Прислать статью

Экспресс-аудит: оперативная оценка архива предприятия

Поделиться
0
Сегодня во многих компаниях малого и среднего бизнеса отсутствует внятная политика хранения документов. Во многом по этой причине в большинстве случаев виновниками утечки внутрифирменной информации являются сами работники, причем зачастую неумышленно. Чтобы снизить риски потери данных, необходимо провести экспресс-аудит архива предприятия.

Нонсенс, что в XXI в., веке высоких технологий, вместо того чтобы развивать новые направления бизнеса или осуществлять меры по его укреплению, собственники и топ-менеджеры компаний вынуждены уделять большое внимание вопросам безопасности и защиты предприятий от вторжения извне. Все эти мероприятия приводят к увеличению затрат на содержание служб безопасности, внедрению различных продвинутых систем защиты.

При этом замки на дверях и заборы вокруг офисов становятся еще более массивными и устрашающими. Но, к удивлению, принятые меры в большинстве случаев бывают напрасными и неэффективными. Так, офисы и склады выгорают, новые разработки и перспективные планы становятся известны конкурентам, собственников вынуждают к продаже, а вернее, к «дарению» бизнеса. И кажется, что ничего с этим поделать нельзя, ведь известно, что бизнес – это агрессивная и конкурентная среда.

Конфиденциальная информация

Как это может вам показаться на первый взгляд не очевидным, но в большинстве случаев основной причиной всех неудач и крахов в империй бизнесе являются простые документы, как их еще называют «бумажки», которые банально оказались не в том месте и не в то время или не были своевременно предъявлены здесь и сейчас. Это связано с тем, что в компаниях отсутствует элементарная политика формирования, хранения и использования документов.

Зачастую документы хранятся бессистемно, доступ к ним имеют все подряд, а учет их использования и перемещения сотрудниками не ведется. Помимо этого, документы зачастую даже не подразделяются на «общедоступные» и «конфиденциальные», что и приводит к плачевным последствиям.

…в большинстве случаев основной причиной всех неудач и крахов в бизнесе являются простые документы, которые банально оказались не в том месте и не в то время или не были своевременно предъявлены здесь и сейчас…

Для начала стоит смириться и принять как факт то, что в 80% случаев виновниками утечки конфиденциальной информации являются сами работники компаний. При этом зачастую даже неумышленно, банально выбросив старый документ с подписями и печатями в мусорное ведро.

Оценить и предотвратить возможные риски, а также разработать комплексный подход к проблеме хранения и использования документов вашей организации поможет экспресс-аудит архива. В большинстве случаев его возможно провести собственными силами за достаточно ограниченный временной период и в процессе его исполнения необходимо изучить направления, которые мы рассмотрим ниже.

Оценка реального объема документов

Для начала рекомендуем вам оценить и просчитать общий объем, места хранения и годовые периоды документов, хранящихся в вашей организации. После необходимо разделить их на следующие группы:

  • документы с временными сроками хранения. В основном это вся бухгалтерская, финансовая и иная документация, отражающая факт хозяйственной деятельности вашей компании. Установленный срок хранения данных документов составляет в большинстве случаев не более 5 лет;
  • документы по личному составу с длительными сроками хранения со сроком хранения 75 лет. Это документы по заработной плате сотрудников, трудовые договоры, приказы, личные дела и личные карточки Т-2 на уволенных работников;
  • документы по основной деятельности организации, которые необходимо хранить до момента ликвидации юридического лица, а иногда и постоянно. Это учредительные и уставные документы, протоколы собраний, годовые бухгалтерские балансы и отчеты, штатные расписания.

Полученная информация позволит вам в дальнейшем:

  • выделить документы с истекшими сроками хранения в соответствии с требованиями архивного законодательства и осуществить их уничтожение по результатам составления акта установленного образца. Данное мероприятие позволит на законном основании уменьшить объем хранящихся документов и сократить риски обращения к ним. По состоянию на 1 января 2012 г. возможно уничтожить бухгалтерские и иные документы, отражающие факт хозяйственной деятельности по 2006 г. включительно;
  • выделить объем документов, редко используемых сотрудниками вашей компании. Оптимизировать затраты на их дальнейшее хранение посредством аренды более дешевых площадей или передачи их на внеофисное хранение;
  • определить объем документов по личному составу, представляющих социальную значимость для работников компании, сохранность которых необходимо обеспечить и исключить доступ извне. Это осуществляется в соответствии с требованиями закона о персональных данных, устава организации, трудового и архивного законодательств;
  • определить объем и место хранения документов, отображающих вопросы основной деятельности организации, подтверждающих право собственности на имущество и на бизнес в целом, а также отражающих вопросы развития компании в будущем;
  • осуществить классификацию документов по степени важности и конфиденциальности вне зависимости от их сроков хранения. Это позволит в дальнейшем разработать комплекс мер по обеспечению их сохранности, а также определить оптимальное и безопасное место их дальнейшего хранения. Например, офис, банковская ячейка, тайное место, квартира собственника, внеофисное хранение у специализированной архивной компании.

