Что делать, если подотчетный работник не отчитался по полученным суммам

Все случаи, когда организацию или должностное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Однако непредставление авансового отчета там не указано. То есть получается, что нарушение есть, а ответственность за него не установлена. Поэтому штрафных санкций со стороны налоговой инспекции или банка организации при таком нарушении опасаться не стоит.

Контроль за расходованием денежной наличности и добросовестностью сотрудников — это внутренняя задача организации и ее руководства. Поэтому, если сотрудник не приобрел те ценности, на которые ему были выданы деньги, но в то же время их и не возвращает, организация может удерживать долг из заработка (с учетом ограничений суммы удержаний, установленных статьей 137 ТК РФ), а при отказе сотрудника на такое удержание — обратиться в суд (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Однако часто невозвращенные подотчетные суммы числятся не за рядовым сотрудником, а за директором, который как раз и должен следить за соблюдением кассовой дисциплины на фирме. Тогда бухгалтер оказывается в сложной ситуации: как быть с авансом, по которому не отчитался директор?

Прежде всего, выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет, поскольку подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.

Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно, неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.

По той же причине на невозвращенные суммы денежных средств не нужно начислять и страховые взносы. Ведь объектом обложения страховыми взносами являются начисленные в пользу физических лиц выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). А при невозврате подотчетных сумм за работником, как мы уже сказали, числится задолженность. То есть никаких начислений в его пользу организация не производит.

Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника — налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России (письмо от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.

Таким образом, с сотрудником, тем более с директором, лучше договориться о том, чтобы он отчитался по подотчетным суммам, пусть и с опозданием. В противном случае у фирмы увеличатся налоговые обязательства, в чем директор уж точно не заинтересован. Также хотим обратить ваше внимание, что если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (удержание из заработка, обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться (ст. 196 ГК РФ).