с деловыми качествами кандидата, а не с личными обстоятельствами, которые не относятся к работе.
Не использовать официальные открытые источники информации. Различные государственные ведомства ведут и публикуют в открытом доступе информацию о лицах, совершивших правонарушения, находящихся в розыске, а также о других юридических и административных нарушениях.
Примеры:
- МВД розыск.
- Федеральная служба исполнения наказания.
- Реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия за совершение коррупционного правонарушения.
- Перечень террористов и экстремистов.
- Реестр иностранных агентов.
- Картотека дел Высшего арбитражного суда.
Нахождение кандидата в одном из этих списков является весомой причиной для принятия отрицательного решения о трудоустройстве.
Проверка кандидата должна быть частью понятной процедуры найма. Работодатель заранее определяет, какие источники использует, для каких должностей, с какой целью и как хранит результаты проверки.
