9 советов по контролю исполнения решений совещаний

Роль контроля исполнения решений совещаний нельзя переоценить, это своего рода кульминация всех предшествующих процессов. Именно здесь находят подтверждение или отвергаются подходы, выработанные совещанием, проверяются люди и идеи, рассматривается ход исполнения, оцениваются способности сотрудников, осуществляется анализ результатов совещательной деятельности.

Без четкого исполнения этапа контроля решений совещания, пропадает смысл этих управленческих мероприятий. Совещания без контроля медленно, но верно, превращаются в пустую говорильню, а затем и в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляют от иллюзий в оценке происходящего и возвращают всех к реальностям предприятия.

Ценность действенного контроля можно прямо определить тем, сколько «стоят» рассматриваемые вопросы. Бывают разные совещания и вес вопросов различен. Например, если поручение совещания на подготовку контракта в несколько миллионов рублей не выполнено или запоздало по срокам – то вот вам и «цена» вопроса.

Контроль позволяет достоверно и объективно судить о способностях сотрудников разрешать вопросы и исполнять поручения, что полезно с точки зрения расстановки кадров. И не только оценить, но и развивать навыки сотрудников в процессе совместной управленческой деятельности, обмениваться опытом и совершенствовать менеджмент компании.

В результате контроля решений прошедшего совещания формируется повестка дня будущего мероприятия. Вы увидите, как некоторые незакрытые вопросы и поручения от нерадивых исполнителей начинают кочевать от совещания к совещанию и ответственные за них, как правило, будут находить весомые доказательства, почему необходимо продлить срок исполнения. Для исключения такого положения руководитель и сам должен найти достаточно убедительные аргументы, в т.ч., меры воздействия административного характера.

При контроле исполнения выясняется, что решение одних вопросов ведет к появлению новых вопросов, не возникавших ранее и включения последних в повестку дня. Следовательно, эффективный контроль позволяет постоянно актуализировать тематику и приспосабливать совещания к реальным потребностям управления предприятием.

Наконец, всем надо помнить, что контроль исполнения – это та самая обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Если эта связь отсутствует или работает с перебоями и искажениями на совещаниях, то, скорее всего, такое качество обратной связи характерно и для других контуров управления на предприятии (например, в планировании, управлении финансами, кадрами и т.д.). И менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.

В идеале, контроль полезен всем - исполнителю, секретарю, руководителю и сотрудникам, причастным к рассматриваемым вопросам. Формальный контроль (по срокам и форме представления результатов), обычно осуществляет секретарь совещания. Содержательный контроль решений должны обеспечивать исполнители – участники совещания. Руководитель же заинтересован в эффективном формальном и содержательном контроле.

Исполнителями функция контроля вполне может рассматриваться как инструмент, способствующий реализации поручений. Понимание, что ход и результат его работы над вопросами и поручениями поставлен под контроль, будет действенным стимулом к эффективной работе на протяжении всего периода исполнения решений.

Обычно с контролем связывают наказания, порицания и другие меры принуждения для тех, кто не исполняет, как надо, поручения. Руководителю следует знать и о других возможностях контроля – во время напомнить, подсказать или оказать помощь сотрудникам в процессе исполнения поручений.

Понятно, что если все за все отвечают, толку не будет. Четкое назначение ответственных и обязательная проверка результатов уже представляют собой определенную гарантию исполнения. Поэтому спрашивать с ответственных лиц за исполнение должен руководитель совещания, опираясь на контрольную информацию от секретаря.

При использовании автоматизированной системы «АМ-УСП», компьютерная контрольная информация о ходе и состоянии исполнения находится в оперативном распоряжении участников совещания, что будет способствовать своевременному и полному разрешению вопросов совещаний.

1. Помнить, что контроль представляет собой не точечную операцию, а непрерывный процесс, начинающийся с момента утверждения протокола совещания, включающий контроль хода исполнения и заканчивающийся анализом и «приемкой» результатов на следующем заседании.

2. Полностью задействовать секретаря для контроля исполнения, для сбора сведений о фактическом ходе работ над вопросами и поручениями, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей.

3. При формировании повестки дня очередного совещания в первую очередь, проконтролировать исполнение и запланировать вопросы и поручения, оставшиеся от прошедшего мероприятия.

4. Жестко реагировать на низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, вплоть до наказания, на совещаниях специалисты собираются готовить решения, а не слушать объяснения нерадивых сотрудников о причинах неисполнения.

5. Избегать прямой личной и особенно недокументированной критики за просроченные и невыполненные поручения, использовать для этого протокол – бумагу, через посредство которой можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника, пусть бумага (а не вы) вопиет об этом.

6. Путем непрерывного контроля исключить случаи как бы «внезапного», неожиданного обнаружения неисполненных поручений, тем более, если это происходит непосредственно на совещании, обычно вместе с сопутствующими вопросами, типа «кто виноват» и «что делать».

7. Внимательно разбираться в случаях неисполнения, особенно когда в ответственных за поручение записана группа исполнителей, наибольший спрос здесь с ответственного исполнителя (первый в списке), но надо находить и других причастных в цепочке, при этом, не затронув невиновных.

8. Не переусердствовать в контроле, контроль поручений должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит вашу управленческую машину совещаний.

9. Широко использовать средства автоматизации, для контроля исполнения поручений совещаний, для оценки исполнительской дисциплины, а также для поиска прецедентов и анализа хода решения вопросов на совещаниях.