Документальное оформление выдачи подарков и налоговых последствий

Данная публикация будет посвящена вопросам документального оформления выдачи подарков и налоговых последствий.

Предприятие приобрело подарки работникам (значки из золота) к праздничной дате (к Новому году) за успехи в работе. Стоимость значков составила 98 000, 00 руб. с учетом НДС в количестве 20 штук. Начисляются ли взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на стоимость подарков, превышающих 4 000,00 руб.? Как правильно документально оформить выдачу подарков работникам? Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выдачу подарков работникам?

Ответ. Вопрос начисления взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на стоимость подарков работникам в настоящее время является спорным.

Согласно ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 г. № 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" расчетной базой для начисления страховых взносов являются выплаты, начисленные в виде заработной платы, либо иные источники, определяемые в соответствии с законодательством РФ. В соответствии с п. 3 Правил начисления учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.00 г. № 184) страховыми взносами облагается начисленная по всем основаниям оплата труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, временных, выполняющих работу по совместительству), а в соответствующих случаях - сумма вознаграждения по гражданско-правовому договору. В п. 4 этих же Правил указано, что страховые взносы не начисляются на выплаты, которые установлены Перечнем, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 г. № 765 (далее – Перечень). Подарки работникам в данном перечне не поименованы.

Официальная позиция Минфина России (см. Письмо Минфина РФ от 26.05.2004 г. № 04-04-04/59) заключается в том, что страховые взносы в ФСС РФ начисляются только на оплату труда. Исходя из этого, если стоимость подарков не относится к расходам на оплату труда, на такие выплаты взносы на социальное страхование не начисляются. Есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.06.2008 г. по делу № А43-24096/2007-45-909, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.06.2008 г. по делу № А29-7456/2007, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2007 г. № Ф04-5158/2007(36815-А27-42) по делу № А27-2014/2007-5, Постановление ФАС Поволжского округа от 22.04.2008 г. по делу № А65-26017/07 и др.)

Официальная позиция ФСС РФ (см. Письма ФСС РФ от 18.10.07 г. № 02-13/07-10008, от 10.10.2007 г. № 02-13/07-9665) заключается в том, что на стоимость подарков работникам страховые взносы начисляются, поскольку данные выплаты являются доходом сотрудника и не поименованы в Перечне как необлагаемые. Есть судебные решения, подтверждающие такой подход (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.09.2007 г. № Ф08-5294/2007-2020А по делу № А32-29037/2006-26/410, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.06.2005 г. № А78-7502/04-С2-28/599-Ф02-1953/05-С2).

Учитывая вышеизложенное, при отсутствии начисления страховых взносов на стоимость подарков у организации могут возникнуть налоговые риски в случае проведения проверки органами ФСС.

Документальное оформление выдачи подарков

Все проводимые организацией хозяйственные операции в целях бухгалтерского учета должны оформляться первичными учетными документами. Документально подтвержденными расходами в налоговом учете являются любые документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, как прямо, так и косвенно подтверждающие произведенные расходы.
При выдаче подарков работникам в целях бухгалтерского и налогового учета такими документами будут служить:

1) договор дарения в письменной форме.

Согласно ст.574 ГК РФ (в редакции Федерального закона от 25.12.2008 г. № 280-ФЗ), дарение может быть совершено устно, за исключением следующих случаев:

• дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 рублей;
• договор содержит обещание дарения в будущем.

2) приказ руководителя о приобретении подарков с указанием цели их приобретения и списка сотрудников, которым они будут вручаться. Приказ может быть составлен по форме № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

3) ведомость выдачи подарков, которая должна содержать следующие реквизиты:

• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• перечень подарков, подлежащих вручению, и их стоимость;
• Ф.И.О. награждаемых сотрудников и их личные подписи, свидетельствующие о получении подарка;
• дату выдачи подарков;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (руководитель и главный бухгалтер).

Бухгалтерский учет

Приобретенные материальные ценности до их передачи работникам организация может учесть в составе материально-производственных запасов (МПЗ) (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01). МПЗ принимаются к учету по фактической себестоимости, которая в данном случае равна цене приобретения подарка без учета НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).

Фактическая себестоимость подарков может быть отражена на счете 41 «Товары» либо на счете 10 «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Сумма предъявленного НДС отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н).
При выдаче подарков производится списание их себестоимости со счета 41 «Товары» (либо счета 10 «Материалы») на основании ведомости выдачи подарков.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Для целей гл. 21 НК РФ передача подарков работникам рассматривается как безвозмездная передача (поскольку у работников не возникает встречного обязательства) и облагается НДС; налоговая база в данном случае равна цене приобретения подарков (без учета НДС) (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ).
Предъявленную поставщиком подарков сумму НДС организация может принять к вычету на основании счета-фактуры поставщика (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

ЕСН

Поскольку стоимость ценного подарка не учитывается для целей налогообложения прибыли, то организация в данном случае не начисляет ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Стоимость ценного подарка (с учетом НДС) является доходом работника и включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).
В соответствии с абз. 2 п. 28 ст. 217 НК РФ не учитывается в составе доходов стоимость подарков, полученных работником от организации, в пределах 4 000 руб. за налоговый период. При этом данная норма не содержит ограничений по основаниям получения подарков. Следовательно, налоговая база по НДФЛ у работника может быть уменьшена на 4 000 руб.

Исчисление НДФЛ производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сумма подлежащего удержанию НДФЛ в данном случае составляет 117 руб. ((4 900 руб. – 4 000 руб.) * 13%). Удержание у работника начисленной суммы НДФЛ производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых ею работнику (например, при выплате заработной платы) Отметим, что удерживаемая сумма НДФЛ не может превышать 50% суммы выплаты (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

Вместе с тем, необходимо отметить, что с 01.01.2008 г. п. 1 ст. 228 НК РФ дополнен пп. 7, согласно которому физические лица, получающие доходы в денежной и натуральной формах в порядке дарения, за исключением случаев, предусмотренных п. 18.1 ст. 217 НК РФ, обязаны самостоятельно исчислить НДФЛ с таких доходов, представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию и в установленные сроки уплатить исчисленный налог в соответствующий бюджет.

Таким образом, организация, от которой физическое лицо (как являющееся, так и не являющееся работником организации) получает доходы в денежной и натуральной формах в порядке дарения, не должна выполнять роль налогового агента в отношении доходов одариваемого физического лица в 2008 году. Налогоплательщик должен самостоятельно исчислить сумму налога, представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию и уплатить исчисленный налог в соответствующий бюджет.

Данная позиция подтверждается Письмами Минфина РФ от 27.10.2008 г. № 03-04-06-01/316, от 27.10.2008 г. № 03-04-06-01/315, от 20.10.2008 г. № 03-04-06-01/309, от 08.10.2008 г. № 03-04-06-01/295, от 07.10.2008 г. № 03-04-06-01/294, но в то же время опровергается в Письме УФНС по г. Москве от 17.04.2008 г. № 28-11/037306.

По нашему мнению, данный подход можно применять в отношении физических лиц, не являющихся сотрудниками организации, с которых затруднительно удержать налог в денежной форме. В отношении своих работников, во избежание возможных разногласий с налоговыми органами, предлагаем все же удерживать и перечислять в бюджет указанные суммы НДФЛ.