Скопировать ссылку
Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.
Почему выделяется этап завершения совещания?
Этот этап выделен ввиду его важности для подведения итогов, уяснения всеми принятых решений, согласования и утверждения протокола совещания, по нескольким причинам.
Во – первых, после исчерпания повестки дня, даже если по ходу не возникало непонимания и противоречий, лучше будет еще раз просканировать все вопросы, решения и поручения, чтобы не забыть каких — либо моментов, остановиться для уточнения и окончательного согласования формулировок, уже зафиксированных в проекте протокола совещания.
Во – вторых, мы считаем обязательным формирование, согласование, утверждение и рассылку протокола в рамках текущего совещания, что потребует определенных действий и времени, как раз на этапе завершения.
В – третьих, как говорит пословица, «конец – делу венец». Завершение совещания подводит итог обычно сложной, интеллектуально и эмоционально напряженной, важной и «дорогой» с точки зрения трудозатрат участников совещания, работы по управлению предприятием. Этому не жалко уделить, в сущности, небольшое время.
А если решения принимаются по ходу совещания, этап завершения не нужен?
Практика показывает, что по объективным причинам 100% правильных решений, которые бы в дальнейшем, в неизменном виде, включались в протокол, сразу добиться трудно. Итоговое решение в протоколе может быть не эквивалентным сумме отдельных решений по частным вопросам повестки дня, и определенная корректировка бывает и необходимой и полезной.
Кроме того, руководителю надо преодолевать периодически возникающую иллюзию полного взаимопонимания между участниками, пусть даже ярко показанного в процессе совещания. Для этого и нужен этап завершения, на котором в ускоренном режиме, прокручивается вся рассмотренная повестка дня, обнаруживаются и снимаются скрытые противоречия.
Напомню, что в предлагаемой нами технологии, решения вырабатываются в ходе совещания, а принимаются в результате утверждения протокола. Документ «повестка дня» на этапе подготовки совещания преобразуется в проект протокола по ходу его проведения, а после согласования и утверждения на этапе завершения — становится протоколом совещания, официальным документом для рассылки участникам. На основе этого протокола, создается повестка дня следующего совещания.
О преимуществах выпуска протокола в рамках времени совещания
Протокол — это документ, без которого служебное совещание превращается в вольную встречу, в беседу с необязательными для исполнения пожеланиями. Последствия подобных встреч для управления предприятием, если они носят систематический характер, довольно скоро станут негативными, уж лучше бы и не проводилось вовсе таких совещаний. Тоже можно сказать и о плохо составленном протоколе.
Одним из трудно преодолимых пороков традиционных совещаний является большой временной разрыв между завершением совещания и рассылкой протокола. Чем больше времени прошло после совещания, тем менее достоверным, актуальным и необходимым в работе будет протокол, тем с большими трудностями и в более сжатые сроки придется исполнять решения совещания.
Причина желания выпустить протокол прямо на совещании простая – удержать в голове принятые решения с присущими им различными формулировками условий исполнения и результатов, с учетом толкований и пожеланий, высказанных на совещании весьма затруднительно, а на практике – невозможно. Следовательно, неизбежно снижение эффективности совещания, разнобой в работе исполнителей, а новое заседание рискует превратиться в сплошное выяснение, кто, когда и что сказал и как понял.
На многих предприятиях подготовка протокола превращается в отдельную мучительно – нудную процедуру, поглощающую массу времени у руководителя и превращающая секретаря в ненавидимую всеми фигуру. Это и не удивительно, поскольку исходным материалом для протокола часто служат какие-то записочки на листочках, сделанные секретарем, заинтересованными участниками, а иногда и руководителем. Из таких первоисточников (плюс наша добрая память) много чего можно запротоколировать! Если добавить еще необходимость согласования протокола с давно разбежавшимися участниками совещания – дело примет скверный оборот…
Некоторые считают составление протокола совещания обыкновенной технической работой, с которой должен справляться секретарь. Т.е., надеются, что есть (или должен у них быть) такой человек, который все правильно услышит, поймет, учтет, запишет и оформит, а начальнику останется только утвердить протокол. В части формальной записи предлагаемых формулировок это, возможно, так, очень хороший секретарь действительно сможет подготовить проект протокола, и совещание внешне будет выглядеть эффективным.
Но чтобы оно было еще и результативным, то все решения руководитель должен пропустить через себя и лично задать — принять – изменить – отклонить формулировки протокола. Для этого нужно время, по ходу совещания его для руководителя всегда будет недоставать, следовательно, необходим этап завершения, на котором руководитель в контакте с исполнителями уверенно подведет итог.
Протокол должен быть результатом, подготовленным вследствие накопления позитивного эффекта от правильно выполненных этапов организации, подготовки и проведения совещаний. Тогда и выпуск протокола на этапе завершения не вызовет серьезных затруднений и не займет много времени, обычно не более 10 % от длительности совещания.
Значительно облегчает выпуск протокола система автоматизации совещаний, в которой ведется единый планово – отчетный документ, сочетающий повестку дня и служащую также для создания протокола совещания. По мере рассмотрения повестки дня, система будет заполняться актуальной информацией по темам, вопросам и поручениям. Все участники могут оперативно просматривать создающийся у них на глазах протокол совещания и, не теряя времени, уточнять и согласовывать его.
Поэтому мы считаем обязательным формирование, согласование, утверждение и рассылку (раздачу) протокола в рамках времени текущего совещания. Это вполне возможно и должно быть сделано в течение этапа завершения совещания.
Рекомендации по завершению совещания
Попробуем высказать краткие рекомендации руководителю по действиям на этапе завершения совещаний, буквально в телеграфном стиле:
1. Не расслабляться до момента утверждения протокола, не оставлять подготовку протокола только на секретаря, участвовать в этом самому
2. Для согласования раздать участникам (разослать, вывести на общий экран) проект протокола совещания
3. Не считать окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, использовать этап завершения для уточнения формулировок
4. Процедура согласования должна быть приемлемой практически, без выкручивания рук, не обязательно подписи участников собирать (в зависимости от ситуации), достаточно, чтобы не возражали. А кто не согласен – есть возможность записать особое мнение
5. Не распускать участников до тех пор, пока они не согласуют протокол (в конце длительного совещания они будут делать это с легко объяснимым энтузиазмом)
6. Помнить, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения вами протокола, после чего раздать (разослать, вывести на общий экран) утвержденный протокол
7. Оценить совещание с точки зрения эффективности и результативности, выслушать, высказать и учесть пожелания и рекомендации по совершенствованию совещательного процесса
8. Закрывая совещание, сделать краткий обзор проделанной работы, напомнить основные темы следующего совещания, уточнить, когда и где оно будет проходить, поблагодарить участников и попрощаться с ними.
