Скопировать ссылку
Стоматология «Зубастик» из Краснодара работает с 2015 года, включает 5 кабинетов и оказывает услуги по терапии, хирургии, ортопедии и ортодонтии. До автоматизации большая часть процессов велась вручную: от кассы до расчета зарплаты врачей.
Финансовый учет существовал только на бумаге
В клинике долгое время использовалась CRM только как база пациентов, а все финансовые процессы жили отдельно в Excel, Word и на бумажных носителях.
С какими проблемами столкнулась клиника:
- кассовые операции фиксировались вручную;
- безналичные платежи и эквайринг не сверялись автоматически;
- акты выполненных работ администраторы собирали в Word по шаблонам;
- авансы и задолженности пациентов вели вручную;
- складской учет расходных материалов существовал в Excel;
- зарплату врачам директор считал вручную по журналам приемов;
- отчеты по прибыли и движению денежных средств фактически отсутствовали.
Из-за отсутствия прозрачного учета клиника регулярно сталкивалась с ошибками и финансовыми потерями.
Например:
- за IV квартал 2025 года из-за двойных закупок расходных материалов потеряли около 323 000 рублей;
- еще примерно 516 000 рублей списали из-за недостач и расхождений на складе;
- двум врачам недоначислили около 57 000 рублей зарплаты из-за ошибок в ручных расчетах.
«Собственник видел остатки денег на счетах, но не понимал реальную прибыль клиники. Это приводило к кассовым разрывам и постоянным спорам внутри команды», — рассказывает Анна Васенева.
Что изменилось после автоматизации
Инвентаризация сократилась с целого дня до двух часов
Раньше инвентаризацию проводили два сотрудника почти полный рабочий день. После внедрения штрихкодирования и автоматизированного складского учета процесс занимает около двух часов и выполняется одним человеком.
Клиника получила:
- прозрачные остатки;
- контроль списаний;
- снижение ошибок;
- сокращение закупок примерно на 20%.
Кроме того, появилась возможность анализировать расход материалов по специализациям.
Например, именно после автоматизации выяснилось, что услуга отбеливания стоимостью 40 000 рублей приносит минимальную прибыль: только расходный материал обходился клинике почти в 37 000 рублей.
Зарплата врачей перестала быть причиной конфликтов
До автоматизации директор вручную считал проценты по каждому врачу, проверял услуги и вычитал стоимость материалов.
Теперь зарплата начисляется автоматически:
- врачи получают фиксированную стоимость за каждую услугу;
- администраторы и младший персонал работают по сменным ставкам;
- сотрудники на окладе автоматически попадают в общую ведомость.
Расчет зарплаты, который раньше занимал до двух рабочих дней, теперь формируется за секунды.
«Любой врач может посмотреть начисления за нужный период, а руководитель — быстро проверить корректность расчетов. Это полностью убрало споры и недоверие внутри команды», — отмечает эксперт.
Дебиторка впервые стала прозрачной
После переноса данных в систему клиника обнаружила:
- задолженность контрагентов на сумму около 853 000 рублей;
- долги пациентов еще примерно на 258 000 рублей.
Теперь контроль дебиторской задолженности ведется регулярно:
- пациентов проверяют еженедельно;
- контрагентов — по итогам месяца.
Это позволило снизить заморозку оборотных средств и лучше управлять денежным потоком.
Собственник начал видеть бизнес в реальном времени
Одним из ключевых изменений стал доступ к управленческой отчетности и мобильному дашборду.
Почему автоматизация стала вопросом не удобства, а прибыли
По словам Анны Васеневой, главная ценность автоматизации не только в ускорении процессов. Когда в клинике появляется прозрачный финансовый учет, собственник начинает видеть:
- какие услуги действительно прибыльны;
- где теряются деньги;
- какие материалы закупаются неэффективно;
- сколько клиника зарабатывает на самом деле.
Именно это позволяет бизнесу не просто работать, а расти и принимать решения на основе цифр, а не интуиции.
«Когда у собственника появляются точные цифры по прибыли, расходам и эффективности работы клиники, то он начинает управлять бизнесом, а не тушить пожары», — резюмирует Анна Васенева.
Почему клиникам не стоит откладывать автоматизацию
Многие руководители стоматологий до сих пор боятся перехода на автоматизированные системы: кажется, что внедрение займет месяцы, сотрудники будут сопротивляться, а данные потеряются. Но на практике основные сложности возникают как раз тогда, когда клиника продолжает работать в Excel и нескольких несвязанных программах одновременно.
Современные решения вроде 1С:Медицина. Стоматологическая клиника позволяют постепенно выстроить прозрачную систему управления клиникой без резкого сломать все и начать заново. В одной системе можно объединить расписание, кассу, склад, взаиморасчеты с пациентами и поставщиками, расчет зарплаты, управленческую отчетность и аналитику для собственника.
Кроме того, автоматизация помогает снизить зависимость бизнеса от человеческого фактора: система сама контролирует остатки, фиксирует движения денежных средств, рассчитывает начисления сотрудникам и показывает реальные финансовые показатели клиники в режиме реального времени.