…по состоянию на 1 января 2012 г. возможно уничтожить бухгалтерские и иные документы, отражающие факт хозяйственной деятельности по 2006 г. включительно…

Оценка архивного помещения

Думаю, никто не будет спорить с тем, что любое помещение, где хранятся документы, является зоной риска с точки зрения пожарной безопасности. В связи с этим к ним предъявляются особые требования по оснащению системами оповещения и пожаротушения. Также определены четкие требования к порядку размещения стеллажей или шкафов под хранение документов.

…любое помещение, где хранятся документы, является зоной риска с точки зрения пожарной безопасности…

Тема пожарной безопасности архивов, как и офисных площадей, стала особенно актуальна с момента ужесточения в июне 2011 г. ответственности юридических и физических лиц за выявленные в результате проверок нарушения. Самым серьезным для любого бизнеса наказанием, помимо штрафа, является временная приостановка деятельности предприятия по решению суда на срок до 90 дней для устранения выявленных нарушений. И таких решений, как показывает судебная практика, предостаточно.

Принимая во внимание все вышесказанное, рекомендую заблаговременно провести анализ соответствия архива требованиям пожарной безопасности и оперативно устранить все выявленные нарушения. Причем в большинстве случаев на это не требуется больших затрат.

Помимо этого, проводя анализ архивных площадей, можете просчитать их вместимость и спланировать период полного наполнения в соответствии с объемами документов. Хочу отметить, что при использовании мобильных стеллажей емкость площадей, выделенных под хранение, реально увеличить в ряде случаев более чем в два раза по сравнению с использованием стационарных. При этом площадь арендуемых помещений не изменится.

Доступ в архив

К сожалению, в большинстве случаев архив организации представляет собой банальный склад с бумагами и папками, в который кто-то что-то приносит, куда-то складывает и в любой момент забирает. При этом, когда необходимо срочно найти документ, он просто пропадает, как, впрочем, и сотрудник, который за него отвечал и со знанием дела складировал в архиве. Данный бессистемный подход приводит к большому количеству негативных последствий.

В рамках анализа необходимо выяснить, кто и когда имеет доступ в архивную комнату, где и кем фиксируется факт размещения и (или) изъятия папок из архива. Полученная информация позволит определить интенсивность работы с документами и в дальнейшем определить одно ответственное лицо, которое будет отвечать за выдачу и приемку бумаг в архив и организовывать фиксацию данного факта в журналах регистрации или автоматизированных системах учета размещения документов в архиве (например ИПС «Архив»). Помимо этого, будет решена задача несанкционированного перемещения бумаг и их бессистемного размещения в архиве, что в несколько раз увеличит эффективность поиска и работы с ними.

Ответственность и штрафы

Руководители большинства организаций не осознают, что несоблюдение элементарных правил хранения документов может повлечь за собой ощутимые финансовые потери. Причем их размер увеличивается по мере повышения важности документа (например документы, обеспечивающие право собственности).

Законодательство устанавливает административные штрафы в размере от 100 до 300 рублей для граждан; от 300 до 500 рублей – для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ) в случаях, когда компания нарушила правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Для оценки суммы штрафа необходимо перемножить эти цифры на количество утерянных документов.

Административная ответственность также наступает в случае неисполнения предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, ООО, унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Кроме того, ответственность наступает за нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ). Штрафы здесь – от 2500 до 5000 рублей для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 рублей – для юридических лиц.

В некоторых случаях против виновника может быть возбуждено уголовное дело. Так, в ст. 140 УК РФ устанавливается, что неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов либо предоставление неполной или заведомо ложной информации влечет следующие санкции:

  • штраф в размере до 200 000 рублей;
  • штраф в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
  • лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет.
  • документы с временными сроками хранения. В основном это вся бухгалтерская, финансовая и иная документация, отражающая факт хозяйственной деятельности вашей компании. Установленный срок хранения данных документов составляет в большинстве случаев не более 5 лет;

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Бесплатная регистрация ИП/ООО: без уплаты госпошлины и визита в налоговую!
Оставить заявку на регистрацию бизнеса
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.